Виды контроля
Различают следующие виды контроля:
1) Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение- это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать, как задумано. В социальных службах предварительный контроль используется в двух ключевых областях - по отношению к человеческим и по отношению к финансовым ресурсам.
Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей.
Финансовые ресурсы. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет, в том смысле, что он дает ответ на вопрос: когда, сколько и каких средств (наличных или безналичных) потребуется организации. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.
2) Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.
3) Заключительный контроль. Цель такого контроля- помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем контроле - в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.
По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. [1, c. 75-76]
По периодичности проведения контроль подразделяется на:
- предупредительный,
- текущий,
- итоговый,
- оперативный,
- систематический,
Задачей предупредительного контроля является предупреждение того или иного недостатка. Его смысл в профилактике возможных нарушений, отбор наиболее рациональных методов работы. В содержание предупредительного контроля входят: выявление готовности специалиста (педагога) к рабочему дню; определение, насколько специалист владеет коррекционно – развивающей методикой; соответствие перечня предоставленных социальных услуг заказу клиента, анализ календарных планов и др. Предупредительный контроль реализуется через такие методы контроля, как, изучение документации, наблюдение и анализ.
Текущий контроль позволяет получить общее представление о работе специалиста, о стиле работы данного специалиста, об уровне реабилитационного процесса в целом. Этот вид контроля предполагает посещение группы в течение целого дня или даже нескольких дней. Текущий контроль практически применяется с помощью множества методов контроля: наблюдение, анализ, изучение документации, мониторинг уровня реабилитации клиентов. Текущий контроль позволяет установить, насколько правильно осуществляются основные направления коррекции и развития клиента: социально – личностное, социально – бытовое, познавательно – речевое, художественно – эстетическое.
Текущий контроль, в свою очередь, включает контроль оперативный и контроль систематический. Оперативный контроль направлен на выявление состояния работы коллектива и отдельных сотрудников на определенном этапе, в какой – то момент.
Итоговый контроль дает информацию о достигнутых результатах, позволяет выявить положительные и отрицательные стороны деятельности сотрудников, определить пути его дальнейшего развития и совершенствования. Основные методы, которые используется при итоговом контроле – это анализ, анкетирование и мониторинг.
С точки зрения подхода к реализации контроль делится на:
- внутренний,
- внешний.
Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайней мере, формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель. На это имеется (по мнению психологов) несколько причин. Наиболее очевидная состоит в том, что по результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрение, наказание, продвижение по службе и т.п. Также, поскольку итоги контроля освещаются в коллективе, дополнительное усердие проявляется из побуждений честолюбия.
Главная цель внутреннего контроля (самоконтроль) заключается в том, чтобы своевременно обнаружить проблемы и найти пути их решения, а не поймать кого – то за руку и наказать. Поскольку условия для использования самоконтроля не всегда соответствуют необходимым требованиям, внутренний и внешний контроль применяется одновременно. Действует принцип учета человеческого фактора: для педантичных людей – внешний контроль, для творческих – внутренний.
Например, при внешнем контроле - просмотре открытого занятия, одновременно работает и внутренний контроль (самоконтроль) контролируемого специалиста. После проведения занятия специалист озвучивает полный самоанализ занятия – отмечает цели и задачи, достигнутые и недостигнутые, а также повлекшие это причины. Между специалистами и руководителем проходит деловой разговор и обмен мнениями об организации и проведении занятия, его полный анализ (методы практического применения внешнего контроля). В результате, по итогам такого вида контроля и самоконтроля, руководитель получает данные об уровне организации коррекционно – развивающей деятельности специалиста, а специалисты получают опыт самоанализа и самоконтроля своей деятельности.
Также специалисты отдела ежегодно проводят анализ своей работы за год по всем направлениям реабилитации и анализ своей деятельности по определенной теме по самообразованию. Это также относится, как к внешнему контролю руководителя, так и к внутреннему контролю специалиста своей деятельности. Данный вид деятельности стимулирует самоконтроль - специалист в течение всего года контролирует выполнение поставленных перед собой целей и задач по реабилитации детей своей возрастной группы, дабы знает, что в конце года он обязан отчитаться о проделанной работе в самой подробной форме.
Соотношение применения методов внешнего и внутреннего контроля зависит от степени зрелости коллектива. Так, если сознательность коллектива на низком уровне, то руководителю приходится много контролировать и управлять. Если степень сознательности коллектива при выполнении должностных обязанностей находится на высоком уровне, то в значительной степени используются методы самоконтроля.
По задачам и по принципу выбора контролируемых объектов, выделяется два вида контроля:
-тематический,
- фронтальный.
Тематический контроль проводится в течение всего года с целью углубленного изучения и получения информации о состоянии определенного элемента объекта управления (качество работы специалистов определенного профиля, качество проведения индивидуальных занятий и т.д.). По результатам тематического контроля оформляется справка, проводятся совещания.
Фронтальный контроль проводится не чаще 2 – 3 раза в год с целью одновременной всесторонней проверки объекта управления в целом (уровень научно – методической работы, уровень организации коррекционно – развивающей среды и др.). Результаты фронтального контроля рассматриваются на планерных совещаниях специалистов отдела и на совещаниях при директоре.
При осуществлении тематического и фронтального контроля используются такие методы контроля, как анкетирование, наблюдение, анализ, беседа и изучение документации. [2, c. 365-368]