2. Этапы организации процесса принятия решения.

В целях принятия эффективных решений процесс принятия решения рекомендуется осуществлять в определенной последовательности и с определенным содержанием, т.е. рационально. Специалисты выделяют разное количество действий (шагов) в этом процессе, но общий смысл существенно не отличается. взгляд, Рациональный процесс принятия решений иллюстрируют три основных этапа:

• признание необходимости решения проблемы;

• выработка решения;

• выполнение решения.

Каждый из этих этапов включает в себя несколько последовательных шагов.

Этап «признания необходимости решения проблемы»

1. Восприятие и признание проблемы

2. Выявление сущности и формулирование проблемы

3. Определение критериев и ограничений успешного решения

Этап «выработка решения»

4. Разработка альтернатив

5. Оценка альтернатив

6. Выбор альтернативы

7. Организация исполнения решения

Этап «выполнение решения»

8. Контроль исполнения решения

9. Анализ выполнения решения

Рис. 4.2. Рациональный процесс принятия решения

I. Этап признания необходимости решения проблемы. Определение проблемы наиболее трудная интеллектуальная задача. Ведь правильность формулирования вопроса (проблемы) в значительной мере предопределяет качество ответа (решения).

Этап признания необходимости решения проблемы включает последовательное выполнение следующих действий (шагов):

• восприятие и признание проблемы;

• выявление сущности и формулирование проблемы;

• определение критериев и ограничений успешного решения проблемы.

1) Восприятие и признание проблемы необходимы, так как если проблема не существует для того, кто принимает решение, то принятие решения не состоится. Установлено, что только 66% сообщений об изменениях объекта управления содержит проблемную информацию. Из всего множества проблем руководитель реагирует только на 91%, в том числе решение 6% проблем откладывается, и они забываются. 9% проблем руководитель просто не узнает, т.е. не оценивает ситуацию как проблемную. Кроме того, проблемы, проявившиеся как кризис и как рутинные, очевидны и признаются достаточно легко, в то время как возможности и угрозы необходимо обнаружить и раскрыть, и это обстоятельство само по себе является серьезной проблемой.

Объективным критерием существования проблемы является ситуация, когда фактическое состояние дел на объекте управления или результат его деятельности не соответствуют необходимому состоянию или нужному результату или в будущем не обеспечит получение нужного результата.

2) Когда проблема воспринята и ее существование признано, необходимо выявить сущность проблемы и ее сформулировать.

2.1.1. Для этого следует ответить на вопросы: что действительно происходит в организации? каковы причины происходящего? что за всем этим стоит? В этих целях осуществляется анализ проблемной ситуации, направленный на:

- определение новизны проблемы и причин ее возникновения;

- выявление взаимосвязи рассматриваемой проблемы с другими проблемами.

2.1.2. При определении новизны проблемы устанавливается, к какой категории проблем относится данная проблема, выявляются аналогичные проблемы, имевшие место в прошлом, а также анализируются принятые по ним решения и последствия этих решений.

2.1.3. Затем анализируют причины возникновения проблемы. Их необходимо определить, так как внешнее проявление проблемы не всегда является самой проблемой, а успешное решение предполагает устранение причин ее породивших. В этих целях, анализируются различные обстоятельства и причинно-следственные зависимости имеющие отношение к проблеме.

2.1.4. Выявление взаимосвязи рассматриваемой проблемы с другими проблемами имеет большое значение, так как установление взаимосвязей и их причинно-следственного характера может потребовать принятия (одновременно или в определенном порядке) нескольких многоцелевых решений, которые позволят снять как существующую проблему, так и связанные с ней.

Этот анализ осуществляется в двух направлениях:

- как данная проблема зависит от других проблем и

- как другие проблемы зависят от существования и возможного решения данной проблемы.

Взаимосвязанные проблемы оцениваются по их влиянию на конечный результат деятельности организации.

2.2. По результатам проведенного анализа проблема формулируется. Формулирование проблемы - это придание определенного значения проблеме, существование которой признано и она определена (выявлена ее сущность).

2.2.1. Окончательное формулирование и признание проблемы возможно только после ее комплексного ранжирования по отношению к другим проблемам, так как ресурсы организации ограничены, а проблема не одна. Ранжирование проблем позволяет установить оптимальную очередность (приоритетность) их решения. В основу ранжирования могут быть положены следующие факторы:

- имеющиеся последствия проблемы - ее влияние на результаты деятельности организации;

- последствия решения проблемы - что произойдет в результате решения проблемы;

- срочность проблемы - ограничения по времени ее решения;

- жизненный цикл проблемы - может ли проблема решиться сама собой или в ходе решения других проблем;

- наличие ресурсов для решения проблемы; и др.

Проблемы, получившие высокий ранг (наиболее важные и срочные) и обеспеченные соответствующими ресурсами, будут решаться в первую очередь, а решение наименее приоритетных проблем может быть отложено и процесс их решения приостановится. Это обусловлено тем, что на практике количество существующих проблем, обычно превышает реальные возможности организации и менеджеров по их разрешению.

Формулирование проблемы, крайне ответственный момент, так как если проблема будет изначально неверно сформулирована, то все дальнейшие усилия по ее решению могут оказаться бесполезными.