13.Систематизація облікової інформації.

Згрупована відповідним чином інформація у Головному журналі та спеціальних журналах систематизується надалі на бухгалтерських рахунках в Головній книзі для використання при складанні фінансових звітів.

Процес перенесення даних із журналу до Головної книги, при ручній обробці даних, включає такі стадії: 1) в Головній книзі знаходиться рахунок, який задіяний по дебету в Головному журналі; 2) на цьому рахунку відображається дата операції, в колонці “Фоліо” – номер сторінки журналу, із якої перенесено запис; 3) в колонку “Дебет” записується сума, відображена в журналі і обчислюється поточне сальдо по рахунку; 4) в журналі в колонці “Фоліо” проставляється номер рахунку Головної книги, на якому було зроблено запис по дебету.

Аналогічно переноситься інформація для рахунку, який задіяний по кредиту.

Сума залишків всіх персональних рахунків допоміжного реєстру повинна дорівнювати залишку відповідного рахунку Головної книги. Для підтвердження такої відповідності складають зведену відомість персональних рахунків , для чого використовують дані аналітичного обліку .

Після перенесення всіх операцій, зареєстрованих у журналі, до Головної книги складається узагальнюючий документ, який містить перелік усіх рахунків Головної книги з відображенням кінцевого залишку по кожному з них. Цей документ має назву початковий пробний баланс (таТрансформаційна таблиця містить всю інформацію, яка необхідна для завершення облікового циклу: початковий пробний баланс, трансформаційні (регулюючі) і заключні проведення, трансформований пробний баланс; звіт про прибутки і збитки; баланс; заключний пробний баланс.

Процедура складання трансформаційної таблиці включає наступні п’ять етапів:

1. Запис сальдо рахунків і підрахунок підсумків в колонках “Початковий пробний баланс”, шляхом перенесення назв і сальдо рахунків з Головної книги в колонки “Початковий пробний баланс”. Трансформаційна таблиця, таким чином, включає в себе пробний баланс і окремо складати його нема потреби.

2. Запис трансформаційних проведень і підрахунок підсумків в колонках “Трансформаційні проведення”. При внесенні запису в трансформаційну таблицю дебетова і кредитова частина кожного трансформаційного запису позначаються однією і тією ж буквою або цифрою, що відображає кореспонденцію рахунків. Якщо виникає потреба використати рахунок, якого не було в пробному балансі, то його назва записується нижче рахунків, які містяться в пробному балансі. Підсумки дебетової і кредитової колонок як і в початковому пробному балансі повинні бути рівними

3. Запис сальдо рахунків після відповідних коригувань і підрахунок підсумків в колонках “Трансформований пробний баланс”. Дані для заповнення колонок “Трансформований пробний баланс” отримують шляхом проведення математичних дій по кожному рахунку початкового пробного балансу з відповідними сумами в колонках для трансформаційних проведень.

4. Перенесення сальдо з колонок “Трансформований пробний баланс” в колонки “Звіт про прибутки і збитки” і “Баланс”. Суми по кожному рахунку трансформованого пробного балансу в порядку їх запису переносяться до відповідних колонок звіту про прибутки і збитки або балансу. Кожне сальдо переноситься тільки в одну колонку: або в “Дебет” або в “Кредит”.

5. Підрахунок і порівняння підсумків дебетових і кредитових колонок “Звіту про прибутки і збитки” і “Балансу”, які дають змогу визначити фінансовий результат – чистий прибуток чи збиток. Чистий прибуток або чистий збиток - це різниця між колонками “Дебет” і “Кредит” звіту про прибутки і збитки або балансу. Після цього здійснюється запис чистого прибутку або чистого збитку у відповідні колонки “Звіту про прибутки і збитки” і “Балансу” для збалансування і повторний підрахунок підсумків.

6. Підготовка фінансових звітів. До складу фінансової звітності підприємств зарубіжних країн включають: 1) бухгалтерський баланс; 2) звіт про прибутки і збитки; 3) звіт про рух грошових коштів (звіт про зміни у фінансовому стані); 4) звіт про зміни у власному капіталі; 5) примітки до фінансової звітності. Отже, в процесі облікового циклу здійснюється облік господарських операцій шляхом оформлення первинних документів, які нагромаджуються в певних журналах і книгах. Для обліку господарських операцій застосовується система облікових реєстрів.

Обов’язковими для ведення є журнал реєстрації операцій (Головний журнал) та Головна книга. Крім обов’язкових регістрів підприємства використовують допоміжні журнали. Це можуть бути: журнал закупівель, журнал реалізації, журнал грошових надходжень, журнал грошових виплат та ін. Кількість та зміст допоміжних журналів визначається самим підприємством залежно від потреби.