12.Порядок реєстрації та обробки облікової інформації.

Інформація, яка використовується для прийняття управлінських рішень повинна збиратись, узагальнюватись і надаватись обліковою системою. Функціями цієї системи є: збір, реєстрація, обробка та зберігання даних; систематизація даних; узагальнення даних; підготовка і подання фінансової звітності.

Збір та узагальнення облікової інформації називають циклом обробки облікової інформації, тому що цей процес повторюється з новими даними кожного облікового періоду.

В цьому циклі виділяють декілька послідовних етапів, починаючи з власне господарської операції, далі обробки інформації в обліковій системі протягом звітного періоду, і закінчуючи складанням фінансових звітів.

Ці етапи наступні:1) збір первинної інформації про факти господарської діяльності; 2) аналіз кожної операції; 3) запис економічних наслідків кожної операції в хронологічному порядку; 4) перенесення даних до Головної книги; 5) складання пробного балансу і трансформаційної таблиці (робочого листка, коригувальної таблиці); 6) підготовка фінансових звітів

Початковим етапом циклу обробки облікової інформації є збір первинної інформації щодо кожної операції, яка має економічний вплив на підприємство.

Широке тлумачення операцій включає:

1) обмін ресурсами (активами) і зобов’язаннями (пасивами) між підприємством і однією або декількома іншими сторонами (наприклад, закупівля сировини, основних засобів, реалізація товарів, отримання позик та інвестицій тощо), тобто в даному випадку операції є двосторонніми; 2) певні події, які не відбуваються між підприємством і однією або декількома сторонами, але безпосередньо впливають на підприємство (наприклад, знецінення неходових і залежалих товарів, зношування в процесі експлуатації основних засобів тощо), тобто в цьому випадку операції є односторонніми.

Більшість операцій знаходять відображення у первинних документах, які містять важливі дані щодо цієї операції.

На другому етапі відбувається аналіз кожної операції, метою якого є визначення економічних наслідків кожної операції для підприємства відповідно до балансового рівняння (Активи = Зобов’язання + Капітал власників). При цьому встановлюється вплив кожної операції на активи, зобов’язання чи капітал підприємства та відбувається її відображення, з використанням подвійного запису, по дебету і кредиту відповідних рахунків бухгалтерського обліку.

Третій етап передбачає реєстрацію економічних наслідків кожної операції в хронологічному порядку, яка здійснюється у Головному журналі або у інших спеціальних журналах (книгах).

Із спеціальних журналів, які застосовуються для реєстрації груп господарських операцій, основними є: журнал закупівель, журнал реалізації, журнал грошових надходжень, журнал грошових виплат.

Журнал закупівель призначений для відображення отриманих від постачальників але не оплачених товарів, робіт, послуг . Він може бути одно-, двох- і багатоколончатий. Придбання товарів, робіт, послуг з одночасною оплатою готівкою відображається в журналі грошових виплат. На основі первинних документів (рахунків-фактур, накладних тощо) в журнал закупівель заноситься дата отримання товарів, робіт, послуг, назва постачальника, номер документа, який підтверджує таке отримання, сума. Крім цього у журналі закупівель відображаються в окремій колонці умови постачання. Надходження товарів у цьому журналі відображається по дебету рахунку “Витрати на закупівлю” (при періодичній системі обліку) або “Запаси” (при постійній системі обліку) і кредиту рахунку “Рахунки до оплати”.

В журналі реалізації відображаються операції з продажу товарів, робіт, послуг на умовах відстрочки платежу (в кредит). Операції з реалізації за готівку реєструються в журналі грошових надходжень.

У журналі грошових надходжень відображаються надходження грошових коштів за реалізовану продукцію та інші операції по дебету рахунка “Грошові кошти” (“Готівка”). По побудові він є дещо складніший ніж попередні журнали, але форма його не є стандартною. Журнал грошових виплат призначений для відображення оплати кредиторської заборгованості постачальникам та інших операцій по кредиту рахунку “Грошові кошти” (“Готівка”) і буде залежати від характеру операцій конкретного підприємства.