2.4.7 Разработка отчетов

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

Н а панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет (Рис.2.4.7.1 Создание отчетов).

Рис.2.4.7.1 Создание отчетов

В списке диалогового окна Новый отчет выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Надо щелкнуть кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделить в списке необходимый элемент. Нажать ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Созданный отчет надо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение ввести название нового отчета и нажать кнопку ОК.

Отчеты можно создавать с помощью мастера. Для этого на панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет и выбираем Мастер отчетов (Рис.2.4.7.1 Создание отчетов) или щелкаем два раза по ярлыку Создание отчета с помощью мастера. Появляется диалоговое окно Выберите поля для отчета. Поля можно выбрать из разных запросов и таблиц, нажимаем кнопку далее (Рис.2.4.7.2 Диалоговое окно Выберите поля для отчета).

Рис.2.4.7.2 Диалоговое окно Выберите поля для отчета

В это диалоговом окне выбираем вид преставления данных, зависимости от того какой результат хотели бы получить (Рис.2.4.73 Вид представления данных). Нажимаем кнопку Далее.

Рис.2.4.7.3 Вид представления данных

В следующем окне можно произвести сортировку (Рис.2.4.7.4 Сортировка данных). И опять нажимаем кнопку Далее.

Рис.2.4.7.4 Сортировка данных

В появившемся окне можно выбрать вид макета (Рис.2.4.7.5 Вид макета). Опять нажимаем кнопку Далее.

Рис.2.4.7.5 Вид макета

В этом окне выбираем стиль оформления отчета (Рис.2.4.7.6 Стиль отчета).

Опять нажимаем Далее.

Рис.2.4.7.6 Стиль отчета

В последнем окне задается имя отчета и дальнейшие действия. Нажимаем кнопку Готово, и сохраняем наш отчет (Рис.2.4.7.7 Последнее диалоговое окно). Рис.2.4.7.7 Последнее диалоговое окно

Открывается для просмотра отчет (Рис.2.4.7.8 Готовый отчет).

Рис.2.4.7.8 Готовый отчет

Я создавала все отчеты с помощью мастера на базе запросов и таблиц.