Розділ ііі. Технології консолідації і зведення даних.

Комплексна система автоматизації зведення консолідованої звітності "Парус - Консолідація" спеціально розроблена для великих підприємств та установ, що мають велику кількість підзвітних структур, та періодично звітують перед головною організацією. Згідно вимог ринку, створена функціонально гнучка система, що дозволяє зводити та аналізувати інформацію різних аспектів, наприклад, виконувати зведення бухгалтерської звітності, здійснювати збір та аналіз статистичної інформації по роботі різних напрямків діяльності підприємства, або обробку даних по підзвітним установам. Особливу користь від використання системи "Парус - Консолідація" можна отримати, використовуючи її одночасно з бухгалтерією для бюджетних установ і організацій.

Система автоматизує всі основні етапи роботи зі звітами:

- заповнення , перевірка та друк первинних звітів;

- отримання зведеної звітності та її контроль;

- аналіз інформації, що міститься у звітах і її представлення у вигляді аналітичних звітів, графіків і діаграм;

- зберігання первинних і зведених звітів в базі даних, використання вже збережених в ній звітів;

- обмін інформацією між підзвітними структурами (Абонентами) і Центром, де провадиться зведення та аналіз інформації.

Розділ іv. Технологія керування інформаційними потоками, організацією зберігання даних, створення баз даних і доступу до них.

Створення бази даних Microsoft Access

Починати створення бази даних Microsoft Access, як і кожної іншої, треба з проектування бази даних, тобто визначитись, які таблиці будуть в базі даних і якою буде структура кожної таблиці.

Потім створити потрібні елементи бази даних:

Створити таблиці.

Створити запити до таблиць.

Створити і відкоригувати форми для вводу і перегляду даних.

Створити звіти за даними таблиць та запитів.

Створення таблиць бази даних Microsoft Access

Створення таблиць Microsoft Access можливе багатьма способами (використовуючи різні режими), наприклад, можна просто ввести дані, а таблиця буде створена автоматично, можна скопіювати дані з Microsoft Excel або імпортувати таблицю з файлу xls.

В більшості випадків це зручно, а необхідні зміни можна внести, використовуючи режим "Конструктор". Визначити зв’язки між таблицями, типи ключів та створити необхідні ключові поля для кожної таблиці, встановити параметри забезпечення цілісності даних можна також в режимі "Конструктор".

Встановити зв’язок між таблицями Microsoft Access

В Microsoft Access встановити зв’язок між таблицями можна у вікні Схема даних. Завдяки візуальному інтерфейсу, це робиться просто перетягуванням поля з однієї таблиці до іншої. Оскільки раніше створені необхідні ключові поля, типи зв’язку між таблицями визначаються автоматично.

Встановити зв’язок між таблицями саме після створення таблиць важливо, оскільки Microsoft Access буде використовувати цю інформацію при створенні запитів, форм і звітів.

Створити запити до таблиць Microsoft Access

Створити запити до таблиць Microsoft Access варто тоді, коли одні й ті самі дані з кількох таблиць використовуються у кількох звітах. Завдяки цьому запит створюється і коригується один раз, а в звіті на нього посилаються так само, як на таблицю. Дуже зручно, що запит може отримати дані з інших запитів а не лише з таблиць.

Створити і відкоригувати форми для вводу і перегляду даних

Створити і відкоригувати форми для вводу і перегляду даних Microsoft Access зручно за два кроки: спочатку чорновий варіант форми створити за допомогою майстра, а потім внести необхідні зміни до форми в режимі "Конструктор". Можна і повністю створити форму в Конструкторі форм, перевіряючи на кожному кроці, як працює кожний з елементів управління в формі.

Створити звіти за даними таблиць та запитів

Створити звіти за даними таблиць та запитів в Microsoft Access також можна за два кроки: спочатку створити звіт за допомогою майстра, а потім внести необхідні зміни до звіту в режимі "Конструктор". В Конструкторі звітів можливо і повністю створити звіт самостійно, але це довше.

Часто використовують такі можливості: передбачити групування даних у звіті по кільком полям і розрахунок загального підсумку по групі, розрахунок певного поля виконати за заданою формулою, передбачити розрахунок загальної кількості та суми по звіту і т.п. Створення бази даних Microsoft Access для навчання

Якщо це перше створення бази даних Microsoft Access для навчання - створіть за допомогою майстра кілька простих таблиць, наприклад дві. Встановіть між ними зв'язок. Створіть за допомогою майстра форму і звіт по одній таблиці.

Цього достатньо, щоб зрозуміти в загальних рисах, навіщо потрібні таблиці, форми і звіти бази даних. Створіть за допомогою майстра форму и звіт по даним двох зв'язаних таблиць. Подивіться, як це працює, і стане простіше зрозуміти, навіщо треба встановлювати зв'язки між таблицями.