Та б л и ца 2

Форма бюджета выставки

№	Статья затрат	План	Факт
1	Аренда места
2	Расходы на экспозицию: Дизайн и конструкция Графическое оформление Упаковка Экспонаты Аренда и киоски Покупка использованного киоска Общие расходы на экспозицию
3	Транспортировка и хранение: Фрахт Вспомогательная транспортировка Хранение экспозиции Общие расходы на транспортировку и хранение
4	Выставочный сервис: Работа на месте (распаковка) Работа на месте (упаковка) Проводка электричества Фурнитура Аксессуары Телефон Ковровое покрытие Разметка Уборка Охрана Аренда компьютерной техники
5	Персонал: Заработная плата Помощь со стороны Обучение персонала
6	Реклама и продвижение: Предвыставочная реклама и продвижение Реклама и продвижение на месте Послевыставочная реклама и продвижение
7	Поездка и отдых: Стоимость билетов Размещение персонала Расходы на питание Обслуживание и развлечение клиентов Комната отдыха Прочее
8	Общие расходы на выставку

Маркетинговые технологии и коммуникации, используемые в ходе подготовки и при проведении выставки

Реклама участия фирмы в той или иной выставке играет настолько важную роль, что будет справедливым не считать преувеличением утверждение: «Не сделал себе рекламы- лучше не участвуй».

В сфере выставок реклама и PR так тесно связаны между собой в плане использования коммуникаций, что между ними часто невозможно провести границу.

Первостепенными факторами, определяющими рекламную стратегию фирмы, являются:

а) точное установление целей, преследуемых рекламой участия* организации в данной выставке;

б) тактика рекламных средств, призванная обеспечить экономичность расходования рекламного бюджета (соотношение стоимости и результата) и эффективность выбранных средств;

в) установившаяся практика использования средств передачи информации.

*Рекламная кампания, проводимая в рамках участия в той или иной выставке-ярмарке, целью которой является популяризация имиджа экспонента, ознакомление посетителей с разнообразием/функциональностью

его экспонатов и осведомление их о расположении стенда на территории экспозиции.

Рекламные мероприятия осуществляются на всех стадиях выставочной деятельности фирмы. На стадии подготовки это предварительная реклама с акцентом на рекламные мероприятия и связи с общественностью.

На стадии работы ярмарки или выставки — реклама с акцентом на связи с общественностью.

На стадии послеярмарочного или послевыставочного периода: «послерекламные» мероприятия с упором на PR.

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки, а именно:

1. Включение фирмы-участницы в официальный каталог выставки.

Название фирмы и стенда обязательно будут указаны в каталоге, а издатели наверняка предоставят возможность дать краткое описание экспонатов.

2. Публикации в отраслевых периодических изданиях и в экономической печати, ориентированные на «целевые группы». Эта реклама должна быть использована таким образом,

чтобы максимально побудить деловых людей посетить ваш стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение трех последних дней

перед открытием ярмарки.

3. Использование наружной рекламы - на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Ее рекомендуют устанавливать за две недели до открытия и не снимать до конца работы ярмарки.

4. Рекламные мероприятия на радио и телевидении. Очень важно в этом случае купить эффективное время: примыкающее к новостям деловой жизни.

В организации выставки важно привлечение средств массовой информации как на стадии подготовки, так и тем более во время проведения. Полезно проводить, как минимум, две

Пресс-конференции: перед открытием (информация о целях и задачах выставки) и по окончании (итоги, оценки и дальнейшие перспективы). Да и во время выставки полезно провести

Одну-две пресс-конференции, посвященные конкретной тематике и проблемам. Тем самым информация о выставке будет «присутствовать» в СМИ во время ее проведения, привлекая

внимание населения, целевых и профессиональных групп.