29. Документальне оформлення та облік надходження основних засобів
Типові форми первинних документів по оформленню надходження та списання необоротних активів затверджено Наказом Головного управління Держказначейства України та Держкомстату від 2.12.97. № 125/70 в "Інструкції зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок коштів державного або місцевих бюджетів". Цією Інструкцією та іншими нормативними актами встановлений наступний порядок оформлення цих операцій.
Об'єкти, що надходять в установу приймає в експлуатацію спеціально створена наказом керівника комісія. Вона оглядає об'єкт і оформляє Акт приймання-передачі основних засобів ф. № ОЗ-1 (бюджет) в двох примірниках. Один - для установи, що приймає, а інший - для підприємства, що продає чи передає об'єкт. Його підписують всі члени комісії, матеріально-відповідальна особа, а затверджує керівник. Акт складається на кожний об'єкт. Проте при прийнятті до обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання, та інших однотипних об'єктів, що мають однакову вартість складається загальний акт.
Необоротні активи, отримані безоплатно у вигляді безповоротної допомоги, дарунка, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов'язково входить працівник бухгалтерії та представник установи вищого рівня. Комісія складає акт в якому зазначає кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на аналогічні види. Якщо, передаються об'єкти, що були в експлуатації, то в акті вказують процент їх зносу та суму зносу. Акт складається в двох примірниках: 1 - для сторони, що приймає, і 1 - для сторони, що передає.
Бухгалтерський облік земельної ділянки здійснюється з дати придбання (надання у користування). Земельні ділянки беруться на облік на підставі державного акта на право власності на земельну ділянку. В цьому документі встановлено площа та вартість земельних ділянок.
Первісне формування складу основних засобів бюджетних установ здійснює держава за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів.
Надалі для забезпечення оптимізації господарської діяльності та якісного надання послуг постійно їхній склад поповнюється та оновлюється через:
o придбання в межах кошторисних призначень за системою торгів (конкурсних торгів), яка регулюється Законом України "Про здійснення державних закупівель" від 01.06.2010 р № 2289-УІ;
o виготовлення власними силами;
o внутрівідомчої передачі майна;
o отримання гуманітарної допомоги, яка здійснюється на підставі Закону України "Про гуманітарну допомогу" від 22.10.1999 р. № 1192-ХІУ;
o безкоштовної передачі, яка здійснюється на підставі постанови КМУ "Про затвердження Порядку отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров'я, соціального захисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування" від 04. 08. 2000 р. № 1222.
Прийняття основних засобів оформляється безпосередньо на підставі первинної супроводжувальної документації постачальника накладних та акту введення в експлуатацію.
Витрати з наймання транспорту для перевезення основних засобів не збільшують вартість придбаних основних засобів, а відносяться на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.
Вартість придбаних, створених, безоплатно отриманих основних засобів відображається за дебетом субрахунків рахунку 10 і кредитом відповідних субрахунків класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" або 6 "Поточні зобов'язання". Одночасно роблять запис у дебет відповідного субрахунку класу 8 "Витрати" і кредит субрахунку 401 "Фонд у необоротних активах за їх видами".
Наявність подвійних бухгалтерських проводок з обліку надходження основних засобів, придбаних за плату або виготовлених власними силами, пояснюється тим, що придбання основних засобів для бюджетних установ зумовлено витрачанням грошових коштів (касовими видатками) і наявністю фактичних видатків за кошторисом.
Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих активів.
Податки та збори, інші послуги та інші видатки, які сплачуються при придбанні, не збільшують вартість основних засобів, а відносяться на фактичні видатки бюджетної установи.
Для відображення придбання основних засобів бюджетні установи використовують Картку аналітичного обліку капітальних видатків.
Для включення отриманого об'єкта основного засобу до складу інвентарних об'єктів установи йому присвоюється інвентарний номер.
Інвентарний номер має вісім знаків (цифр): перші три знаки означають номер субрахунку Плану рахунків бухгалтерського обліку, четвертий - підгрупу, останні чотири знаки - порядковий номер предмета в підгрупі.
Облік основних засобів ведеться в повних гривнях, без КОПІЙОК. Сума копійок, сплачених за придбання основних засобів, відноситься на видатки установи.
Для економії коштів державного і місцевих бюджетів, максимального скорочення бюджетних видатків на будівництво КМУ ухвалено Постанову "Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп'ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів" від 4.04.2001 № 332
Синтетичний облік надходження основних засобів бюджетними установами здійснюється в меморіальних ордерах 4 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами" (т. ф. 408(6), 6 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами" (т. ф. 409(6), меморіальний ордер форми 274.