1. Основы бюджетирования организации

1.1. Место планирования в системе управления организацией. Сущность планирования

Как было сказано ранее, организация – это система, а в данном случае система управляемая. Что значит управлять ей? Это означает воздействовать на неё таким образом, чтобы она достигала поставленных перед ней целей. Помимо внутренних факторов организации на неё оказывают влияние факторы внешней среды. Таким образом, к определению слова управление можно добавить, что достижение целей происходит в условия изменчивой внутренней и внешней среды, поэтому одним из требований к управлению является сохранение устойчивости организации. «Управление любой организацией должно быть направлено в первую очередь на поддержание её основного системного свойства – способности выпускать продукт (товар, услугу), причем делать это эффективно».[2] При этом должна достигаться не только финансовая отдача, но и качественные цели.

Известный французский экономист, основатель классической школы управления, Анри Файоль выделял пять общих функций менеджмента:

1. Предвидение (планирование)

2. Организация

3. Распорядительство

4. Координация

5. Контроль (позднее функцию №3и №4 стали объединять в одну – руководство)

Рассмотрим подробнее понятие планирования. «Планирование подразумевает составление определенного плана действий, в основу которого закладываются конкретные локальные цели» [1]. Эти цели могут быть достаточно разнообразны как с точки зрения времени, так и с весомости последствий. Например, максимизация прибыли, минимизация возможного риска, потерь, убытков, снижение расходов до определенного уровня, увеличение доли рынка, обеспечение стабильности некоторого процесса и другие.

Планирование является неотъемлемой частью управления по следующим причинам:

• «Необходимо понимать где, когда, как и для кого вы собираетесь производить и продавать продукты.

• Планирование дает возможность определить и понять, какие ресурсы понадобятся вам для достижения поставленных целей.

• Планирование может помочь добиться эффективного использования привлеченных ресурсов, т.е. может решить задача максимизации показателя рентабельности собственного капитала.» [3]

• Невозможность достижения абсолютной определенности будущего, хаотичность факторов социально-экономической системы и неустойчивость внешней среды.

• Ограниченность ресурсов организации с точки зрения их ценовой доступности.

Планирование (бюджетирование) является ключевым звеном в процессе управления организацией, основанным на систематическом формировании будущего организации путем составления и принятия бюджетов.

«Бюджет – это финансовое, количественно определенное выражение маркетинговых и производственных планов организации, необходимых для достижения поставленных целей.»[3]

В обобщенном выражении бюджет представляет собой смету, относящихся к определенному временному периоду, предстоящих расходов и доходов. Бюджеты бывают двух видов: долгосрочные и краткосрочные (текущие). Необходимо отметить, что на основе долгосрочного бюджета составляются краткосрочные. Долгосрочный является первоочередным. При этом именно краткосрочные бюджеты предоставляют информацию для принятия текущих решений. Рассматривая и анализируя их, руководство компании принимает решение о корректировке долгосрочных бюджетов, а иногда даже целей организации.

16

Рисунок 1. Контур бюджетного управления организацией [2]

Под бюджетным управлением понимается процесс управления организации при помощи краткосрочных бюджетов. На рис.1 представлен контур бюджетного управления. Отправной точкой служит миссия – основная цель, то, что организация хочет и умеет делать. После проведения анализа, как внутреннего, так и внешнего, определяется «финансовая цель организации»[2], для достижения которой в дальнейшем составляется стратегия деятельности. Стратегия – это определенная концепция достижения целей в долгосрочном периоде, взгляд на то, какие действия необходимо совершить организации для этого. Таким образом стратегия воплощается в долгосрочном бюджете. На этом этапе завершается стратегическая часть управления и начинается управление бюджетное.

Долгосрочный бюджет постепенно превращается в текущий годовой, а затем месячный бюджет. Затем текущий бюджет реализуется в режиме реального времени. Таким образом, ежедневная деятельность организации в той или иной степени подчинена текущему бюджету, поэтому требует регулирования, контроля, а также мониторинга. Информация, полученная в результате мониторинга, является основой для дальнейшего анализа текущего бюджета. Затем происходит процесс обратной связи. После проведения план-факторного анализа осуществляется корректировка и пересмотр бюджета более высокого уровня, а затем бюджета того же уровня. В редких случаях возможны изменения вплоть до «финансовых целей организации»[2]. Например, по результатам бюджета января корректируются годовой и квартальный бюджет, а затем бюджет февраля.

«Бюджетное управление опирается на следующие основные принципы:

• Принцип интегрированного планирования. Отдельные бюджеты увязываются в общую систему с помощью планово-контрольных расчетов, которые позволяют координировать все частные бюджеты с точки зрения обеспечения рентабельности, ликвидности и финансовой устойчивости.

• Принцип последовательного планирования. Процесс взаимоувязки и интеграции отдельных бюджетов на период происходит последовательно во времени.

• Принцип нормативного планирования. Установление норм и нормативов (стандартные расходы, лимиты по статьям затрат, нормы запасов).

• Принцип сквозного планирования. Используется при организации бюджетирования деятельности структурных подразделений организации. Предполагает выделение на всех уровнях функциональных бюджетов.

• Принцип декомпозиции. Используется при разработке бюджетов структурных подразделений организации. Каждый бюджет более низкого уровня является детализацией бюджета более высокого уровня.

• Принцип экономической целостности. При составлении консолидированных (сводных) бюджетов необходимо исключить из рассмотрения внутризаводские (внутрипроизводственные) обороты.»[3]

Таким образом, бюджетирование представляет собой процесс создания финансовых планов, посвященных тем или иным сторонам деятельности организации, а также непрерывный контроль над их выполнением. Бюджетирование помогает менеджерам четко и ясно представлять картину текущего состояния организации, в случае непредвиденных ситуаций способствует снижению отрицательных последствий, так как можно заранее подготовить ответные действия на изменения среды.