3.Первинний облік затрат праці та її оплати.

На виконання заходів по реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики Міністерством статистики України № 253 від 09.10.1995 р. затверджено і введено в дію з 01.01.1996 р. наступні типові форми первинного обліку використання робочого часу:

П-12 “Табель облiку використання робочого часу та розрахунку заробiтної плати”;

П-13 “Табель облiку використання робочого часу”;

П-14 “Табель облiку використання робочого часу”;

П-15 “Список осiб, якi працювали в надурочний час”;

П-16 “Листок облiку простоїв”.

Для облiку використання робочого часу всiх категорiй працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про вiдпрацьований час, розрахунку заробiтної плати, а також для складання статистичної звiтностi з працi використовують “Табель облiку використання робочого часу та розрахунку заробiтної плати” (форма № П-12), який складається в одному примiрнику уповноваженою на те особою та пiсля вiдповiдного оформлення передається в бухгалтерiю.

Вiдмiтки у табелi про причини неявок на роботу, чи про фактично вiдпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші вiдхилення вiд нормальних умов роботи повиннi бути зробленi тiльки на пiдставi документiв, оформлених належним чином (листок непрацездатностi i т. п.).

Форма № П-13 “Табель облiку використання робочого часу” застосовується в умовах автоматизованої системи управлiння пiдприємством. Бланк табеля форми № П-13 з заздалегiдь заповненими окремими реквiзитами може бути створений за допомогою засобiв обчислювальної технiки. До таких реквiзитiв вiдносяться: цех (вiддiл), бригада, прiзвище, iм’я, по батьковi, професiя (посада), табельний номер i т.д., тобто данi, що є у довiдниках умовно-постiйної iнформацiї. В цьому випадку форма табеля змiнюється вiдповiдно до прийнятої технологiї обробки даних. Разом з тим така форма повинна забезпечувати можливiсть вiдображати у нiй облiк використання робочого часу.

Типова форма № П-13, пристосована до рiзних умов органiзацiї виробництва, може бути доповнена необхiдними даними, наприклад, для вугiльної, гiрничорудної та iнших галузей промисловостi, з метою контролю за знаходженням робiтникiв на роботi під землею, доцiльно включити показники часу спуску в шахту та пiдйому з неї.

Для облiку використання робочого часу працiвникiв з твердим мiсячним окладом чи ставкою використовують типову форму № П-14 “Табель облiку використання робочого часу”.

Для забезпечення обліку використання робочого часу у вказаних документах застосовуються умовні позначення, приклади яких вміщуються в табелях, зокрема:

РВ – години роботи у вихідні та святкові дні;

ТН — тимчасова непрацездатність;

ВД — відрядження;

В — відпустка (основна щорічна);

П — простої;

ПР — прогули та інші неявки з поважних причин і т.ін.

Табель ведеться на протязі місяця керівником або обліковцем конкретного підрозділу, а в кінці місяця із підписами вказаних осіб передається до бухгалтерії.

Для працівників з погодинною оплатою праці дані табеля є основою для нарахування їм заробітної плати. Поряд з тим, для працівників як із погодинною, так і відрядною оплатою праці дані табеля є основою для здійснення аналізу використання робочого часу працівників підприємства.

Поряд із вказаним виникає запитання, як розрахувати заробітну плату працівнику із погодинною формою оплати праці, у місяцях із різною тривалістю робочого часу?

Приклад.

Посадовий оклад працівника підприємства складає 500 грн. У травні місяці працівник брав за власний рахунок 3 дні відпустки із числа 8-годиних робочих днів. У липні місяці працівник знову брав за власний рахунок ще 3 дні відпустки. Із вказаного логічним буде уявити, що розмір нарахованої працівнику заробітної плати у травні і липні місяці буде однаковим. Проте це буде неправильно.

Для врегулювання даного питання, з метою врахування вищевикладених вимог законодавства, в кінці кожного року на наступний рік Міністерство праці та соціальної політики України видає відповідний нормативний акт "Про норму тривалості робочого часу на 20__ рік", яким встановлює для всіх підприємств України єдині норми (у розрізі місяців) тривалості робочого часу на рік. За даними цього нормативного акту норма тривалості робочого часу в травні 20__ року становила 136 годин, а у липні — 176 годин. Враховуючи посадовий оклад працівника в розмірі 500 грн. оплата однієї робочої години у вказаних місяцях становитиме:

– у травні (500 грн. : 136 год.) = 3,67 грн.;

– у липні (500 грн. : 176 год.) = 2,84 грн.

Враховуючи те, що в травні і липні працівник не працював по три 8-годинних робочих дні, виходить, що він не відпрацював у кожному з місяців по 24 год. Тобто у травні він відпрацював 112 год. (136год. – 24 год.), а в липні 152 год. (176 год. – 24 год.).

Виходячи із вказаного, нарахована заробітна плата у вказаних місяцях становитиме:

– у травні (3,67 грн. х 112 год.) = 411,04 грн.;

– у липні (2,84 грн. х 152 год.) = 431,68 грн.

Як видно із зазначеного, різниця при нарахуванні заробітної плати буде: 431,68 грн. – 411,04 грн. = 20,64 грн.

Зауважимо, що неправильне нарахування заробітної плати має безпосередній вплив на визначення прибутку, що підлягає оподаткуванню, а також на накладання штрафних санкцій на підприємство податковими органами за умов необґрунтованого завищення витрат!

Для облiку часу, який вiдпрацьовано надурочно, та оплати роботи в надурочний час використовується “Список осiб, якi працювали в надурочний час” (форма № П-15), який заповнюється майстром або iншими посадовими особами, якi вiдповiдальнi за облiк робочого часу, та передається в бухгалтерiю.

Облiк часу простоїв здiйснюється на пiдставi “Листка облiку простоїв” (форма № П-16). Аркуш облiку простоїв з вiдмiткою про час простоїв використовується для запису в табелi.

Для обліку обсягів виконаних робіт, затрат робочого часу і нарахованої заробітної плати членам бригади, оплата праці яких здійснюється за відрядною формою оплати праці, у первинних виробничих підрозділах використовують “Наряд на відрядну роботу (для бригади)”. Наряд виписують строком до одного місяця в одному екземплярі. В ньому на протязі місяця поряд із обсягами виконаних бригадою робіт, на зворотній стороні щоденно відмічається також кількість відпрацьованого часу кожним працівником бригади.

По факту виконання завдання або закінчення календарного місяця визначається загальна сума заробітку, яка належить бригаді за виконані роботи. Заробіток кожного працівника визначається, виходячи із його кваліфікаційного розряду та кількості відпрацьованого ним часу.

При нарахуванні оплати праці працівникам бригади можна також використовувати й інший варіант розрахунку, згідно з яким відпрацьований час кожного працівника множиться на його годину тарифну ставку і таким чином визначається заробіток працівника по тарифу. Співвідношенням нарахованої по бригаді суми заробітної плати до суми заробітку працівників по тарифу визначається співвідношення у процентах загального відрядного заробітку до тарифного. Враховуючи даний процент, визначають заробіток кожного працівника.

Для обліку обсягів виконаних робіт, затрат робочого часу і нарахованої заробітної плати працівників — відрядників використовується також “Наряд на відрядну роботу (індивідуальний)” (див. зразок 5.3.), який відкривається на кожного працівника у розрахунку на календарний місяць.

Для нарахування заробітної плати водіям вантажних автомобілів використовується “Подорожній лист вантажного автомобіля”, зокрема: типова форма № 1 (міжнародна) і типова форма № 2 — в межах України (див. зразок 6.1). Подорожній лист виписується у розрахунку на кожен день (при далеких рейсах у розрахунку на один рейс). Для нарахування оплати праці водіям легкових автомобілів використовуються “Подорожній лист службового легкового автомобіля” (типова форма № 3).

Враховуючи особливості окремих галузей економіки, відповідним галузевим міністерствам надано право запроваджувати також інші спеціалізовані форми первинних документів по обліку праці та її оплати.