51. Применение информационных технологий управления в скс

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в котором функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обуславливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальным становится учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Внедрение в управленческую деятельность исследовательского подхода базируется на применении современных достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования.

Информационные технологии менеджмента учреждений СКС практически не подвержены анализу и описанию. Информация - основная часть того, что передается в про­цессе связи. Связи внутри учреждения преследуют две основ­ные цели: 1)предоставить информа­цию, необходимую для принятия решений, направленных на выполнение поставленных задач, 2) ока­зать влияние на деловое поведение сотрудников, направить их усилия на достижение целей учреждения и в разумных пропор­циях сочетать личные интересы и интересы организации.

В процессе административного или служебного общения связь между сотрудниками учреждения культуры представляет собой процесс, который включает передачу и точное воспроиз­ведение идей для того, чтобы вызвать действия, которые будут способствовать достижению целей всего коллектива. Точное воспроизведение идей предполагает высокий уровень понима­ния между сослуживцами. Стало быть, управление имеет дело с механизмами переда­чи информации в учреждениях культуры. Информационные технологии управления включают в себя элементы многих дис­циплин: наука управления, наука поведения, математика, синематика, психология, экономика, социология и др. Менеджмент формируется на основе указанных дисциплин, а информацион­ные технологии влияют и часто трансформируют сам процесс менеджмента.

Информация - это преобразованные в определенном кон­тексте (в данном случае управленческом) содержательные и по­лезные для управленцев данные.

В современной теории и практике информационные технологии трактуются как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуника­ции, системы управления базами данных и другие технологиче­ские средства хранения, обработки и передачи коммуникации. Эти технологические категории позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об учреждении, его деятельности, посетителях, потребителях куль­турной продукции. Они позволяют сотрудникам учреждения культуры общаться друг с другом способами оперативной свя­зи.

В информационных системах наряду с компьютерными сетями, аппаратным и программным обеспечением, важнейшим фактором является человек, человеческий ре­сурс. Люди формируют и поддерживают необходимый инфор­мационный банк и этот же информационный банк помогает лю­дям а реализации их управленческих функций.)

Информационные системы менеджмента обеспечивают принятие стратегических, тактических и операционных реше­ний. Информация, заложенная в информационных системах ме­неджмента, имеет несколько признаков, которые характеризуют ее полезность.

1. Информация к действию и информация к сведению. Н-р, срыв детских культурных новогодних програм из-за неожи­данного отказа участвовать в них приглашенных артистов - инф. к действию, методич. рекомендац. вышестоящих органов - инф. к сведению

2. Неповторяющаяся и повторяющаяся информация. При­знаком неповторяющейся информации является уникальность, одноразовый характер информации, которая может быть полу­чена в результате социологических и иных исследований в кол­лективе, среди населения, и служит основой для принятия ради­кальных решений. К типичным видам повторяющейся информации следует относить отчеты учреждения, в которых отра­жаются вопросы творческой деятельности, финансовой и хозяй­ственной работы, кадровые вопросы, объем социально-культурных и культурно-досуговых мероприятий, участие в них населения и т.д.

3. Документированная информация фиксируется в пись­менной форме, на электронных носителях, источником же недо­кументированной информации служат личные наблюдения, устные коммуникации между людьми.

4. Следует различать внутреннюю и внешнюю информации, которые также служат целям планирования и контроля, марке­тинга, управления кадрами и т.д.

В небольших коллективах, к которым можно отнести прак­тически все учреждения социально-культурной сферы, в том числе учреждения культуры и искусства, информационные сис­темы довольно просты. В центре их оказываются в основном руководители (административные и творческие), заведующие отделами и секторами.

Оперирование информацией необходимо, чтобы решать самые разнообразные задачи:

выработки основной миссии (цели) учреждения; разработки долгосрочных (перспективных) планов; определения направлений стратегии и идеологии для дос­тижения конкретных целей; выявления новых возможностей; знания положения дел в учреждении культуры; подготовки отчетов, отчетных мероприятий перед населе­нием; информирования населения о деятельности учреждения культуры и его коллектива; информирования сотрудников учреждения; знания проблем и трудностей, которые еще предстоит ре­шать в будущему; совершенствования творческого потенциала и имиджа уч­реждения культуры; осуществления контроля за ходом решения текущих во­просов.

Основные подсистемы информации

- Центральной под­системой, в которой концентрируются важнейшие статистиче­ские данные, отражающие деятельность учреждения, является бухгалтерско-статистическая информация. Она включает годовые, квартальные и месячные финансо­вые планы, планы по труду и заработной плате, годовые, квар­тальные бухгалтерские отчеты и балансы, банковские и кассо­вые документы, документы по оценке основных фондов (акты, расчеты, заключения, ведомости и др.), переписка о финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Информационная подсистема бухгалтерского и статистиче­ского учета обеспечивает все уровни управления учреждением показателями финансово-хозяйственной деятельности, на осно­ве которых создаются другие информационные подсистемы.

- подсистема учета и работы с кад­рами. Нет такого учреждения или организации, где бы не соби­ралась и хранилась информация о своих сотрудниках. Такая информация включает данные о численности работников, за­мещенных и вакантных должностях, квалификации и образова­нии, заработной плате и т.д. Реально эта информация сосредоточена в таких докумен­тах, как: приказы о приеме на работу, переводах и увольнениях, поощрениях и премировании, которые регистрируются в книге учета, приема, перемещения и увольнения работников; личные дела сотрудников, контракты и договоры с сотрудниками. По вопросам работы с кадрами составляются отчеты, ве­дутся и сохраняются протоколы аттестационных или квалифи­кационных комиссий, документы о подготовке и переподготов­ке специалистов, нарушениях трудовой дисциплины, команди­ровках, больничных листах и т.д.

- Другой важнейшей информационной подсистемой социо­культурных учреждений является документация по организации труда и производственно-творческой деятельности. В эту подсистему включаются годовые отчеты по труду, численности сотрудников, нормативы по труду (если такие имеются), расценки, разработанные учреждением, должностные инструкции, справки об условиях труда и техники безопасно­сти, коллективный договор между администрацией и профсою­зом, документы, свидетельствующие о выполнении условий коллективного договора, договоры о творческой и финансовой деятельности с другими организациями, целевые программы социально-культурного развития, документация об инвесторах, меценатах и спонсорах, творческие паспорта, планы и програм­мы коллективов художественной самодеятельности, любитель­ских объединений и клубов, хозяйственные паспорта на здания и объекты социокультурных учреждений.

- К документам, определяющим принципы организационной деятельности (как делать), являющимся продолжением страте­гии (что делать), относятся источники управленческой инфор­мации: устав, положение, договор, учреждающий юридический статус организации, штатное расписание, положения о струк­турных подразделениях.

- наконец, каждое учреждение, организация на основе ут­вержденного вышестоящими органами Классификатора дел и документов осуществляет документационную поддержку управления, для чего в специальных журналах ведет регистра­цию приказов, распоряжений, поручений; поступающих и от­правляемых документов, телеграмм, телефонограмм, факсов; составляет реестры и описи на отправляемую корреспонден­цию; ведет журнал учета бланков строгой отчетности; номенк­латуру дел; формирует фонд документов для передачи в архив на длительное хранение.

Приведенный перечень не исчерпывает существующие подсистемы информации. В структуре управленче­ской информации социально-культурных учреждений особое значение имеет социальная информация, которая позволяет изу­чать социальные процессы, протекающие во внешней среде, и полнее учитывать их в практической деятельности. Содержанием социальной информации являются факты, события, процессы общественной жизни, включая материаль­ные, духовные, культурные, нравственные и бытовые взаимоот­ношения групп людей. Содержание и назначение социальной информации следует рассматривать в широком и узком контексте. В широком толко­вании социальная информация выглядит как сведения о наибо­лее широких и разнообразных социально-культурных процессах в обществе, в узком - социальная информация в пределах само­го коллектива социокультурного учреждения. Тесная взаимосвязь задач учреждения с социокультурными процессами в обществе является условием эффективной работы каждого коллектива социокультурного учреждения.

В настоящее время помимо текстовых отчетов и т.п. информ. технологий управления вводятся автоматизированные ИТ:

- информационные БД по деятельности фирмы (1С);

- организация телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями (Skype);

- функционирование электронного документооборота (СЭД);

Классический классификатор:

- Электронные таблицы (табличные процессоры) - пакеты программ для обработки табличным образом организованных данных. В настоящее время наиболее популярными и эффективными пакетами данного класса являются Excel, Improv, Quattro Pro, 1-2-3.

Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. К пакетам данного типа относятся: Time Line, MS Project, SuperProject, Lotus Organizer, ACTI.

Текстовые процессоры - программы для работы с документами (текстами), позволяющие компоновать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователем документа. Признанными дилерами в части текстовых процессоров для ПК являются MS Word, WordPerfect, Ami Pro.

Настольные издательские системы (НИС) - программы для профессиональной издательской деятельности, позволяющие осуществлять электронную верстку основных типов документов, например информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры и объемного каталога или торговой заявки, справочника. Наилучшими пакетами в этой области являются Corel Ventura, Page-Maker, QuarkXPress, FrameMaker, Microsoft Publisher, PagePlus.

Графические редакторы - пакеты для обработки графической информации; делятся на ППП обработки растровой графики и изображений и векторной графики.

Среди мультимедийных программ можно выделить две большие группы. Первая включает пакеты для обучения и досуга. Поставляемые на CD-ROM емкостью от 200 до 500 Мбайт каждый, они содержат аудиовизуальную информацию по определенной тематике. Разнообразие их огромно, и рынок этих программ постоянно расширяется при одновременном улучшении качества видео-материалов. К пакетам данного вида относятся Director for Windows, Multimedia ViewKit, NEC MultiSpin.

Программы распознавания символов предназначены для перевода графического изображения букв и цифр в ASCII-коды этих символов и используются, как правило, совместно со сканерами. Скорость сканирования современных ППП составляет примерно 1,5 минуты на страницу. К пакетам данного типа относятся Fine Reader, CunieForm, Tigerttm, OmniPage.

Разнообразными пакетами представлена группа финансовых программ: для ведения личных финансов, автоматизации бухгалтерского учета малых и крупных фирм, экономического прогнозирования развития фирмы; анализа инвестиционных проектов, разработки технико-экономического обоснования финансовых сделок и т.п. Например, программы типа MS Money, MECA Software, MoneyCounts ориентированы на сферу планирования личных денежных ресурсов. В них предусмотрены средства для ведения деловых записей типа записной книжки и расчета финансовых операций.

Для расчета величины налогов можно использовать программы Turbo Tax for Windows, Personal Tax Edge. С помощью программ Quicken, DacEasy Accounting, Peachtree for Windows можно автоматизировать бухгалтерский учет. Эту же функцию выполняет ряд отечественных программ: "Турбо-бухгалтер", "1C: Бухгалтерия", "Бухгалтер" фирмы "Атлант-Информ" и др.