Что выделяют в качестве организационных ресурсов?

Постановка цели во многом является определяющим моментом в организации (управлении) любого процесса. После того, как цель четко сформулирована, необходимо определить ресурсы для ее достижения. Таким образом, второй аспект управления процессами – определение ресурсов. На этом этапе анализируются необходимые материальные и социально-психологические условия для организации эффективной деятельности по достижению поставленных целей. К ним могут относиться как условия труда, финансовое обеспечение, временные затраты, так и способности, привычки, навыки, физические и эмоциональные состояния и т. п. Рассмотрим некоторые из этих условий.

Временные ресурсы

Одним из самых ценных ресурсов является время. От умения организовать, рационально распланировать временные затраты зависит эффективность продвижения к поставленной цели.

Хорошим примером управления временем на основе взаимодополняющего распределения приоритетов является система Уильяма Блесса [10]. Уильям Блесс выделяет две основные категории, позволяющие распределять время на различные виды деятельности в зависимости от их приоритетности, – важное и срочное.

 Некоторые дела (например, ремонт крыши после урагана) относятся одновременно к срочным и важным. Сама жизнь требует выполнения этих дел, причем выполнения быстрого, незамедлительного.

 Некоторые вещи (бытовые вопросы, рабочий день с его бесконечными проблемами, ответы на телефонные звонки, просмотр почты) считаются срочными. Часто кажется, что именно им нужно немедленно уделить внимание. С другой стороны, эти проблемы не особенно важны. На решение подобных вопросов очень часто расходуется излишняя энергия, они отвлекают от более важных целей.

 Некоторые цели, например постепенное личностное развитие, безусловно важны, но они не относятся к срочным. В качестве примеров можно привести создание деловых связей в мире бизнеса или укрепление своего положения в жизни за счет совершенствования личностных и профессиональных качеств. Также в эту категорию можно отнести возможности улучшения взаимоотношений с людьми и/или обеспечения финансовой поддержки проектов по развитию общества в целом. Этот аспект жизни является важным, но не срочным. Подобные дела можно долго откладывать, но, если не уделять времени развитию общества, личностному развитию и совершенствованию своих навыков, человеку, скорее всего, будут грозить серьезные жизненные трудности.

 И конечно, в жизни всегда есть то, что не срочно и не важно. Если весь день решались безотлагательные, насущные проблемы, человек приходит домой измотанными, ему хочется расслабиться. Тогда подойдет любая «жвачка для мозгов», можно смотреть телевизор, сплетничать или просто валяться на диване.

Ключевым моментом в управлении временем как ресурсом является распределение приоритетов. Наиболее продуктивным вариантом определения приоритетов является категория «важное», так как такое отношение значительно усиливает цель или намерение и позволяет выстроить долгосрочные перспективы. Напротив, категория «срочное» относится к тому, что нужно выполнить сейчас, немедленно и может усиливать или не усиливать цель или намерение, так как является скорее насущным, чем важным. Распределение приоритетов позволяет определять необходимое количество времени, способствующее достижению наилучших результатов.

Факторы, которые влияют на распределение приоритетов:

 ценность, важность запланированной деятельности;

 наличие ресурсов для ее осуществления;

 логическая очередность (хронология) выполнения, соотношение: затраченное время/полученная выгода.

Эффективный руководитель умеет делать то, что неэффективные работники делать не любят. Он ориентируется на приоритеты деятельности, рационально распределяя время. Суть модели управления временем можно пояснить, опираясь на классификацию видов деятельности и те эффекты, которые проявляются в зависимости от выбранных приоритетов. Основная идея заключается в том, что время расходуется одним из четырех способов, соответствующих четырем секторам модели управления временем.

1. Сектор кризисов (важное – срочное). Виды деятельности: решение неотложных проблем, проекты, требующие немедленного завершения, критические ситуации. Эффекты: управление в условиях кризиса, стресс, истощение ресурсов.

2. Сектор благополучия (важное – не срочное). Виды деятельности: развитие ресурсов, планирование, создание связей, новых возможностей, восстановление сил. Эффекты: видение перспективы, баланс, контроль, крепкие связи, дисциплинированность.

3. Сектор иллюзий (не важное – срочное). Виды деятельности: неотложные дела, корреспонденция, некоторые звонки, сообщения, отвлечения. Эффекты: концентрация на краткосрочном, слабые или разорванные отношения, ощущение бессмысленности целей и планов.

4. Сектор разрушения (не важное – не срочное). Виды деятельности: праздное времяпрепровождение, пустая трата времени. Эффекты: зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций, безответственность, потеря работы.

Приемы, позволяющие организовать управление временем и максимально эффективно использовать этот ресурс, в коучинге являются одними из самых востребованных. Наиболее известные и распространенные техники: составление бюджета времени (см. прил. 5), создание органайзера (прил. 6), работа с поглотителями времени (прил. 7).

Эмоциональные состояния как ресурсы

Важным ресурсом для продвижения к намеченной цели является эмоциональное состояние человека, его настроение. Безусловно, для того, чтобы действовать эффективно, нужен высокий уровень компетентности, но даже при высоком уровне компетентности необходимо подходящее эмоциональное состояние, например уверенность в собственных силах. Это вопрос мобилизации ресурсов в том месте и в тот момент, когда они необходимы.

Эмоциональные реакции человека на стимулы внешней среды появляются автоматически. Стимул и ответная реакция могут быть использованы сознательно для мобилизации ресурсных состояний, то есть сознательно может быть выбран как стимул, так и желательная эмоциональная реакция, которая и будет являться необходимым ресурсным состоянием. Ресурсом может послужить то, что необходимо в данной ситуации (уверенность в себе, фокусировка на чем-то важном, энтузиазм и т. п.). Таким образом, при работе с таким ресурсом, как эмоциональное состояние, нужно связать выбранный стимул с нужной реакцией так, чтобы необходимое эмоциональное состояние активизировалось в конкретной ситуации. (Приемы, направленные на создание ресурсных эмоциональных состояний, представлены в прил. 8 «Рамка „как если бы“» и прил. 9 «Линия состояний».)

Таким образом, эмоциями можно управлять. Но управлять можно тем, что осознается человеком (что не осознается – управляет им). Для того чтобы стать эмоционально компетентным, необходимо:

– заниматься техниками, которые помогут жить настоящим моментом;

– научиться идентифицировать свои эмоции;

– научиться определять источник эмоций;

– уметь выбрать наиболее подходящий тип реакции.

Для осознания эмоций (как своих собственных, так и других людей) в прил. 10 представлены коуч-вопросы, направленные на развитие эмоциональной компетентности и основных компонентов эмоционального интеллекта. К основным компонентам эмоционального интеллекта относят следующее:

 Понимание себя. Способность различать и интерпретировать собственные настроения, эмоции, порывы, а также их влияние на других людей.

 Саморегуляция (контроль импульсивности). Способность контролировать и направлять в желаемое русло собственные импульсы и порывы.

 Самомотивация. Мощное внутреннее стремление к деятельности.

 Эмпатия. Способность понимать эмоциональное состояние других и взаимодействовать с ними с учетом их эмоциональных реакций.

 Социальная умелость (психологическая интеграция). Умение находить общий язык с людьми и поддерживать отношения с ними вне зависимости от их изначальной предрасположенности к этому.

Тема достижения эмоциональной компетентности является сегодня действительно актуальной, и это ответ на запрос рынка, а не предложение модных тенденций.

Способности, навыки и привычки

В качестве необходимых ресурсов в коучинге рассматриваются не только время, эмоции, но и способности, привычки и навыки человека, умение разрабатывать неординарные стратегии поведения. Коучинг позволяет вырабатывать и использовать стратегии творчества независимо от содержательного контекста решаемой задачи. Он способствует активизации состояния креативности, такого, которое действует на уровне фантазирования и позволяет вырабатывать жизнеспособные проекты и планы.

Одним из уникальных приемов разработки проектов, стратегий по их реализации является прием, предложенный М. Аткинсон, «Стратегия У. Диснея» [5] (см. прил. 11).

Креативный способ мышления может стать привычным для любого человека, которому важно научиться принимать эффективные решения в нестандартных ситуациях. Так что же такое привычка? Если коротко, то привычка – это тип повторяющегося поведения. Более 90 процентов поведения основывается на привычках. Многие виды деятельности, составляющие обычное повседневное поведение, совершаются бессознательно – без обдумывания и даже фиксации сознанием. Это важный момент: обычное, повседневное поведение нуждается в анализе и пересмотре, если человек хочет добиться лучших результатов в жизни. Привычки определяют качество жизни. Если настойчиво формировать новый тип поведения, он со временем станет автоматическим. Поэтому, создавая новые эффективные привычки, можно создавать новое качество жизни.

Развитие успешных привычек требует времени. Сколько времени нужно, чтобы выработать привычку? Современные исследователи считают, что на формирование новой привычки необходимо от трех до четырех недель [6].

Многие из наших привычек, моделей поведения и причуд незаметны, но разрушительны. Важно осознавать, что «плохие» привычки, или препятствия на пути к достижению целей, – это трамплин на пути к будущему успеху. Анализ и систематическое исследование своих привычек позволят определить то направление, в котором целесообразнее всего развиваться, формировать новые «полезные» привычки.

Известный коуч мирового уровня доктор философии и психологии М. Аткинсон систематизировала комплексы поведенческих привычек и убеждений, назвав их метапрограммами [11].

Метапрограммы – это привычные фильтры или цензоры, которые мы применяем ко всему, что мы видим, слышим или чувствуем, в том числе обоняем или воспринимаем на вкус. Эти программы делают предварительный отбор того, что будет представлено нашему вниманию до того, как это попадет в сознание. Информация сканируется в поиске смысла до того, как она преодолеет порог нашего восприятия. Метапрограммы – это правила внимания; они хранятся в нашей долгосрочной памяти. Кажется, что наше внимание организуется очень по-разному, однако метапрограммы отбирают, фильтруют и пакуют содержание нашего внимания перед тем, как мы получаем эту информацию. Наше внимание легко меняет свой диапазон, но только в пределах определенного домена.

Около 99% того, что мы распознаем в любой момент, приходит из поля нашего внимания, а им руководят заученные последовательности. Наше сознательное восприятие ограничено 7±2 (по другим данным 4±1) элементами. Мы не можем знать, какую информацию метапрограммы не пропустили, поскольку мы не можем направлять внимание на сам фильтр. Метапрограммы работают как автономные системы, определяя то, какие аспекты ситуации привлекают наше внимание.

Со временем метапрограммы становятся убеждениями о поведении. Метапрограммы напоминают теорию – они становятся своего рода неформальным, личным, неписаным предположением о природе явлений, событий и объектов, с которыми мы встречаемся в жизни. Это уже сформированное решение или выбор в отношении наших переживаний.

Метапрограммы – это привычки, а привычки можно менять. Экран нашего внимания (то, что попадает в наше поле обзора) является очень хрупким и мимолетным. Однако поскольку фильтры метапрограмм – это просто ранее развитые привычки, то, направив внимание на эти привычки, мы можем изменить способ работы фильтра и таким образом изменить привычку.

Очень важно следить за тем, чтобы при определении метапрограмм человека задавать открытые вопросы. Например, вопрос «чего вы хотите от вашей работы?» может быть более эффективным, чем вопрос: «в своей работе вы предпочитаете, чтобы вам давали конкретные задания, или вы хотите сами разрабатывать процедуры?».

В зависимости от выявленных метапрограмм (см. прил. 12) можно выстраивать свою деятельность более осознанно, учитывая как имеющиеся ограничения, так и возможности существующих привычек и развиваясь в желаемом направлении. Пример метапрограммного интервью представлен в прил. 13. Сегодня подобные интервью часто используют при асессменте персонала, приеме на работу, формировании рабочих групп, в процессе сопровождения карьерного роста, определения наиболее эффективных стратегий организационного поведения.

Таким образом, комбинации метапрограмм, которые человек использует неосознанно, привычным для себя способом, могут выступать в качестве основы для типологии, которая может быть использована в работе с персоналом организации. Основой для подавляющего большинства типологий, используемых в организационном консультировании, выступает сочетание доминирующих социально-психологических и психофизиологических особенностей, знание которых позволяет понимать, принимать и использовать наилучшим способом ресурсы личности. Через осознание и понимание своих сильных и слабых сторон, сознательное их использование и развитие происходит расширение функциональных возможностей человека, заложенных от природы. Так, например, типология Майерс–Бриггс [8] отражает особенности человека, проявляющиеся в поведении в конфликте, во взаимодействии, лидерские способности, коммуникативные навыки.