10.3.4. Казначейское исполнение бюджета
Процесс бюджетирования ДПН, т.е. управления финансовыми потоками предприятия, состоит из четырех основных частей: планирования, исполнения, контроля и анализа.
Подразделением, на которое возлагается организация исполнения бюджета ДПН в энергетических компаниях, является казначейство, выполняющее функции кассира и осуществляющее платежи за счет средств, запланированных в бюджете ДПН, от имени и по поручению компании. Одна из главных целей казначейского исполнения бюджета ДПН — достижение его прозрачности, ускорение зачисления поступлений в статье доходов и прохождения платежей по статьям расходоа, полный контроль над бюджетными средствами.
Основные функции казначейства:
организация исполнения бюджета ДПН;
контроль за исполнением бюджета ДПН;
осуществление учета и отчетности по движению средств энергопредприятия.
Исполнение бюджета ДПН — одна из ключевых стадий бюджетного процесса — предусматривает обеспечение полного и своевременного поступления всех ожидаемых доходов и финансирование за счет полученных доходов всех запланированных расходов. В казначейство поступает утвержденный бюджет ДПН предприятия на предстоящий квартал с разбивкой по месяцам в разрезе структурных подразделений, с детализацией статей до самого низкого уровня и точностью значений показателей до рубля. Бюджет ДПН исполняется помесячно, нарастающим итогом в пределах одного квартала, т.е. средства, неиспользованные в первом месяце квартала, автоматически переносятся на следующие. При необходимости использования средств будущих месяцев в пределах одного квартала в текущем месяце по каждой статье бюджета ДПН необходимо получить специальное разрешение руководства энергопредприятия на «опережающее» финансирование.
Особенность энергетических компаний — наличие обособленных подразделений, филиалов или представительств (далее — обособленные подразделения), расположенных как в непосредственной близости, так и в районах, отдаленных от основной компании.
В таких условиях возможно несколько вариантов построения бюджета ДПН, а следовательно, и его исполнения.
Для централизованного варианта исполнения бюджета ДПН (рис. 10.3.3) характерна концентрация управленческих функций в материнской компании. В этом случае создается централизованное казначейство, акцептующее все платежи обособленных подразделений.
Доходы всех обособленных подразделений поступают на единые счета и в кассу предприятия, часть поступивших средств в пределах смет на содержание передается обособленным подразделениям.
При частично централизованном исполнении бюджета ДПН (рис. 10.3.4) материнская компания играет роль контролирующего органа. Бюджет ДПН такой компании —сводный и включает в себя бюджеты ДПН обособленных подразделений.
Для каждого обособленного подразделения открываются отдельные расчетные счета по месту их фактического расположения. Создается казначейство подразделения, ведущее учет всех доходов и расходов
Рис. 10.3.3. Централизованное казначейское исполнение бюджета ДПН на энергопредприятии
Рис. 10.3.4. Казначейское исполнение бюджета ДПН на энергопредприятии при частичной централизации
обособленного подразделения самостоятельно. Обособленному подразделению разрешается оставлять на своих расчетных счетах средства в размере, необходимом для исполнения расходной части бюджета ДПН будущего периода. Если на расчетных счетах обособленного подразделения средств для исполнения бюджета ДПН недостаточно, недостающие суммы перечисляются центральным казначейством компании в пределах утвержденного бюджета подразделения с учетом данных справки «Остатки на расчетных счетах подразделения на конец отчетного периода».
По окончании квартала доходы, поступившие на расчетные счета обособленного подразделения, перечисляются на счета основного предприятия; центральному казначейству и финансовым подразделениям компании представляется отчет об исполнении бюджета за прошедший квартал и справка «Остатки на расчетных счетах подразделения на конец отчетного периода».
В некоторых случаях создание казначейства подразделения экономически или технически нецелесообразно. Для осуществления контроля за исполнением бюджета ДПН обособленного подразделения может быть привлечен банк-плательщик. В этом случае в начале отчетного периода утвержденный бюджет подразделения передается в банк, заявки на осуществление платежей вместе с платежными документами поступают в банк от подразделения, а санкционирование платежей осуществляется руководством центрального аппарата компании. По окончании отчетного периода банк представляет компании отчет об исполнении бюджета ДПН подразделения.
Исполнение доходной и расходной частей бюджета ДПН имеет ряд различий. Исполнение доходной части бюджета ДПН предприятия осуществляется его казначейством в такой последовательности:
составление графика предстоящих доходов в соответствии с утвержденным бюджетом ДПН;
зачисление поступлений на счета и в кассу предприятия;
распределение поступлений по статьям в соответствии с бюджетом доходов;
учет и составление отчетности о доходах соответствующего бюджета ДПН.
Исполнение расходной части бюджета ДПН осуществляется казначействами энергопредприятия и его обособленных подразделений в пределах фактического наличия средств на расчетных счетах и в кассе.
Порядок, который предписывает соблюдение обязательных последовательно осуществляемых процедур утверждения и финансирования расходов, устанавливается нормативными документами предприятия.
Утверждение (санкционирование) платежей необходимо для исключения платежей, не предусмотренных бюджетом компании и не обоснованных поступлением доходов.
Основные этапы утверждения и финансирования:
составление графика предстоящих платежей на основании утвержденного бюджета и прогнозных графиков подразделений;
распределение фактического наличия денежных средств на счетах и в кассе предприятия в соответствии с графиком предстоящих платежей;
подготовка и утверждение документов для осуществления финансирования;
проверка фактического наличия средств на соответствующих статьях бюджета ДПН;
расходование бюджетных средств (процедура финансирования);
учет и составление отчетности о расходах соответствующего бюджета ДПН.
Подразделения и обособленные подразделения компании на основании утвержденного бюджета ДПН готовят заявки на осуществление платежей, оформленные на специальном бланке с приложением подтверждающих документов и указанием суммы, получателя и даты платежа, а также источника финансирования, т.е. статьи бюджета ДПН текущего квартала. Заявки, утвержденные в установленном порядке, передают в казначейство для исполнения и контроля над осуществлением платежа.
Учет движения денежных средств осуществляется ежедневным фиксированием всех поступлений и платежей предприятия в специальных реестрах с учетом статей бюджета ДПН. Для учета использования бюджетных средств применяются следующие периоды отчетности: оперативная; ежемесячная; ежеквартальная (годовая).
Оперативная отчетность показывает баланс доходов и расходов в разрезе статей бюджета ДПН предприятия за текущий день, например, «Реестр поступлений (списаний) денежных средств за отчетный день», «Ведомость движения денежных средств за отчетный день». Ежедневные отчеты позволяют регулировать количество предстоящих платежей и равномерно распределять их каждый день. Оперативная отчетность уменьшает риск возникновения «кассового разрыва» — ситуации, при которой размер запланированных платежей превышает фактическое наличие денежных средств на счетах и в кассе предприятия, а в случае возникновения подобной ситуации позволяет оперативно решать возникшую проблему путем привлечения краткосрочных кредитов.
Ежемесячная отчетность показывает исполнение бюджета ДПН энергопредприятия за месяц и позволяет гибко контролировать расходование бюджетных средств в пределах одного квартала в соответствии с фактическим поступлением доходов. Контролируя отклонения, возникающие в бюджетах ДПН квартала помесячно, можно успеть принять управленческое решение и выравнить показатели по кварталу и году.
Квартальная (годовая) отчетность показывает отклонение бюджетных показателей от их фактических значений, позволяет оценить качество бюджетирования ДПН и выяснить причины неисполнения плана. Если отклонение носит существенный характер, финансовый менеджер принимает решение о необходимости вносить соответствующие корректировки в бюджет ДПН последующего периода, изменять финансовые цели предприятия. В противном случае никакие корректирующие действия не производятся.
Казначейство, контролируя исполнение бюджета ДПН, выявляет значимые отклонения всех показателей от запланированных, чтобы в будущем исключить ошибки, допущенные в текущем периоде, и учесть достижения, полученные в процессе исполнения бюджета подразделениями энергокомпании.