Тема 4. Комплектування і експертизи цінності документів та організація роботи відомчих архівів

Робота з комплектування та експертизи документів. Ознайомлення студентів зі списками установ – джерел комплектування архіву, принципами включення організацій до цих списків. План комплектування архіву та графік роботи з відбору та підготовки документів до передачі в державний архів. Експертна перевірочна комісія державного архіву та її робота. Система зберігання, обліку документів і науково-довідковий апарат відомчих архівів. Інструкції з діловодства, номенклатур справ, стану документальної частини діловодства установи або його структурного підрозділу. Складання переліку справ, які підлягають передачі на державне зберігання. Робота з відбору матеріалів на державне зберігання. Розгляд описів, підготовка висновків експерта (повнота змісту фонду, якості опису) та затвердження їх на ЕПК.

Тема 5. Організація використання документів архіву

Ознайомлення з роботою архіву з використання документів. Вступна бесіда: мета та організаційні форми використання документів. Інформування установ та громадян про склад і зміст документів архіву. Перегляд путівника або інших довідників; вивчення описів фондів, поаркушний перегляд справ і виявлення документів. Опис справ і виявлених документів на картках. Складання інформаційних документів (тематичного переліку, довідки-орієнтування, списку-довідника або іншого документа).

Робота архіву з організації виставок, документів. Участь у складанні експозиційного плану, відбору документів, оформлення виставки (якщо в архіві готується виставка). Робота в читальному залі архіву. Ознайомлення з системою роботи читального залу архіву, веденням каталогу тем досліджень, з організацією роботи з обслуговування відвідувачів читального залу, з особистими справами читачів, з правилами і обов'язками завідувача читальним залом. Робота в якості співробітника читального залу з прийому документів зі сховища, видачі їх читачам, перевірці та повернення справ у відділи. Прийом заяв та видача біографічних довідок. Виконання запитів, заяв, оформлення, видача довідок та їх облік (у тому числі бесіда з відвідувачами при прийомі запитів). Складання довідкових карток на документи.

Тема 6. Підготовка публікації історичних джерел

В якості роботи може бути запропонована участь у підготовці документальної публікації або спеціально для практики обраної теми. Публікація готується відповідно до діючих правил та з використанням методичних посібників та іншої літератури. Ознайомлення студентів з організацією роботи у відділі, з планами і звітами, оглядами публікаційної діяльності архіву.

Ознайомлення з документальними виданнями джерел та методичними матеріалами з підготовки публікацій (інструкціями, відгуками, рецензіями та ін.) Попередня робота. Вибір та формулювання теми публікацій. Складання бібліографії з теми публікації, вивчення літератури та попередніх видань джерел за темою. Рецензування однієї з публікацій, підготовлених архівом. Встановлення джерел виявлення (фондів, періодичної преси та ін.) за путівникам та іншим довідників; вивчення описів фондів для виявлення матеріалів по темі, поаркушний перегляд справ, виявлення документів та опис їх на картках.

Проведення відбору документів для публікації і для використання при підготовці науково-довідкового апарату (приміток, переліку виявлених, але не публікованих документів тощо). Археографічне оформлення документів, вибір і передача тексту. Складання заголовків і легенд на основі даних, зафіксованих на картках виявлення. Підготовка науково-довідкового апарату. Складання приміток, історичної та археографічної частин передмови до публікації, складання іменного, географічного та інших покажчиків; хроніки (історичної або біографічної); списку скорочень; переліку виявлених, але не публікованих матеріалів; списку джерел та літератури. При написанні передмови використовуються опубліковані та неопубліковані джерела, довідковий апарат архіву та література по темі. Підготовка рукопису документальної публікації до видання.