II. Зміст практики

Вступне заняття

Історія, організація, структура та функції архіву, склад і зміст його документів, характеристика науково-інформаційної діяльності та науково-довідкового апарату архіву. Завдання та основні напрямки роботи архіву в сучасних умовах. Ознайомлення студентів з правилами внутрішнього розпорядку та пожежної безпеки в архівах. Ознайомлення з роботою відділів архіву, методичного кабінету, читального залу, архівосховища (режим зберігання документів, порядок зберігання та розміщення документів у сховищах).

Тема 1. Наукова організація праці, управління та планування роботи державного архіву

Ознайомлення з організацією управління державним архівом (положення про архів, посадові обов'язки співробітників і вимоги до них, перспективні і поточні плани роботи, звітність, норми виробітку і норми часу). У процесі проходження практики студенти знайомляться з умовами праці різних категорій працівників архіву; організацією робочих місць; оснащенням їх засобами оргтехніки.

Тема 2. Складання і удосконалення архівних довідників

Ознайомлення із системою науково-довідкового апарату архіву. У процесі практики студенти повинні ознайомитися з системою науково-довідкового апарату, пошуковими інформаційними системами, роботою архіву щодо їх удосконалення.

Складання та удосконалення архівних описів. Для роботи практикантів підбираються фонди. Роботі повинно передувати вивчення джерел і літератури з фонду та методичних рекомендацій з даного виду роботи. Студенти повинні ознайомитися зі справою фонду, наявним науково-довідковим апаратом до фонду. Доцільно приділити увагу складанню схем класифікації документів фондів та уточнення наявних схем, редагуванню і виправленню старих заголовків і анотацій і складання довідкового апарату до описів (історико-археографічного передмови, покажчиків, списку скорочених слів, змісту, перекладних таблиць, шифрів, бібліографії і та ін.).

Складання та вдосконалення каталогів документів. Ознайомлення з наявною в архіві системою каталогів і планом роботи з каталогізації документів архіву. Визначення місця каталогів в системі НДА (науково-довідкового апарату) архіву. Їх роль і взаємодія з іншими довідниками. Вивчення класифікаційних схем каталогів, для поповнення яких буде проводитися робота (систематичного, іменного, предметного, тематичного та ін.) Вивчення описів фондів, призначених для каталогізації. Перегляд справ і виявлення документів для каталогізації. Опис документів на каталожних картках. Редагування карток, уточнення рубрик та підрубрика. Індексування карток у відповідності зі СЄК (схемою єдиної класифікації) документної інформації, систематизація каталожних карток та введення їх в каталог.

Складання інших видів інформаційних довідників. Упорядкування огляду фонду або тематичного огляду. Участь у підготовці путівника або короткого довідника по архіву, якщо ця робота ведеться в даний період в архіві.

Тема 3. Ознайомлення з обліково-довідковим апаратом архіву

та забезпечення збереження документів

Студенти повинні ознайомитися з системою централізованого обліку документів, повинні отримати можливість самостійно заповнити основні облікові форми, а також скласти внутрішні описи. Ознайомлення з роботою архіву зі створення страхового фонду.

Перевірка стану та наявності документів. Студенти знайомляться з планом архіву з цього виду роботи і вивчають відповідні форми документів (лист перевірки, акт перевірки та стану документів).