Microsoft Access

Работа № 2. Формы (Access 2007, 2010)

Цель работы: Знакомство с основными понятиями управления базами данных, структуре и приемами формирования их при работе в Microsoft Access. Создание учебной базы данных. Знакомство с основными приемами работы конструктора базы данных. Ввод данных в таблицы с использованием форм.

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных. "Привязанная" форма напрямую соединена с источником данных, например, к таблице или запросу, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Рационально построенная форма ускоряет работу, делает ее приятной и эффективной и может предотвратить неверный ввод данных. Как вариант, можно создать "свободную" форму, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

В лабораторной работе описаны преимущественно привязанные формы. Привязанные формы можно использовать для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно или необходимо видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них работу с базой данных.

Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Кнопки используются для активизации последовательности действий, перехода по записям, открытия нужной формы, запроса или отчета. Для создания кнопки используется соответствующий элемент на панели инструментов, затем указывается действие, которое должно происходить при нажатии создаваемой кнопки. Этот процесс отображен на рис.1.

Рис.1.

Разработка главной кнопочной формы

Microsoft Access позволяет создавать форму, которая не связана ни с одной из таблиц. Такая форма называется несвязной. Несвязные формы используются для изображения фирменных логотипов, заставок или меню пользователя.

База данных содержит форму-меню, которая появляется сразу при очередной загрузке (базы данных). Это выполнено с помощью команды «Параметры запуска» меню «Сервис». Структура этой формы – кнопочная форма с вкладками, которые были созданы выбором соответствующей команды на панели инструментов. На ней помещены: вкладка «Формы» с кнопками, позволяющими перейти к формам БД; вкладка «Запросы», позволяющая обратиться к формам со статистическими данными; вкладка «Отчеты», обеспечивающая переходы к отчетам

Форма может представляться в трех режимах:

1. макета;

2. конструктора;

3. формы.

Формы могут создаваться:

1. автоматически: вкладка Создание – в группе Формы нажать кнопку Форма для выбранной таблицы;

2. полуавтоматически с помощью Мастера форм: вкладка Создание – в группе Формы – Другие формы – Мастер форм;

3. вручную с помощью Конструктора форм.

Привязанные формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных.

Примечание. Предполагается, что имеется готовая таблица (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах) и требуется создать форму для просмотра или изменения данных.

• Создание формы с помощью инструмента "Форма"

• Создание разделенной формы при помощи инструмента "Разделенная форма"

• Создание формы, в которой отображается несколько записей, при помощи инструмента "Несколько элементов"

• Создание формы при помощи мастера форм

• Создание формы при помощи инструмента "Пустая форма"

• Режим макета и режим конструктора

• Доработка формы в режиме макета

• Доработка формы в режиме конструктора

Создание формы с помощью инструмента "Форма"

С помощью инструмента "Форма" можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Использование инструмента "Форма" для создания новой формы

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Будет создана новая форма и отображена в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Если приложение Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением "один-ко-многим" с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, оно добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице "Сотрудники", и между таблицами "Сотрудники" и "Заказы" определено отношение "один-ко-многим", то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы "Заказы", относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если имеется несколько таблиц, связанных отношением "один-ко-многим" с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.