Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Кафедра інформаційних систем і технологій управління

Ю.І. Ільєнко, Г.В. Шершньова

Створення баз даних в середовищі MS Access 2003

Методичні вказівки і індивідуальні завдання

для проведення лабораторних і самостійних робіт

студентами економічних спеціальностей

денної та заочної форми навчання

Затверджено на засіданні кафедри інформаційних систем і технологій управління

Протокол № 17

Від 10.05.2011 р.

Схвалено навчально-методичною радою ДонНУЕТ

Протокол № __

Від __ _______ 2011 р.

Донецьк – 2011

ББК 65.386.8я73

І 45

УДК 007.65(076.5)

Рецензенти:

Доцент, к.е.н. Спіцина Н.М.

Доцент, к.е.н. Вербицька Ю.В.

Ільєнко Ю.І.

І45 Створення баз даних в середовищі MS Access 2003 [Текст]: метод. вказ. і індивід. завд. для проведення лаб. і самост. робіт студ. екон. спец. ден. і заоч. форм. навчання/ Ю.І. Ільєнко, Г.В. Шершньова; М-во освіти і науки України, Донец. нац. ун-т економіки і торгівлі ім. М. Туган-Барановського, Каф. інформ. систем і технологій упр.;– Донецк: [ДонНУЕТ], 2011. – 79 с.

Методичні вказівки і індивідуальні завдання призначені для проведення лабораторних занять та самостійної роботи з дисципліни «Інформатика» для студентів економічних спеціальностей денної та заочної форм навчання.

Методична розробка містить теоретичний матеріал та методичні рекомендації для виконання практичних завдань за модулем «Створення баз даних в середовищі MS Access 2003».

За темами наведені індивідуальні завдання і приклади тестових завдань.

ББК 65.386.8я73

© Ільєнко Ю.І., Шершньова Г.В. 2011

© Донецький національний університет економіки і торгівлі імені Михайла Туган-Барановського, 2010

Зміст

Введення..........................................................................................................	5
1. Основи побудови реляційних баз даних в середовищі MS Access 2003……………………………………………...……………..	6
1.1. Теоретичний матеріал з теми……………………………………... 1.1.1. Основні поняття реляційних баз даних: нормалізація, зв’язки та ключі…………………………………………………… 1.1.2. Створення баз даних. Етапи проектування………………..	6 6 9
1.2. Тестові питання з теми…………………………………………….	13
2. Технологія створення таблиць для реляційної бази даних в середовищі MS Access 2003………………………………………………	14
2.1. Теоретичний матеріал з теми……………………………………...	14
2.2. Приклад створення таблиць для бази даних «Реалізація продукції ПАТ "НОРД"»……………………………………………….	17
2.3. Тестові питання з теми…………………………………………….	21
3. Технологія створення запитів для реляційної бази даних в середовищі MS Access 2003……….………….………………………..…	22
3.1. Теоретичний матеріал з теми…………………..…………………	22
3.2. Приклад створення запитів для бази даних «Реалізація продукції ПАТ "НОРД"»…..…………………………………………...	28
3.3. Тестові питання з теми…………………………………………….	34
4. Технологія створення форм для реляційної бази даних в середовищі MS Access 2003……………………………...………….……	35
4.1. Теоретичний матеріал з теми………………………………………	35
4.2. Приклад створення форм для бази даних «Реалізація продукції ПАТ "НОРД"»..……………………........................................................	37
4.3. Тестові питання з теми…………………………………………….	44
5. Технологія створення звітів для реляційної бази даних в середовищі MS Access 2003……….………….………………………..…	45
5.1. Теоретичний матеріал з теми………………………………..……	45
5.2. Приклад створення звітів для бази даних «Реалізація продукції ПАТ "НОРД"»…………………………………………………………...	46
5.3. Тестові питання з теми…………………………………………….	53
6. Завдання для виконання лабораторної роботи …..……......………	54
Список літератури..........................................................................................	78

Введення

Сучасні інформаційні системи характеризуються великими об’ємами даних, їх складною організацією, а також високими вимогами до швидкості та ефективності обробки цих даних. Це стає можливим при використанні спеціальних програмних засобів - систем управління базами даних (СУБД).

Система управління базами даних - це комплекс програмних і мовних засобів, необхідних для створення, обробки баз даних і підтримки їх в актуальному стані.

Метою модуля «Створення баз даних в середовищі MS Access 2003» є вивчення принципів побудови баз даних, освоєння правил створення і редагування таблиць, запитів, форм та звітів у СУБД Access 2003.

Завданням є одержання знань, умінь та навичок з основ побудови реляційних баз даних.

Для виконання індивідуальних завдань за темами модуля студент повинен пройти попередню теоретичну та практичну підготовку на лекційних та лабораторних зайняттях, самостійно працювати з літературними джерелами.

В результаті виконання індивідуальних завдань студент оформлює звіт на листах формату А4, який захищається викладачу (робота показується на екрані ПК і студент відповідає на питання викладача).

1. Основи побудови реляційних баз даних в середовищі ms access 2003

Мета: Сформувати у студентів теоретичні знання про основи побудови реляційних баз даних в середовищі MS Access 2003.

1.1. Теоретичний матеріал з теми

1.1.1. Основні поняття реляційних баз даних: нормалізація, зв’язки та ключі

Бази даних — це сукупність відомостей про реальні об'єкти, процеси, події або явища, що відносяться до певної теми або задачі, організована таким чином, щоб забезпечити зручне представлення цієї сукупності як в цілому, так і будь-якої її частини.

Існують 4 основні моделі даних – списки (плоскі таблиці), реляційні бази даних, ієрархічні і мережні структури.

Протягом багатьох років переважно використовувалися плоскі таблиці типу списків в Excel. В даний час найбільше розповсюдження при розробці баз даних отримали реляційні моделі даних. Реляційна модель даних є сукупністю найпростіших двовимірних таблиць, що мають назву відношення (англ. relation). Цей спосіб організації даних дозволяє пов'язувати дані в одній таблиці з даними в інших таблицях через унікальні ідентифікатори (ключі) або ключові поля.

Реляційна база даних є безліччю взаємозв'язаних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об'єкти певного типу. Кожний рядок таблиці включає дані про один об'єкт (наприклад, клієнті, автомобілі, документі), а стовпці таблиці містять різні характеристики цих об'єктів — атрибути (наприклад, найменування і адреси клієнтів, марки і ціни автомобілів). Рядки таблиці називаються записами; всі записи мають однакову структуру — вони складаються з полів, в яких зберігаються атрибути об'єкту. Кожне поле запису містить одну характеристику об'єкту і має строго певний тип даних (наприклад, текстовий рядок, число, дата). Всі записи мають одні і ті ж поля, тільки в них містяться різні значення атрибутів.

Структура таблиці

	Поле_1	Поле_2	...	Поле_n
	Назва поля_1	Назва поля_2	...	Назва поля_n
запис_1	атрибут11	атрибут12	...	атрибут1n
запис_2	атрибут11	атрибут22	...	атрибут2n
...	...	...	...	...
запис­_k	атрибутk1	атрибутk2	...	атрибутkn

Для структуризації інформації, розміщення її в таблицях і маніпулювання даними використовуються системи управління базами даних (СУБД). Основні функції СУБД — це визначення даних (опис структури баз даних), обробка даних і управління даними. В даний час налічується більше 50 типів СУБД для персональних комп'ютерів. До найпоширеніших типів СУБД відносяться: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access тощо.

1) Принципи нормалізації:

• в кожній таблиці БД не повинно бути полів, що повторюються;

• в кожній таблиці повинен бути унікальний ідентифікатор (первинний ключ);

• кожному значенню первинного ключа повинна відповідати достатня інформація про тип сутності або про об’єкт таблиці (наприклад, інформація про успішність, про групу або студентів);

• зміна значень в полях таблиці не повинна впливати на інформацію в інших полях (крім змін в полях ключа).

2) Види логічного зв’язку.

Зв’язок встановлюється між двома загальними полями (стовбцями) двох таблиць. Існуючі зв’язки з відношенням «один-до-одного», «один-до-багатьох» та «багато-до-багатьох».

Відносини, що можуть існувати між записами двох таблиць:

• один–до–одного, кожному запису з однієї таблиці відповідає однин запис в іншій таблиці;

• один–до–багатьох, кожному запису з однієї таблиці відповідає декілька записів  іншої таблиці;

• багато–до–одного, множині записів з однієї таблиці відповідає один запис в іншій таблиці;

• багато-до-багатьох, множині записів з однієї таблиці відповідає декілька записів в іншій таблиці.

Тип відношень у зв’язку, що створюється, залежить від способу визначення полів, що зв’язуються:

Відношення «один-до-багатьох» створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є полем первинного ключа або унікального індексу.

Відношення «один-до-одного» створюється в тому випадку, коли обидва полів, що зв’язуються, є ключовими або мають унікальні індекси.

Відношення «багато-до-багатьох» фактично є двома відношеннями «один-до-багатьох» з третьою таблицею, первинний ключ якої складається з полів зовнішнього ключа двох інших таблиць.

3) Ключі. 

Ключ – це поле (або декілька полів), що додаються до таблиці і дозволяють встановити зв’язок з записами в іншій таблиці. Існують ключі двох типів: первинні та вторинні (або зовнішні).

Первинний ключ – це одно або декілька полів, комбінація значень яких однозначно визначають кожний запис в таблиці. Первинний ключ не допускає значень Null та завжди повинен мати унікальний індекс. Первинний ключ використовується для зв’язування таблиці з зовнішніми ключами і інших таблицях.

Зовнішній (вторинний) ключ - це одно або декілька полів (стовбців) в таблиці, що містить посилання на поле або поля первинного ключа в іншій таблиці. Зовнішній ключ визначає спосіб об’єднання таблиць.

З двох логічно зв’язаних таблиць одну називають таблицею первинного ключа або головною таблицею, а іншу таблицею вторинного (зовнішнього) ключа або підлеглою таблицею. СУБД дозволяють зіставити споріднені записи з обох таблиць і спільно вивести їх у формі, звіті або запиті.

Існує три типи первинних ключів: ключові поля лічильника, простий ключ або складовий ключ.

Поле лічильника (Тип даних «Лічильник»). Тип даних поля в базі даних, в якому для кожного запису, що додається таблицю, в поле автоматично заноситься унікальне числове значення.

Простий ключ. Якщо поле містить унікальні значення, такі як коди або інвентарні номери, то це поле можна визначити як первинний ключ. У якості ключа можна визначити будь-яке поле, що містить дані, якщо це поле не містить значення Null або значення, що повторюються.

Складовий ключ. У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів. Частіше за все така ситуація виникає для таблиці, що використовується для скріплення двох таблиць «багато-до-багатьох».

Якщо виникають утруднення з вибором відповідного типа первинного ключа, то в якості ключа доцільно вибрати поле лічильника.