2.3. Анализ использования рабочего времени: направления и показатели

Цели и направления анализа

Анализ использования рабочего времени ставит своей це­лью выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда с тем, чтобы обосновать конкретные предложения по ее совершен­ствованию. Устранение потерь рабочего времени позволяет не только добиться сокращения затрат управленческого тру­да, но и повысить его эффективность, поскольку наличие потерь - это не просто незанятое работой время, это неосу­ществленные технические и экономические идеи и замыслы, которые могли бы повысить эффективность управленче­скогo труда и всей системы управления.

Анализ использования рабочего времени принято прово­дить в двух направлениях. Первое дает характеристику экс­тенсивного использования рабочего времени, т. е. отражает использование фонда рабочего времени; второе направление отражает степень рациональности его использования с точки, зрения занятости работников различными видами работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.

Расчет показателей использования рабочего времени

Степень экстенсивного использования рабочего времени оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ, рассчитываемого по формуле

К_э = (Ф-П)/Ф = I-/Ф,

где П - регламентированные и нерегламентированные пе­рерывы в работе (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин).

Этот показатель может быть дополнен показателями, ха­рактеризующими величину потерь рабочего времени по раз­личным причинам. Это, в частности,

• коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от работников, К _пр :

Кпр = ПР/Ф,

где пр - потери рабочего времени, зависящие от работни­ков (мин);

• коэффициент потерь, вызванных причинами, не зави­сящими от работника (потерь по организационно-техничес­ким причинам), Кпо:

Кпо = ПР/Ф,

где по - потери времени по организационно-техническим причинам (из-за нарушения режима работы).

Имеет смысл определить также Котл, т. е. показатель, ха­рактеризующий величину затрат времени на регламентиро­ванные перерывы:

Котл = ОТЛ/Ф,

где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин).

Учитывая, что регламентированные перерывы в работе (время отдыха и время на личные надобности) по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего времени или 6,5% от основного (оперативного) времени, максимально возможный К_э может составить 0,94. Если он выше этой ве­личины, значит, режим труда и отдыха нарушается, если ниже - это указывает на имеющиеся резервы лучшего ис­пользования фонда рабочего времени и в ходе анализа надо установить конкретные причины потерь и наметить меры по их устранению или сокращению.

Степень рациональности использования затрат рабочего времени по рекомендациям НИИ труда [6] определяется пу­тем сравнения фактических затрат рабочего времени с нор­мативами, установленными применительно к определенной должностной категории работников. Коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр рассчитыва­ется по следующей формуле:

Кр = 1 - ∑ⁿ_i=1 (Y_iф – Y_ih) ² ,

где Yiф - фактический удельный вес элемента затрат рабо­чего времени;

Yih - нормативный удельный вес элемента затрат рабо­чего времени.

Коэффициент рациональности затрат рабочего времени Кр дает качественную характеристику структуры затрат рабо­чего времени. Он может быть использован только при нали­чии соответствующих нормативов. В настоящее время такие нормативы разработаны далеко не по всем видам работ, и поэтому его реальное использование весьма ограничено. Но если расчет этого показателя возможен, дается и общая оцен­ка использования рабочего времени, которую можно полу­чить, рассчитав интегральный показатель использования ра­бочего времени Ки' учитывающий оба рассмотренных выше показателя:

Ки = Кр * Кэ.

Для анализа содержания труда и оценки отдельных сто­рон организации труда представляет интерес расчет показа­телей, характеризующих структуру затрат времени по различ­ным признакам его классификации (см. рис. 1), по соответ­ствию выполняемой работы должностным обязанностям, по содержанию работы, однородности выполняемых работ, ха­рактеру деятельности, уровню механизации труда, которые также дают качественную характеристику использования рабочего времени.

Анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ дает мате­риал для совершенствования квалификационно-должностно­го разделения труда и должен завершаться разработкой пред­ложений по его совершенствованию с целью исключить или сократить до минимума обязанности, не свойственные ра­ботнику данной должности.

При отнесении работ к свойственным и несвойственным следует руководствоваться квалификационным справочни­ком и должностными инструкциями (последние следует предварительно проверить на предмет соответствия требова­ниям квалификационного справочника).

Уровень несвойственных работ Кнс определяется делени­ем затрат времени на несвойственную работу не на все вре­мя работы:

Кис = НС/Р

Если несвойственная работа носит постоянный характер и используется для дозагрузки работника, необходимо про­думать вопрос о совмещении должностных обязанностей с учетом предъявляемых требований и отразить форму совмещения в должностной инструкции (4.3).

Коэффициент, характеризующий загрузку работника свойственной его должности работой, находится по форму­ле:

Ксв = 1- Кис.

После его определения надо подвергнуть анализу затраты времени на выполнение должностных обязанностей. В соответствии с рассмотренной классификацией они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оператив­ной (основной) работы и время обслуживания рабочего ме­ста. Определив их величину и удельный вес в общем времени, затраченном на выполнение должностных обязанностей, исследователь получает представление о фактической укруп­ненной структуре затрат по содержанию труда. Дальнейшая его задача - определить, насколько эта структура рациональна. Каких-либо общих нормативов на подготовительно-за­ключительное время и время обслуживания рабочего места (П3 и ОРМ) для отдельных должностных или профессио­нальных групп не может быть. Они устанавливаются только для отдельных видов работ. Поэтому при проведении анали­за в этом направлении можно руководствоваться достаточно реальными пределами, установленными эмпирически. Так, В.А. Балабан считает, что на подготовительно-заключитель­ное время и время обслуживания рабочего места может при­ходиться по 2-4% фонда рабочего времени [7], если же вели­чина этих затрат значительно больше, следует разобраться в причинах такого положения.

Этот анализ дает необходимый исходный материал для разработки конкретных мероприятий по улучшению организации и обслуживания рабочих мест, особенно если он выполнен детально по отдельным видам П3 и ОРМ.

Установив предыдущим анализом затраты времени на ос­новную (оперативную) работу, следует детально проанализи­ровать их по характеру деятельности.

Как отмечалось, время основной работы по этому при­знаку делится на творческую, организационно-администра­тивную, формально-логическую и исполнительскую.

Для анализа надо рассчитать показатели, характеризую­щие структуру занятости работников деятельностью, отно­сящейся к названным видам:

Кт = Т/О; Коа = ОА/О; Кфл = ФЛ/О; Ки = И/О.

Здесь Кт, Коа, Кфл и Ки, - коэффициенты, характеризующие удельный вес соответственно творческой, организационно­-административной, формально-логической и исполнитель­ской работы в затратах времени на основную работу;

Т, ОА, ФЛ и И - затраты времени на выполнение соответ­ственно творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской работы (мин);

О - время основной работы.

Рассчитав эти коэффициенты по отдельным исполните­лям или группам должностей (руководителей, инженеров, техников, технических исполнителей), исследователь полу­чает необходимый материал для оценки рациональности раз­деления труда внутри структурных подразделений. При этом учитываются требования и рекомендации по установлению рационального соотношения различных видов умственной деятельности для различных групп работников.

Таким образом, проведение анализа по отдельным эле­ментам затрат времени дополняет качественную характерис­тику использования рабочего времени с позиций оценки ра­циональности его структуры.

Опираясь на рассмотренную систему количественных и качественных показателей использования рабочего време­ни, можно дать оценку состояния различных сторон орга­низации труда в функциональных отделах, подразделени­ях, работников разных профессиональных и должностных групп, а также отдельных исполнителей и, следовательно, определить в каждом конкретном случае приоритетные, направления и комплекс мер по совершенствованию орга­низации труда.

Глава З. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО

ТРУДА.

3.1. Особенности регламентации организации управленческого труда

Понятие регламентации

Совершенствование организации управленческого труда на научной основе требует соответствующих форм и мето­дов.

Отечественный и зарубежный опыт убеждает: необходи­мы не только систематическая и целенаправленная работа по улучшению организации труда, но и отражение ее резуль­татов, принятого рационального варианта в соответствующих нормативных документах. Такие документы носят обязатель­ный или рекомендательный характер.

Как отмечалось, одним из основополагающих принципов организации управленческого труда (НОУТ) является прин­цип регламентации.

Регламентация означает установление и строгое соблюде­ние определенных правил, положений, указаний, инструк­ций, нормативов, параметров и т. п. по каждому элементу организации труда. Регламентация должна быть научно обос­нованной и основываться не на произвольных решениях отдельных лиц, а на объективных закономерностях, присущих организации труда.

Научная организация труда любой категории работников всегда предполагает большую меньшую степень регла­ментации. Это очевидно, поскольку научный подход пред­полагает внесение в организацию труда строгого порядка, не­обходимой последовательности в выполнении работы, чет­ких требований к результатам. Без регламентации это осуще­ствить невозможно.

Как утверждал известный американский специалист в об­ласти управления Г. Эмерсон, "предприятие, лишенное стан­дартных писаных инструкций, неспособно к неуклонному, движению вперед... Пять лет планового и регистрируемого движения вперед дают больше, чем двадцать лет случайных попыток, результаты которых остаются только в памяти сме­няющихся служащих" [1]. Необходимость регламентации от­дельных сторон управленческой деятельности подчеркива­лась и другими зарубежными исследователями, Так, разрабо­танный известным немецким социологом М. Вебером тип административной организации основывается на принципах, предполагающих регламентацию функций, прав и обязанно­стей каждого звена системы управления. В частности, один из его принципов подчеркивает, что деятельность производ­ственно-хозяйственной системы должна регулироваться "по­следовательной системой абстрактных правил" [2]. Разработ­ка систем стандартов, общих правил, по его мнению, вызва­на необходимостью обеспечить единообразие в осуществле­нии функций управления, независимо от лиц, выполняющих их. Четкие правила и инструкции исключают возможные от­клонения при выполнении заданий, вызываемых индивиду­альными различиями. Вместе с тем многие исследователи начала века, занимающиеся проблемами управления, указы­вали на чисто формальную сторону "веберовской организа­ции", на игнорирование неформальных отношений в систе­ме организации.

Идеи регламентации отдельных сторон организации уп­равленческого труда находят применение и в современных западных моделях управления. Так, модель Гарцбурга, раз­работанная в середине 60-х годов и нашедшая широкое применение на немецких предприятиях [3], предполагает жесткую регламентацию сфер деятельности, квалификаци­онного уровня сотрудников, четко очерченных задач и за­даний. Но в то же время модель предусматривает возмож­ность самостоятельных квалифицированных действий со­трудников в рамках поставленных задач, за которые он несет полную ответственность перед своим непосредствен­ным руководителем.

Формы регламентации

Осуществляя регламентацию управленческого труда, нуж­но прежде всего установить форму регламентации, или сте­пень ее "жесткости" применительно к тому или иному эле­менту организации труда.

Можно выделить две формы регламентации: жесткую рег­ламентацию и саморегламентацию, когда работник сам, поль­зуясь разработанными рекомендациями, осуществляет сво­бодный выбор наиболее приемлемого метода, порядка, по­следовательности выполнения работы.

Постановка вопроса о регламентации организации управ­ленческого труда иногда вызывает возражение. При этом вы­двигается такой аргумент: управленческий труд (за исключе­нием труда технических исполнителей) в значительной сте­пени носит творческий характер, а регламентация его исклю­чает индивидуальные творческие начала, инициативу. Но эти опасения сильно преувеличены.

Во-первых, сторонники регламентации не предлагают же­сткой регламентации всех элементов организации труда. Сте­пень жесткости должна быть различна как по отдельным эле­ментам, так и по видам работ. . .

Во-вторых, большинству процессов управления прису­ща цикличность, повторяемость (только на первый взгляд кажется, что ее нет), и, следовательно, есть благоприятные условия для описания таких работ и составления последо­вательности и способа их выполнения. Это обеспечит под­держание организационной дисциплины в работе аппарата управления. И, что очень важно, лучший порядок выпол­нения работы будет не только в памяти работников (а они довольно часто сменяются), но и будет закреплен доку­ментально.

В-третьих, в управленческой деятельности значительный удельный вес занимают формально-логические работы, ко­торые, в отличие от творческих, поддаются регламентации точно так же, как и исполнительские.

И, наконец, регламентация - не догма. Любая инициати­ва по совершенствованию выполнения трудовых процессов может и должна быть рассмотрена, а установленный регла­мент изменен. Нельзя рассматривать регламентацию как рази навсегда установленную. Но нельзя не считаться и с фак­том психологического неприятия регламентации; преодолеть его трудно, как и трудно преодолеть выполнение работы при­вычным методом.

Объекты регламентации

Сформулируем ряд положений и требований, которыми следует руководствоваться при регламентации организации труда.

Объектами жесткой регламентации для всех групп работ­ников (руководителей, специалистов, технических исполни­телей), независимо от характера выполняемых ими работ, яв­ляются:

• содержание труда (перечень выполняемых функций, ра­бот и операций, возлагаемых на отдел, группу или отдельно­го работника) в соответствии с целями и задачами предпри­ятия (организации), рациональным разделением труда и ис­пользованием квалификации работников. Для этого необхо­димо выявить и устранить функции, виды работ и операции, которые не оказывают практического влияния на достиже­ние целей и задач предприятия, и включить те, которые не выполняются, но необходимы;

• содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения возложенных функций, основ­ных видов работ и операций. При этом выявляется и устраня­ется из обращения избыточная информация и выявляется ин­формация, которой не хватает для эффективного труда; осо­бое внимание следует обратить на документирование [4];

• информационные связи отделов, групп, исполнителей (кооперация труда), сроки предоставления информации, до­кументов;

• квалификационные требования к работникам в соответствии с квалификационными характеристиками, приведенными в квалификационном справочнике;

• нормы труда (нормативы численности, нормы управляе­мости, обслуживания, нормы времени);

• организация рабочих мест (их планировка и оснащение);

• санитарно-гигиенические условия труда.

Степень жесткости регламентации организации процес­сов труда целиком определяется характером деятельности ра­ботника. Не могут быть объектами жесткой регламентации работы и операции, носящие творческий характер. Здесь предпочтительна "саморегламентация", или "самоорганиза­ция", обеспечивающая работнику свободу выбора и творчес­кого поиска методов выполнения работ.

Другое дело - формально-логические работы, носящие циклический характер. Здесь возможна жесткая регламента­ция не только элементов, указанных выше, но и последова­тельности или процедур выполнения работ. Методы работ­ник выбирает сам, пользуясь соответствующими рекоменда­циями, методиками.

Организацию трудовых процессов исполнительской рабо­ты (документационные, учетные, счетные работы и опера­ции) также целесообразно жестко регламентировать, устано­вив перечень выполняемых операций, последовательность их выполнения, методы и средства выполнения, норму времени (выработки). Регламентация этих процессов аналогична рег­ламентации трудовых процессов рабочих.

Осуществляя регламентацию, целесообразно пользовать­ся межотраслевыми методическими рекомендациями НИИ труда, а также типовыми решениями: классификаторами функций, работ и операций, типовыми системами информа­ционного обеспечения, типовыми организационными струк­турами, типовыми положениями о структурных подразделе­ниях предприятий, типовыми должностными инструкциями, типовыми проектами рабочих мест, квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и другими нормативными материалами отрасле­вого и межотраслевого характера.

Установленная регламентация отражается в соответству­ющих нормативных документах: содержание труда - в поло­жениях о подразделениях и должностных инструкциях, содержание, объем и формы информации - в типовых систе­мах информации, организация рабочих мест - в эскизах пла­нировки и перечнях оснащения, условия труда - в установ­ленных нормах и параметрах, организация процессов тру­с да - в процедурах их выполнения.

Регламентация элементов организации труда лежит в ос­нове ее проектирования.