Вопрос 7. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа

15 – Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному и физическому лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Допускается центрировать каждую строчку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский начно- исследовательский

институт документирования и

архитектурного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

ул. Садовая, д.5, кв.12

Киреевский р-н, г.Липки

Тульской обл., 301264

О.П.Образцову

При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу адресат следует оформлять по примеру:

УВД ЦАО г.Москвы

Начальнику управления

полковнику милиции

С.М.Тюриной

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

16 – Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа располагают в правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалы, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2012

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2012

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 15.08.2012 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

правления банка

от 01.02.2012 № 82

17 – Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), сроки исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2012

Личная подпись

25.11.2012

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 – Заголовок к тексту

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? чего (кого)?

например:

в письме о сроках поставки продукции акт списания продукции

в приказе об увольнении Иванова И.И. правила техники безопасности

19– Отметка о контроле

Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документа. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20– Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, связный текс состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основание, цели составление документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текс содержит одну заключительную часть (например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявление – просьбу без пояснения; справки, докладные записки - выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационные номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые номеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций (приказах, распоряжениях и т.д.), действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРОШУ»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («ПОСТОНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций (положение, инструкция), а так же содержащих описание, оценку фактов или выводов (акты, справки), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («ОТДЕЛ ОСУЩЕСТВЛЯЕТ ФУНКЦИИ», «В СОСТАВ ОБЪЕДИНЕНИЯ ВХЛДЯТ», «КОМИССИЯ УСТАНОВИЛА»)

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («ПРОСИМ НАПРАВИТЬ»);

- от первого лица единственного числа («ПРОШУ ВЫДЕЛИТЬ»);

- от третьего лица единственного числа («МИНИСТЕРСТВО НЕ ВОЗРАЖАЕТ»).

21– Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ , также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 04.06.2009 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (ПОСТАНОВЛЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИИ, ПОЛОЖЕНИЯ, РЕШЕНИЯ), на первом его листе в правом верхнем углу, пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу ректора СФУ

от 15.06.2011 №319

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

К приказу ректора СФУ

От 15.06.2011 №319

22– Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров

или на бланке

Исполнительный директор Личная подпись Н.Ф.Федоров

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности, например:

Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов

Главный бухгалтер Личная подпись И.П.Петров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Ректор СФУ Ректор УФУ

Личная Личная

подпись Е.А.Ваганов подпись И.В.Иванов

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Е.Н.Коруна

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьев

Личная подпись С.П.Матвеев

Личная подпись В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23– Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Сибирского федерального университета

Личная подпись Е.А.Ваганов

23.04.2011

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

Медицинских наук

От 30.10.2012 № 451-805

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами на отдельном листе.

24– Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего согласования в пределах конкретной организации.

Согласование документа оформляется визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.орлов

05.01.2011

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.орлов

05.01.2011

Замечание излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправленного документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

25– Оттиск печати

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

26– Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Секретарь-референт Личная подпись М.В.Колосков

07.06.2011

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

27– Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Петров

8(391)206-37-12