1.2.2. Требования к данным и информации

Весь комплекс информационно-аналитического обеспечения биз­неса призван реализовать информационную поддержку решения стоящих перед руководством предприятия в целом и его отдельными структурными подразделениями задач. Качество информации приме­нительно к деятельности предприятия определяется тем, насколько рациональны и обоснованы управленческие решения, принятые ру­ководством предприятия на ее основе. Качественная информация должна обеспечивать возможность адекватной оценки ситуации и выработки эффективных оперативных и стратегических решений. Обычно считают, что информация качественная, если она достовер­на, точна, актуальна, доступна по запросу и представлена в удобной для понимания и использования форме (рис. 1.4).

Рассмотрим спецификации и особенности выделенных выше тре­бований к информации.

Достоверность. Используемая для управления предприятием и принятия управленческих решений информация должна быть макси­мально достоверной. Недостоверная информация приводит к иска­жению информационной модели предприятия, а решения, базирую­щиеся на искаженной информационной модели, приводят к непра­вильным действиям и прямым убыткам.

Точность и достоверность очень близкие характеристики, но не синонимы. Например, для того чтобы отгрузить товар клиенту, не­достаточно достоверно знать, что поступила оплата от клиента, нужно точно знать, какая именно сумма поступила. Точно так же недос­таточно просто достоверно знать, что за определенные нарушения могут последовать штрафные санкции, а необходимо точно знать, при каких именно нарушениях и какие санкции могут наступить.

Актуальность. Информация должна содержать сведения, кото­рые действительны в момент ее использования. Что толку получить исчерпывающую информацию, когда "поезд ушел"?

Доступность по запросу. Это одно из важнейших свойств каче­ственной информации. Поскольку информация представляет собой обобщенные и обработанные данные, очевидно, что на обработку тратится какое-то время. Если время ожидания подготовки информа­ции слишком велико, она может утратить свою актуальность.

Удобная форма представления. Информация, поступающая ли­цам, принимающим решения, должна максимально содействовать этому процессу. Недостаточно обработанная, плохо структурирован­ная или представленная в неудобном для восприятия виде информа­ция может не только существенно замедлить процесс принятия ре­шений, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.

Информация, удовлетворяющая этим требованиям, может счи­таться качественной. Но для того чтобы построить систему получе­ния и использования качественной информации в деятельности предприятия, подчас требуется не меньше усилий и затрат, чем для построения основного производства. Информация - редкое благо, у I

которого имеются свои издержки производства. Невыгодно отклады­вать действие, собирая (и покупая) информацию до бесконечности. Рациональный покупатель будет приобретать информацию лишь до тех пор, пока ожидаемый предельный проигрыш от ее неполноты будет больше, чем ожидаемые предельные затраты на приобретение информации.

Лица, принимающие решения, собирают дополнительную ин­формацию лишь до тех пор, пока ожидаемые предельные выгоды не повысят предполагаемых предельных затрат на получение информа­ции. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте вследствие закономерности концентра­ции и рассеяния информации, согласно которой основная часть ин­формации (около одной ее трети по интересующему вопросу) кон­центрируется в сравнительно небольшом числе источников, остальная же информация рассеяна по значительно большему числу источни­ков. Поэтому при поиске и сборе "рассеянной" информации проявля­ется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее полноты: стоимость сбора информации резко повыша­ется по мере увеличения ее полноты. Проблема стоимости информа­ции — не единственный фактор, влияющий на то, как собирать и ис­пользовать информацию. Попытки собрать исчерпывающий объем информации могут привести к критической потере времени, когда важные решения будут приняты конкурентами раньше, базируясь не на основе точной и всесторонней информации, а на основе деловой интуиции.

Вообще, руководитель практически никогда не владеет 100 %-ной информацией, нужной для принятия всесторонне обоснованного ре­шения. Для того чтобы облегчить процесс принятия решений в усло­виях неопределенности, существуют различные программные про­дукты, позволяющие моделировать принимаемые решения и оцени­вать их последствия.