8.3.3. Документирование информации при обследовании

Вследствие значительной сложности обследуемых систем управ­ления, которые относятся к классу систем организационного типа, и больших потоков информации, циркулирующих в системах в процес­се ее функционирования, необходимо обеспечить удобство представ­ления и обработки собранной в процессе обследования информации. Для решения этой задачи применяются два подхода.

1. Использование унифицированных форм представления резуль­татов обследования. Подобный подход позволяет:

• упростить согласование и процедуру передачи результатов работы одних специалистов другим;

• обеспечить взаимозаменяемость специалистов в процессе ра­боты по обследованию предприятия;

• формировать однотипное представление информации и ввод корректировок;

V • сократить время на контроль качества выполнения каждого этапа обследования.

2. Представление результатов обследования в графической фор­ме, обеспечивающее следующие возможности:

• с меньшими временными затратами выяснить специфику про­цессов, происходящих в системе;

• быстрее, полнее и точнее определить характер связей между объектами, функциональными группами; отобразить последователь­ность действий должностных лиц;

• выявить однородные структуры на разных объектах и при решении различных функциональных задач;

• осуществить машинную обработку результатов обследования. Полнота информации об объектах и системе управления и сте­пень ее детализации в значительной мере обеспечиваются выполне­нием рекомендаций по представлению результатов обследования на всех его этапах. Рекомендации разрабатываются в виде методических указаний, формулируемых для каждого этапа. Группа обследования пользуется в процессе своей работы следующими рекомендациями.

1. Структурная схема системы управления содержит все объекты, подлежащие обследованию, направления прямого функционального и оперативного подчинения, направления информационного обмена. На схеме изображаются, кроме того, все взаимодействующие объек-

ты управления, с которыми ведется обмен информацией. Структур­ная схема объекта управления представляется с детализацией до функциональных групп. На схеме указываются все устойчивые ин­формационные связи между функциональными группами, количест­во должностных лиц в группе на период повседневной деятельности и нештатных ситуаций. Кроме того, форма представления информа­ции может отражать связи между структурными подразделениями без указания должностей и количества сотрудников (рис. 8.6).

Полнота представления информации обеспечивается тем, что ко­личество структурных схем типовых объектов должно соответство­вать количеству объектов, обозначенных на структурной схеме сис­темы управления предприятием, т.е. структура и связи определяются для каждого элемента обобщающей схемы.

2. Для разработки и изображения оперативного и функциональ­ного алгоритмов управления используется аппарат теории графов. Процесс управления при решении конкретной задачи в системе фор­мируется по объектам и системам управления в виде графа выпол-

няемых мероприятий (операций). Начало каждого мероприятия на любом объекте инициируется поступлением документа, указания или другого сообщения, требующего определенных действий. Завершение мероприятия характеризуется также выдачей документа или информа­ции на другой объект. Дуги между узлами графа показывают направ­ления движения документов (информации). В таком варианте форма представления информации схожа с маршрутно-технологической картой. Недостатком подобного способа является недостаточная на­глядность отображения параллельных процессов.

Более наглядным является метод представления информации при обследовании процесса решения управленческой задачи в таблич­но-матричной форме (рис. 8.7).

Аналогичным образом представляется функциональный алгоритм управления. При этом учитывается состав функциональных групп, принимающих участие в решении задач. Функциональные группы не обязательно должны быть постоянными. Они могут формироваться лишь на время выполнения работ по решению конкретной управлен­ческой задачи. Вполне понятно, что такой учет целесообразен только

для повторяющихся задач. Форма представления результатов обсле­дования для этого случая приведена на рис. 8.8.

Кроме схем оперативного и функционального алгоритмов пред­ставляются соответствующие таблицы, поясняющие и характери­зующие работы на объектах. В качестве примера на рис. 8.9 приведен вид таблицы показателей выполнения частных задач.

3. Описание состава информации и ее характеристик приводится в виде таблиц (рис. 8.10) с приложением к ним образцов конкретных документов. Это в совокупности с оперативным и функциональным алгоритмами составит информационный алгоритм управления. Этот алгоритм должен дать наиболее полное представление о составе ин­формации, используемой при управлении, об операциях по ее преоб­разованию, способах и методах проведения расчетов.

Правильное оформление характеристик информации необходимо для полноценного анализа всех факторов, которые принимаются во внимание при решении задач персоналом предприятия, а также для проведения мероприятий по защите информации от несанкциониро­ванного доступа.

Весьма важное значение для правильной организации докумен­тооборота в последующей деятельности предприятия имеет точность представления информации о взаимосвязи выполняемых персоналом работ и формируемых при этом документов. Эти сведения приводят­ся в виде сводной таблицы (рис. 8.11).

Учитывая, что документы, формируемые при решении задач пер­соналом предприятия, создаются в автоматизированном режиме ра­боты, при обследовании необходимо проводить компонентный ана­лиз информации. Это обеспечит В последующем сокращение времени на разработку информационно^логической модели формирования документов, технологическая сХема автоматизированного ведения которой приведена на рис. 8.12.

Предлагаемая схема обработки результатов обследования при ав­томатизации предприятия может рассматриваться как типовая, хотя существуют и другие, в том числе автоматизированные методики.

Предложенная методика обеспечивает необходимый уровень формализации собранной информации, что, в свою очередь, служит предпосылкой перехода к промышленной технологии проектирова­ния сложных систем, примером которых являются автоматизирован-

ные системы управления. Полное, всесторонне и качественно прове­денное обследование позволит существенно сократить затраты, не­обходимые для осуществления комплекса мероприятий на этапе про­ектирования автоматизированных систем управления.