8.3.2. Характеристика получаемой информации

Следует отметить основные требования, которым должна соот­ветствовать информация, получаемая в результате обследования:

• полнота информации, определяемая потребностями разработки проектируемой автоматизированной системы;

• непротиворечивость, связанность информации о деятельности органов управления подсистемами различных уровней иерархии;

• достоверность информации.

Эти требования могут быть практически выполнены после анали­за и уточнения собранной информации, что достигается на этапе III обследования.

На основе информации, выявленной в ходе обследования, могут быть выполнены следующие работы:

• выявление узких мест существующей системы управления;

• определение наиболее трудоемких процессов, подлежащих ав­томатизации;

• обоснование технических требований к средствам автоматиза­ции и средствам системы обмена данными;

• обоснование состава и архитектуры средств автоматизации для объектов различных уровней;

• оценка функциональной эффективности системы на базе отра­ботанных моделей и технико-экономическая оценка вариантов ее построения.

Процесс сбора информации о системе является одним из наибо­лее важных в ходе обследования, так как на его результатах основы­ваются практически все последующие решения по автоматизации деятельности предприятия. Основным требованием к процессу сбора информации следует считать определение необходимого (для прове­дения последующих исследований и проектных мероприятий) соста­ва достоверной информации. Она должна представляться в виде, удобном для дальнейшего ее использования. Состав информации должен в полной мере обеспечить разработчиков проекта необходи­мыми данными.

Обследование объектов и органов управления заключается в вы­явлении информации, в полной мере характеризующей следующие элементы:

• орган управления, на котором выполняется конкретная управ­ленческая функция;

• формы деятельности, в рамках которой выполняется опреде­ленная задача управления; ■<*■

• совокупность мероприятий, характеризующих выполнение Данной задачи;

• функциональные группы (должностные лица), участвующие в выполнении конкретной функции, и их характеристики (количество, должность, необходимое образование, затраты времени, взаимодей­ствие и т.д.);

• наличие и содержание формальных методов решения задач, связанных с выполнением данной функции;

• применяемые технические средства;,

• инструкции, руководства и положения, регламентирующие ход выполнения функций управления должностными лицами.

При выполнении различных функций управления должностные лица на основе анализа получаемой и обрабатываемой информации формируют управляющие воздействия: решения, планы, приказы, указания, директивы, заявки. При изучении этого процесса необхо­димо обследовать материальные и информационные потоки, цирку­лирующие в системе управления.

В результате обследования материальных потоков получается информация, которая определяет:

• характер и особенности структуры объектов, т.е. подразделе­ний, функциональных групп и должностных лиц, которые занимают главенствующее положение в ходе управления. На основании этих данных можно ориентироваться в определении очередности автома-

тизации подсистем (структурных подразделений), органов управле­ния, функций управления;

• объемы и состав информации, выдаваемой и получаемой долж­ностными лицами в процессе выполнения ими своих функций;

• направления циркуляции информации. Эта информация явля­ется определяющей при решении функциональных задач для струк­турных подразделений, функциональных групп и должностных лиц. К таким задачам относятся: сокращение времени принятия решения, оптимизация запасов, минимизация затрат, сбор информации, запол­нение форм документов, печать и размножение документов, своевре­менная передача сообщений и т.д.;

• загрузку должностных лиц при выполнении функций управления. Обследование информационных потоков обеспечивает получение

информации, которая охватывает:

• комплекс понятий и терминов, употребляемых в процессе управления и планирования. Знание этого комплекса необходимо для последующей разработки на его основе единого словаря;

• совокупность внешних и внутренних документов (их структу­ра, содержание и форматы), что необходимо для формирования схе­мы документооборота;

• состав процедур обработки данных (в органах управления и на рабочих местах), которые позволяют на этой основе определить структуру функций конкретных автоматизированных рабочих мест для персонала предприятия;

• формы отображения используемой информации;

• критерии полноты выполнения управленческих процедур и решаемых задач;

• информационные связи органов управления и их структурных подразделений;

• количественные характеристики потоков информации: объемы поступающей, обрабатываемой, хранимой, передаваемой информа­ции, изменение этих характеристик во времени, единицы измерения, грифы конфиденциальности информации.

Таким образом, состав информации, который необходимо со­брать в ходе обследования объектов, формируется на основе функ-ционально-задачного подхода к описанию объектов и процессов управления, в результате которого формируется схема решения задач управления должностными лицами.