8.2. Организация процесса внедрения систем

Последовательное выполнение работ, относящихся к различным этапам (рис. 8.1) реализации проекта, обеспечивает возможность контроля качества в каждый момент внедрения. Безусловно, точкой отсчета является принятие решения о необходимости перевода орга­низации на работу с конкретной системой. Теперь руководители не задают себе вопрос: "Стоит или не стоит внедрять автоматизирован­ную систему управления?" Вопрос теперь звучит иначе: "Какую именно систему внедрять?"

К сожалению, на этот вопрос нельзя дать однозначный ответ. Можно оценивать автоматизированную систему управления с не­скольких сторон (рис. 8.2):

• Насколько полно система соответствует стандартному набору функций?

• Как она впишется в существующую инфраструктуру предпри­ятия?

• Каким образом можно будет решать на ее основе различные прикладные задачи?

Выбор системы управления - это не просто автоматизация под­разделений организации. Это принятие стратегического решения.

Как бы ни была хороша система управления в плане ее функцио­нальных возможностей, она должна вписываться в сложившуюся инфраструктуру и ориентироваться на выработанную стратегию раз­вития бизнеса. Система управления не может висеть в воздухе: она Должна стать составной частью информационной системы предпри-

ятия. Если не учитывать конкретные условия, то сделанный выбор может повлечь за собой замену всех компьютеров и программного обеспечения. Даже приобретая домашний компьютер, мы задумыва­емся о том, куда его поставить, как решить вопрос о его подключе­нии и кто будет решать возникающие технические проблемы. При­нимая решение о внедрении системы автоматизации, нужно четко представлять себе, что это весьма сложный механизм. Поэтому сле­дует обратить внимание на следующие аспекты:

• простота в установке и конфигурировании;

• наличие в организации специалистов требуемой квалификации для обеспечения функций администрирования системы и потреб­ность в дополнительном обучении;

• способы интеграции нового продукта с базовыми сервисами операционной системы - по защите, спискам пользователей и т.д.;

• возможность интеграции с другими технологиями обработки документов, так как на практике не всегда все функции реализованы в одном продукте;

• возможность развития системы и наличие соответствующего инструментария для ее модификации у компании-поставщика.

При выборе системы, помимо рассмотренных ранее бизнес-требований, целесообразно принимать во внимание также следую­щие факторы:

• возможность интеграции с программными (в основном систем­ными) продуктами, обеспечивающими работу организации;

• возможность снижения дополнительных затрат на клиентские лицензии;

• перспективы развития платформенных решений систем;

• возможность поддержки протоколов PKI и Х.509, необходимых для полной поддержки электронной цифровой подписи;

• наличие в организации специалистов необходимой квалифика­ции для поддержания работы системы;

• соответствие нормам отечественного делопроизводства;

• требования к защищенности данных;

• возможность настройки на существующую и перспективную организационную структуру предприятия;

• ведение корпоративных справочников и номенклатуры дел;

• возможность интеграции с внешними приложениями.

После принятия решения о необходимости внедрения системы и ее выбора осуществляются планирование работ и определение организа-

ционных задач. Затем проводится обследование объекта, и параллель- • но с этим процессом возможно обучение администраторов, которые должны будут впоследствии "вести" систему. В целях полного удовле­творения запросов организации в процессе проектирования проводятся доработка системы и разработка специальных модулей, предназначен­ных для решения специализированных и нештатных задач.

Далее осуществляется установка и настройка системы, которая может проводиться последовательно по структурным подразделениям организации с последующим обучением пользователей порядку рабо­ты с новой системой. Поддержка и сопровождение новой системы, как правило, осуществляются специально обученными администраторами во взаимодействии с представителями компании-разработчика.

Исходным этапом является решение организационных вопросов, обеспечивающих возможность планирования основных действий по реализации проекта (рис. 8.3).

Любой внедренческий процесс должен инициироваться соответ­ствующим распоряжением руководства организации. Открытие работ оформляется документально. Разрабатываются регламенты проведе-

ния работ, определяющие порядок проведения и временные рамки процесса. Обязательно проводятся мероприятия, которые в принципе позволяют обеспечить возможность миграции на любую систему:

• уточняются процессы документационного обеспечения управ­ления и маршруты движения документов;

• формируются и утверждаются корпоративные каталоги, спра­вочники и классификаторы;

• определяются подразделения и должностные лица, поэтапно вовлекаемые в электронный документооборот.

Создается и документально оформляется команда выполнения проекта. Поскольку внедрение нового всегда вызывает дополнитель­ные трудозатраты, обязательно определяются подразделения и долж­ностные лица, привлекаемые к административному и техническому обеспечению работ по проекту.