Цели и задачи классификации и кодирования элементов

Классификация представляет собой результат упорядоченного разделения объектов заданного множества. Признаком классификации является свойство или характеристика объекта классификации, позволяющее установить сходство или различие объектов при классифицировании.

Классификационная группировка – множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам.

Система классификации должна отвечать следующим требованиям:

• иметь достаточную емкость и обладать необходимой полнотой;

• обеспечивать достаточное и экономически оправданное число уровней классификации;

• обеспечивать решение комплекса задач информационной системы;

• обладать определенной гибкостью для включения новых классификационных группировок и объектов без нарушения принятой структуры;

• согласовываться с алгоритмами информационной системы;

• обеспечивать простоту и автоматизацию ведения классификаторов.

Виды классификаций:

• иерархическая;

• фасетная;

• комбинированная.

В иерархической классификационной системе между классификационными группировками устанавливается отношение подчиненности. Исходное множество объектов делится по выбранному признаку-основанию. Количество уровней соответствует глубине классификации. При фасетной классификации заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации. В зависимости от сфер применения классификаторы делятся на общегосударственные, отраслевые, локальные.

Требования, предъявляемые к кодам технико-экономической идентификации

При проектировании кодов технико-экономической идентификации необходимо выполнять следующие требования:

• коды должны однозначно идентифицировать каждый объект;

• они должны обеспечивать удобство и эффективность автоматической обработки информации;

• коды должны быть едины для всех подразделений, стабильны для каждой номенклатуры;

• должны обеспечивать резерв кодовых обозначений;

• в кодах должны быть учтены особенности уже принятых систем кодирования;

• система кодирования должна быть ориентирована на автоматическую обработку кодов и автоматическое ведение классификатора.

Выделяют следующие этапы при проектировании классификаторов кодов:

• определение перечня всех, подлежащих кодированию номенклатур;

• установление перечня позиций по каждой номенклатуре;

• выбор системы классификации для каждой номенклатуры и систематизация ее позиций;

• выбор системы кодирования и присвоения кодовых обозначений каждой позиции номенклатуры;

• оформление кодов и классификаторов в виде справочников;

• разработка системы изменения и дополнения, санкционированного доступа;

• разработка инструктивных и методических материалов для пользователей системы.

Требования, предъявляемые к проектированию форм первичных документов

При проектировании форм первичных документов должны выполняться следующие требования:

• формы первичных документов должны в полной мере учитывать особенности предприятия;

• число документов должно быть оптимально для данного вида деятельности;

• каждая форма должна иметь взаимосвязь с другими документами;

• документы не должны дублироваться в различных подразделениях;

• первичные документы должны быть приспособлены для ручного использования и машинной обработки;

• размеры, расположение и последовательность граф и строк должны обеспечить при обработке наименьшую трудоемкость;

• последовательность расположения реквизитов документов должна соответствовать последующему переносу на машинные носители;

• все показатели и реквизиты, переносимые на машинные носители должны быть сконцентрированы в специально выделяемых областях документов;

• постоянные показатели должны автоматически заполняться при подготовке форм документов.

В системе документации выделяются первичные и вторичные документы. Первичные документы представляют собой заполненные необходимыми данными и подписанные должностными лицами бланки, имеющие юридическую силу. Первичные документы делятся на базовые и оперативные документы.

Базовые документы содержат постоянные справочные и нормативно-расценочные данные. Они составляют нормативно-справочную информацию. Выделяют три основных формы расположения реквизитов: зональная, табличная и комбинированная.

Унифицированные системы документации – это совокупность взаимосвязанных документов, построенных по единой модели и содержащих информацию, необходимую для принятия решения соответствующими органами управления. Унифицированная система документации решает следующие основные задачи:

• систематизация форм документов;

• взаимосвязь, содержащихся в документах технико-экономических показателей;

• регламентация состава, видов и разновидностей документов;

• рациональное сокращение числа форм документов и содержащихся в них показателей за счет исключения избыточной информации и расчетных показателей.

Выбор тех или иных форм документов зависит от состава реквизитов, необходимых для решения тех или иных производственных задач, а так же от требований, предъявляемых от тех или иных технических средств обработки информации. Несмотря на разнообразие унифицированных форм документов, при создании конкретной информационной системы, могут разрабатываться собственные формы внутренней документации, удовлетворяющие определенные запросы пользователя.