2.2.4.5. Методика складання плану роботи командира підрозділу

на робочий день за методом «Альпи»

Перш ніж приступити до практичних рекомендацій зі складання командиром плану на один день, дамо цінну пораду консультанта у сфері менеджменту Чарльз Лі власникові найбільшої сталеливарної компанії Чарльзу Швабові. Останній, поставив перед Ч. Лі складне завдання: «Покажіть мені, як я можу збільшити продуктивність своєї праці, а я заплачу вам будь-яку суму в межах розумного». Лі поклав перед ним аркуш папера. «Щовечора записуйте всі справи, які ви збираєтеся виконати завтра, – сказав він, – і пронумеруйте їх за ступенем важливості. Почніть наступний ранок з виконання справи під номером один і продовжуйте її виконувати доти, поки не закінчите. Потім починайте справу номер два, потім номер три, потім номер чотири і т.д. Не турбуйтеся, ви не встигнете виконати їх усі. Якщо ви не зможете виконати ваші справи згідно із цією системою, ви не зможете їх виконати ні в який іншій. Використовуйте цю систему щодня».

Незабаром після цього Шваб відправив Лі чек на 25 тисяч доларів. Пізніше він сказав, що це був самий найкорисніший урок, який він одержав за всю свою кар’єру бізнесмена [11, с. 266].

На думку Л. Зайверта, хто регулярно протягом 10 хв. підготовляє свій робочий день, той може щодня заощадити 2 години, а також вірніше й краще впорається з важливими справами (18, с. 67). Дане висловлення є важливим правилом для будь-якого командира. Скористаємося й ми цією цінною порадою Зайверта при складанні плану роботи на один день.

Існує багато методів планування робочого часу. Одним з ефективних методів виступає метод АВС із використанням закону Парето. Іноді його називають метод «Альпи» [16, c. 82].

Складання плану роботи на один день за методом «Альпи» проводиться в наступній послідовності:

1) складання переліку завдань (робіт);

2) оцінка тривалості робіт (завдань);

3) резервування часу (у співвідношенні 60 : 40);

4) прийняття рішень щодо пріоритетів і передоручення (делегування);

5) контроль (облік робіт (завдань), невиконаних впродовж дня).

1. Складання переліку завдань (робіт). Складання переліку завдань (робіт) виконується у вигляді таблиці 2.2.

Таблиця. 2.2

План дня

Завдання (роботи) плану дня	№ завдання (роботи)	Час на виконання завдання (годин)
РК – робота в комісії В – приймання з особистих питань ПВ – поїздка в міськвиконком ПД – підготовка документів безпосередньому начальникові ДК – доповідь про виконання завдання ВД – вивчення наказів Т – телефонна розмова із сусідом ПР – підготовка проекту рішення	1 2 3 4 5 6 7 8	2,0 1,0 1,0 1,5 0,5 1,0 0,5 1,5
Разом		9,0

Під відповідними рубриками формуляра “План на день” записується все те, що повинен або прагне зробити командир протягом наступного дня:

завдання зі списку завдань (робіт) з тижневого (місячного) плану;

невиконані напередодні завдання, а також такі, що додалися (роботи);

періодично виникаючі роботи (завдання).

При цьому у формулі “План на день” рекомендується використовувати скорочення, відповідні до виду діяльності:

В – прийом зовнішніх відвідувачів з особистих питань;

Д – делеговані справи підлеглим;

К – контроль над процесом виконання завдань;

П – завдання перебуває в процесі виконання;

ПВ – поїздки, відрядження;

ПД – підготовка документів, ділові листи;

Т – телефонні розмови;

ВД – вивчення документів (звітів, циркулярів і т.д.);

РК – робота в комісії;

ДК – доповідь вищому командуванню;

ПР – підготовка проекту рішення.

Розроблений робочий план дня повинен бути реалістичним, тобто обмежений тими справами (роботами), які командир реально може виконати.

2. Оцінка тривалості завдань (робіт). У табл. 2.22. напроти кожного завдання проставляється приблизний час, необхідний для його виконання, підсумовуються тимчасові проміжки, і визначається орієнтовно загальний час.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60 : 40). Для нашого прикладу (див. табл. 2.22.) усього командиру необхідно виконати завтра 8 завдань і витратити, при 8 год. робочому дні 9 годин. Відповідно до цього принципу планом має бути охоплено не більш 60 % робочого часу командира й приблизно 40 % часу слід залишити в якості резервного часу для несподіваних справ.

Визначимо час, який командир повинен включити до плану роботи на завтра (8 год. х 0,6 = 4,8 год.). Він повинен бути не більше 5 годин.

Таким чином, при 8-год. робочому дні запланований час повинен становити приблизно 5 год. Якщо виконання всього списку завдань вимагає більш 60 % робочого часу, то слід довести список до зазначених параметрів, установлюючи пріоритети, передоручаючи справи й скорочуючи відпущений на них час. Залишок не передоручених справ слід перенести на наступний день, викреслити або завершити за рахунок понаднормової роботи.

4. Прийняття рішень щодо пріоритетів і передоручення (делегування). Метою даного етапу є скорочення часу, відведеного для виконання завдань, до 5-6 год. Необхідно ужити наступних заходів:

а) виявити важливі й другорядні завдання (роботи) за методом Парето ( 20:80) – див п. 2.2.4.4.

б) установити однозначні пріоритети для істотних робіт (завдань) за допомогою методу АВС і уточнити відповідно до цього завдання (роботи) дня. За методом АВС (див. п. 2.2.4.4).

Завдання розбиваються на 3 категорії;

– завдання категорії А (15 %) – виконуються командиром;

– завдання категорії В (20 %) – можуть виконуються командиром або підлягають делегуванню (передорученню) підлеглим;

– завдання категорії С (65 %) – повинні бути делеговані (передоручені) підлеглим.

Для нашого прикладу (див табл. 2.22.) усього командирові необхідно завтра виконати 8 завдань і затратити на їх виконання 9 годин. Ми вже встановили, що до плану на завтра командир може включити завдання, які вимагають 5 год. У цьому випадку командир повинен скористатися методами Парето й АВС. Йому необхідно всі 8 завдань (робіт) розбити спочатку за методом Парето на 2 групи (важливі (20 %) – 8 х 0,2 = 1,6 завдання й другорядні (80 %) – 8 х 0,8 = 6,4 завдання). Потім за методом АВС він розбиває 8 завдань на три групи (завдання А (15 %) – 8х0,15=1,2; не підлягають делегуванню; завдання В (20 %) – 8 х 0,2 = 1,6 – можуть бути доручені іншим; завдання С (65 %) – 8 х 0,65 = 5,2 повинні бути передоручені (делеговані).

З аналізу розрахунків за методами Парето й АВС і знання обстановки в підрозділі після розгляду кожного завдання (роботи) з позицій можливості її передоручення (делегування) командир приймає наступне рішення по включенню в остаточний план роботи:

– два завдання категорії А (робота в комісії і прийом з особистих питань, тому що ці завдання він не може делегувати (передоручити);

– два завдання категорії В (поїздка в міськвиконком і вивчення наказів);

– чотири завдання категорії С (доповідь про виконання завдання, написання листа безпосередньому начальникові, підготовка рішення, телефонна розмова із сусідом) можуть бути делеговані підлеглим.

Остаточний варіант плану дня в нашому прикладі наведено в таблиці 2.3.

Таблиця 2.3