2.1.8.2. Процес контролю

Процес контролю включає три етапи (рис.2.17):

1) установлення стандартів або цілей;

2) порівняння результатів зі стандартами або цілями;

3) дії (вживання коригувальних заходів).

Установлення стандартів здійснюється при плануванні. Як правило, стандарти встановлюються відповідно до цілей, часто виступаючи їх кількісним вираженням. Очевидно, що для встановлення стандартів обираються тільки ті цілі, які можуть бути оцінені за конкретними показниками або критеріям. Стандарти майже завжди існують у певному проміжку часу. Наприклад, якщо мова йде про успішне виконання завдання, то це строки його виконання або ймовірність його виконання. Залежно від характеру виконуваного завдання критерії його оцінки, тобто показники результативності, можуть дуже відрізнятися. Показниками, що найбільше часто зустрічаються, є: вартість, процентна оцінка виконання завдання, рівень ефективності виконання завдання (імовірність його виконання або математичне очікування відверненого збитку). Разом із тим існує й система приватних показників, наприклад, кількість витрачених ракет на знищення одного літака супротивника.

Порівняння результатів зі стандартами. На другому етапі командир установлює масштаби відхилень показників (стандартів), вимірює результати, порівнює їх з реально досягнутими, інформує підлеглих про результати діяльність військової організації й намічає план подальших дій.

Звідси випливає важливість другого етапу – він дає передумови для подальших дій командира. Однак не означає, що при будь-якому зіставленні очікуваного результату й реального, командир вдається до яких-небудь активних дій. Якби в суспільстві за кожну незначну провину громадянина відправляли за ґрати, то хто може поручитися, що із часом усі його члени не виявилися б у в’язниці? Крім того, сам процес виміру будь-якого показника завжди має певну погрішність. Тому перед прийняттям рішення командир повинен визначити масштаб відхилень від стандарту. Це такі граничні відхилення, які не несуть загрозу зриву виконання завдання. Помилки при встановленні масштабу можуть привести до загрози зриву виконання завдання, якщо взятий занадто великий масштаб відхилення. З іншого боку, при малих масштабах контроль стає економічно невигідним. Між тим у низці випадків командир ігнорує великі відхилення одних показників і реагує на дрібні відхилення інших. Так, для залізної дороги ушкодження кузова вагона величезної вартості менш важливе, ніж вихід з ладу дрібної деталі в підшипнику колісної пари, що приводить до катастрофи. Тому стан колісної пари контролюється часто (майже на всіх станціях). Проте не всі показники можна оцінити кількісно. Як виміряти внесок військового вченого. Чи можливо взагалі оцінити в кількісному вираженні продукт творчої діяльності або моральний стан військовослужбовців, ступінь довіри до командирів та інші подібні чинники?

У цих випадках найчастіше для вироблення показника результативності використовуються непрямі оцінки, наприклад, ефективність наукових праць, кількість публікацій, винаходів тощо. До встановлення таких показників необхідно підходити дуже зважене й обережно, помилка у виборі може звести нанівець всю роботу. Якщо, наприклад, при оцінці праці військового вченого як показник результативності взяти обсяг друкованої продукції, то можна бути впевненим, через якийсь час командування буде завалене непотрібними для практики працями. Досвідчені керівники у зв’язку із цим рекомендують при встановленні показників результативності виконання завдання частіше ставити питанням: " Чи сприяє виконана робота досягненню цілей військової організації?"

Дії (вживання коригувальних заходів). Набір можливих дій за результатами контролю не дуже широкий. Існує лише три варіанти поведінки командирів: нічого не вживати, усунути відхилення, переглянути стандарт або ціль.

Реакція "нічого не вживати". Дана реакція аж ніяк не свідчить, що командир – ледар. Навпаки, він досвідчений командир, який не смикає підлеглих у тих випадках, якщо виявлені відхилення не створюють загрози зриву поставлених цілей. Відсутність дій командирів зовсім не означає припинення контролю; як і раніше триває процес виміру результатів і порівняння їх зі стандартами.

Усунення відхилень. Така реакція командирів необхідна у випадку, коли виявлені відхилення створюють загрозу досягненню мети, перевищують установлений масштаб. Завдання цієї дії – зрозуміти причину відхилення й повернути виконання завдання в заплановане русло. На це слід звернути особливу увагу, тому що часто справжня причина відхилень маскується іншими, суто зовнішніми.

Перегляд стандартів або цілей. Не всі відхилення вимагають дій з їх усунення. Головне – не вподібнитися мусі, що б’ється цілий день у шибку з надією вилетіти на вулицю. Іноді стандарт може виявитися завищеним, адже він був установлений до початку роботи, зрештою, він, як усякий плановий показник, може коректуватися. Стандарти коректуються убік підвищення або зниження.

Докладно загальні функції управління викладені в роботі [33, с. 205 – 298].