2.1.8. Контроль як функція управління військовою організацією
Контроль – діяльність командирів по виміру й оцінці результату діяльності військової організації. Контроль необхідний для підбиття підсумків дій військової організації, виявлення й попередження кризових ситуацій. Найважливішою особливістю контролю є його всеосяжний характер, тому що він забезпечує ефективне здійснення всіх функцій управління.
2.1.8.1. Сутність і зміст контролю
Виконання завдань військовою організацією не завжди йде так, як було заплановано для досягнення поставлених цілей. Для того, щоб досягти поставленої мети, необхідно періодично зіставляти проміжні результати діяльності з бажаними (запланованими), тобто здійснювати контроль. Для ефективного виконання завдання необхідно здійснювати безперервний контроль, щоб виявити відхилення від норми можливо на більш ранньому етапі, коли корегування не занадто складне й можна швидко й без особливих витрат виправити помилку. Інше призначення контролю зводиться до ролі зворотного зв’язку, що корегує наші плани й дії у зв’язку зі змінами, що мають місце.
Контроль – постійний процес, що забезпечує досягнення організацією прийнятих цілей шляхом своєчасного виявлення виникаючих у ході діяльності військової організації проблем (відхилень від планових завдань, нормативів, стандартів) і змін зовнішнього середовища.
Контроль – комплексна функція, що включає до себе облік, оцінку й аналіз військової організації.
Завдання контролю:
1) збір і систематизація інформації про фактичний стан діяльності військової організації і її результати (облік);
2) оцінка стану й значущості отриманих результатів діяльності військової організації, виявлення відхилень від запланованих завдань (оцінка);
3) аналіз причин відхилень і дестабілізуючих чинників, що впливають на результати діяльності військової організації (аналіз);
4) прогнозування наслідків ситуації, що склалася, й обґрунтування необхідності прийняття коригувальних впливів.
Як видно з вищевикладеного, контроль слід розуміти як вид управлінської діяльності, завдяки якій можна втримувати організацію на потрібному (вірному) шляхи.
"Контроль" виступає як функція зворотного зв’язку в процесі управління: інформаційні потоки в ньому спрямовані від військової організації до командира. Контроль завершує управлінський цикл.
Види контролю. За часом здійснення контроль може бути попереднім, поточним й заключним.
Попередній контроль проводиться до початку виконання завдання. Його зміст можна сформулювати у виді питання: " чи всі готові до виконання робіт у зв’язку з поставленою метою, що ще необхідно зробити?". Попередній контроль охоплює всі основні ресурси: людські, матеріальні й грошові.
При контролі людських ресурсів особливу увагу слід звертати на кількісний і якісний відбір кадрів. При цьому обов’язково аналізуються професійні й особистісні якості людей, необхідні для виконання поставлених завдань.
При контролі матеріальних ресурсів особлива увага приділяється достатності наявних ресурсів, наскільки вони задовольняють поставленій меті. На цьому етапі визначається перелік постачальників, що забезпечують найбільш якісним озброєнням і військовою технікою, обсяги необхідних запасів і площі складських приміщень.
При контролі фінансів особливо слід звернути увагу на достатність фінансових ресурсів для досягнення поставленої мети. Цей вид контролю здійснюється на етапі складання бюджету.
Поточний контроль. Для поточного контролю діяльність військової організації розбивається на етапи (рис.2.16 – точки 1, 2, 3).
Наприкінці кожного етапу проводиться визначення відхилення поточних результатів діяльності військової організації від запланованих показників. Залежно від величин цих відхилень командування вчиняє або не вчиняє коригувальні дії.
Таким чином, поточний контроль є зворотним зв’язком, за допомогою якого командування коректує діяльність військової організації при зміні зовнішніх чинників і змінних внутрішнього середовища. Без поточного контролю будь-яка діяльність військової організації приречена на невдачу. Жодна військова організація не може успішно виконувати завдання без постійно діючого поточного контролю.
Однак на відміну від класичних замкнених систем зі зворотним зв’язком, таких як термостат, регулятор тиску, стабілізатор напруги, поточний контроль як функція управління військовою організацією є розімкненою системою. У ній функції регулятора виконує командир, вносячи корективи, необхідні для досягнення цілей.
Основне завдання поточного контролю – своєчасне виявлення відхилень і оперативне коректування дій. Чим більш оперативно діє система поточного контролю, тим менші витрати на коригувальні дії. Це дозволяє вчасно військовій організації пристосуватися до зміни в зовнішньому й внутрішньому середовищі. Усе це сприяє підвищенню ефективності діяльність військової організації.
Заключний контроль дозволяє визначити остаточно: мета діяльності військової організації досягнута чи ні.
Якщо мета досягнута, то цикл управління по даній меті закінчується й командування переходить до циклу управління по інших цілях.
Якщо цілі не досягнуті, то командування з’ясовує причини цього й намічає коригувальні заходи щодо всіх або окремим функцій управління. Після цього цикл управління повторюється по невиконаній меті. Накопичивши певний досвід у процесі виконання завдань, можна спланувати їх за необхідності й у майбутньому, щоб уникнути повторення помилок. Вище керівництво може оцінити реалістичність практичних завдань і нормативів, скорегувати їх при необхідності надалі. Після успішного виконання завдання військовослужбовці заохочуються за результатами для зміцнення зв’язку "результат – винагорода" і розвитку їх мотивації надалі.