2.3 Оценка эффективности управления зао «Сейлс»
К механизмам осуществления бизнес-процессов в компании относятся:
материальная база;
помещение;
персонал.
В общем виде процесс функционирования компании «Сейлс» представим в виде рисунка 2.2
Рисунок 2.2 – Работа компании «Сейлс»
Построение модели начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (это «Клиенты» и «Плата за товары»), выхода (основной результат процесса – «Реализация товара» и «Прибыль»), управления («Законы РФ» и «Устав предприятия») и механизмов («Материальная база», «Помещение», «Персонал» – это ресурсы, необходимые для процесса функционирования).
«Клиенты» – те, для кого предприятие работает. Они оплачивают товары, которые приобретают в компании «Сейлс». Получение прибыли – цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой цели компания должна реализовывать товары клиентам.
«Законы РФ» и «Устав компании» – это правила, которыми управляется процесс функционирования компании, как предприятия со своими внутренними правилами, и также обязанного «жить» согласно законодательству конкретной страны.
В оказании услуг принимает участие «Персонал» компании. Чтобы предоставить товары и получить прибыль, в деятельности компании должны участвовать «Помещение» и «Материальная база» – обстановка здания, техника в магазинах, инвентарь и т.д.
Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме (рис. 2.3).
Таким образом, весь бизнес-процесс «Функционирование компании» можно разбить на три составляющие:
- операции с товарами до их предложения покупателям;
- операции обслуживания покупателей;
- дополнительные операции обслуживания покупателей.
Наиболее важной частью процесса функционирования розничной сети являются операции по обслуживанию клиентов.
Рисунок 2.3 – Функционирование компании «Сейлс»
Весь процесс «обслуживания клиентов» разбивается на (рисунок 2.4):
Рисунок 2.4 – Схема взаимодействия продавца и покупателя при осуществлении купли-продажи товара
Таким образом, процесс обслуживания клиентов в ЗАО «Сейлс» включает в себя следующие этапы:
реклама товара;
предложение товара продавцом;
ознакомление с товаром покупателей;
анализ свойств товара – изучение товара;
заказ и оплата товара.
доставка.
Рассмотрим бизнес-процесс «Операции с товарами» (рисунок 2.5).
Основными этапами бизнес-процесса «Операции с товарами» являются:
- покупка товаров;
- установление цен на товары;
- распространение товаров по сети;
- получение итоговой информации;
- коррекция планов на основе аналитики.
При оприходовании товара заводятся новые товарные группы, номенклатурные позиции, происходит деление товара.
Далее проверяется товар на наличие брака.
Расценка товара - процесс формирования розничной цены товара, на основе законодательства региона и торговых наценок компании.
Расценка товара ведется автоматически, предоставляя сотруднику, производящему расценку товара возможность ручной коррекции розничных цен.
Далее происходит распределение товаров по элементам торговой сети. Распределение товаров является важным элементом деятельности торговой сети «Сейлс», как и в принципе, любой торговой сети.
По истечении определенного временного интервала (обычно это либо 10 дней, либо 1 календарный месяц) необходимо получить итоговые данные о деятельности предприятия. Составляется товарный отчет, который содержит сведения о валовых суммах стоимости товарных запасов на начало периода, валовых суммах по отдельным операциям за период (приход, розничная реализация, списание, возвраты поставщикам и т.п.) и итоговые суммы на конец периода. Отчет печатается на листах А4 и сохраняется в учетных целях.
Рисунок 2.5 – Этапы бизнес-процесса «Операции с товарами»
Аналитическая информация - информация, полученная в результате анализа исследования процессов розничной реализации товаров. К такой информации относятся отчеты о скоростях продаж товаров, детализированные отчеты о розничной реализации в разрезах по часам работы магазинов, процентах наценки, ставок НДС, сроков годности и т.д.
Основные задачи, которые должны выполняться в компании «Сейлс» следующие:
обеспечение возможности проведения централизованной закупочной политики – главный фактор формирования конкурентного преимущества торговой сети;
снижение издержек, в том числе на аппарат управления - важнейший фактор для установления конкурентной розничной цены;
увеличение оборачиваемости финансовых ресурсов. Это достигается комплексом мер, главным из которых является высокотехнологичная логистика;
обеспечение управленческих задач минимальным количеством управленческого персонала.
оптимальное распределение менеджеров на объектах торговой компании;
ведение эффективной ассортиментной политики;
максимальная автоматизация технологических процессов, обеспечивающая единое информационное пространство и актуальность информации в реальном масштабе времени.
В ходе анализа проведенного в предыдущем пункте, были выделены следующие бизнес-процессы компании «Сейлс»:
БП 1. Анализ рынка. Наблюдение за конкурентами.
В компании существовало аналитическое подразделение, которое занималось регулярным анализом и мониторингом рынка. Руководство достаточно оперативно и точно имело соответствующую информацию.
БП 2. Выбор поставщиков.
На основе анализа рынка, выбор поставщиков производился руководством. Ряд поставщиков, благодаря связям с руководством, работали в компании давно и связи с ними были хорошо налажены.
БП 3. Обучение сотрудников.
Учитывая сложность товара, которым торгует компания, а также очень сложный и высоко конкурентный рынок, обучение сотрудников происходит постоянно.
БП 4. Операции с товарами.
Это - очень важный процесс в деятельности компании. Аналитический отдел сформировал и сопровождал базу. Однако работа проводилась нерегулярно из-за отсутствия времени, и не было выработано идеологии формирования базы данных. Поэтому наблюдалась бессистемность в ее формировании.
БП 5. Реализация товаров
Далее выберем критические факторы успеха компании.
Этот этап представляет определение небольшого числа целей более низкого уровня, которые вытекают из главных целей, заявленных в миссии и стратегии компании. Они являются критическими по отношению к успешной деятельности организации. По-настоящему критическими эти факторы становятся, когда без каждой отдельной цели более низкого уровня невозможно достичь миссии. Для компании были определены следующие КФУ:
КФУ 1. Наилучшее соотношение цена\качество (то есть, достаточно низкая цена при хорошем качестве).
КФУ 2. Отличные поставщики.
КФУ 3. Высокий уровень удовлетворения покупателей.
КФУ 4. Квалифицированные и мотивированные сотрудники.
Оценив все процессы, компанией было выявлено, что БП-4 выполняется на низком уровне. Вместе с тем, хорошее выполнение этого процесса чрезвычайно важно для удовлетворения потребностей клиентов.
В управлении процессом «Операции с товарами» существуют существенные недостатки.
Таблица 2.5 Оценка бизнес-процессов компании «Сейлс»
Сложность работы в области розничной торговли печатной продукции заключается еще и в том, что тот товар, который не был продан в этом месяце уже вряд ли будет востребован в следующем. Поэтому весь товарный остаток, пролежав на складе полгода, будет стоить значительно меньших денег, другими словами, его себестоимость станет значительно ниже закупочной цены.
Учитывая товары, которым торгует компания, а также очень сложный и высококонкурентный рынок, обучение сотрудников происходит постоянно.
Формирование базы данных - вспомогательный бизнес-процесс, но очень важный. Аналитический отдел сформировал и сопровождал базу. Однако работа проводится нерегулярно из-за отсутствия времени, и не было выработано идеологии формирования базы данных. Поэтому наблюдалась бессистемность в ее формировании.
Таким образом, на основании проведенного анализа, можно судить о необходимости оптимизации процессов управления продажами в компании «Сейлс».