Описание свойств полей

В нижней части экрана описания таблицы отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выбранного типа поля.

Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:

• размер поля

• формат поля

• маска ввода

• значение по умолчанию

• условия на значения

• сообщение об ошибке

• обязательное поле

• пустые строки

• индексированное поле

Размер поля

Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если вы преобразуете поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.

Условия на значения

Предназначено для определения ограничений. Условия вводятся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложными. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие: >#1.92#, заданное как “Условие на значения” для поля “ДАТА_ПРИЕМА_НА_РАБОТУ”, будет означать, что допустим ввод дат только после 1992 года.

Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Выражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запросы и таблицы.

Условия на значения для записей задаются в окне свойств таблицы, вызываемом командой “Свойства” меню “Вид” в режиме конструктора таблицы.

Маска ввода

Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.

Например. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.

Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска позволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразование первого символа в верхний регистр, всех остальных - в нижний, и не допустит ошибочного ввода фамилии , состоящей из одной буквы.

В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом:

>L<L????????????

Символ “L” в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ “?” обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ “>” преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к верхнему регистру, символ “<”преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.

Индексированное поле

Индексированное поле можно использовать для контроля на уникальность. В Access, как и во многих других системах, при определении для индексированного поля значения свойства “уникальный индекс” в это поле не допускается ввод повторяющихся значений.

Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных полей тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов.

Ключ — это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и в Microsoft Access), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю производится индексирование и запрещается ввод повторяющихся или пустых значений ключа.

Свойство “Индексированное поле” определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.

Есть несколько способов создания новой таблицы отличающихся уровнем автоматизации:

1. Режим таблицы – открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 … и т.д.

2. Конструктор – наиболее универсальный метод. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

3. Мастером таблиц пользуются наиболее опытные разработчики. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически.

4. Импорт таблиц – самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.

5. Связь с таблицами – используют в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком.

Наиболее часто используемый способ – Конструктор. В режиме Конструктора легко выполняются операции добавления нового поля, а также перемещение, переименование и удаление полей.

Закончив создание структуры таблицы в Конструкторе, нужно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.