17. Аутсорсинг и аутстаффинг в кд торгового предприятия

Аутсорсинг

Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг.

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.

В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бух. учёта, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

Виды аутсорсинга

1.1 Производственный аутсорсинг - сторонней организации передаются частично или целиком производство продукции или ее компонентов.

1.2 ИТ-аутсорсинг (ITO) - предполагает делегирование внешней специализированной компании решение вопросов связанных с разработкой, внедрением и сопровождением информационных систем как целиком на уровне инфраструктуры предприятия (сопровождение оборудования или ПО), так и объемов работ, связанных с развитием и/или поддержкой функционирования отдельных участков системы (программирование, хостинг и т. д.).

1.3 Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO) - использование внешних ресурсов, знаний и опыта, налаженной инфраструктуры поставщика услуг (аутсорсера) для организации и обеспечения собственных специфических функций и достижения бизнес-задач компании. В большинстве случаев BPO предполагает передачу стандартизированных текущих процессов компании

1.4 Аутсорсинг управления знаниями (KPO) - предполагает управление процессами, которые требуют глубокого изучения или серьезной аналитической обработки данных, формирования и управления базами знаний, которые в последующем могут использоваться в том числе и для поддержки принятия решений. Аутсорсинг управления знаниями сейчас только начинает получать распространение на территории США.

Что передают на аутсорсинг

В соответствии с заявлениями многих поставщиков услуг аутсорсинга, внешнему исполнителю могут быть переданы практически любые функции предприятия. На практике, наиболее распространенными формами реализации аутсорсинга в России является передача следующих функций:

1. бухгалтерский учет и расчет налогов

2. юридическое обеспечение деятельности

3. расчет заработной платы сотрудников

4. управление персоналом

5. информационные системы и управление базами данных

6. маркетинговые коммуникации и связи с общественностью

7. управление проектами от разработки до реализации

8. вопросы экономической и информационной безопасности

9. управление логистикой и доставкой

10. производство

11. сборка и тестирование

12. уборка и обслуживание

13. управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, автомобильный, железнодорожный транспорт)

Легальный аутсорсинг

В ряде случаев организация обязана передать функции по осуществлению определённой деятельности сторонним организациям. Например, паевый инвестиционный фонд не может самостоятельно вести учёт, контроль и управление собственными активами. Для этого он обязан прибегать к услугам хранителя, аудитора и управляющей компании.

Выгоды от использования аутсорсинга

Аутсорсинг позволяет компании-заказчику сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных бизнес-процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.

Выгоды:

1. снижение стоимости реализации бизнес-процесса именно:

• сокращение и контроль издержек (как правило дешевле, чем зарплата штатной единице)

• экономия на налогах на зарплату штатной единице (в РФ используется упрощённая система налогообложения, при которой налоги составляют 14 % вместо 26 %, а с временно пребывающих не взымается, а также страховые взносы на производственный травматизм часто ниже)

• освобождение внутренних ресурсов компании для других целей (возможен синергетический эффект)

2. увеличение качества получаемых продуктов или услуг:

• фокусирование компании на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя — здесь также возможен синергетический эффект)

• использование специализированного оборудования, знаний, технологий

3. снижение рисков, связанных с реализацией бизнес-процесса

• использование конкуренции на рынке исполнителя

• сокращение влияния неуправляемых факторов (нехватка комплектующих)

• разделение и частичная передача другой компании рисков

4. дополнительный доступ к финансам (на фондовом рынке) — повышение инвестиционной привлекательности фирмы

Недостатки

При использовании аутсорсинга в России проявлялись следующие его недостатки:

1. уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании — аутсорсера может оказаться недостаточным для выполнения работ или оказания услуг на должном уровне,

2. недостаточность рычагов управляющего воздействия, что может привести к снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание,

3. наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального характера, в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям предприятия.

4. увеличение времени решения проблем в аварийных ситуациях, связанное с лишним передаточным звеном и согласованиями (особенно проявляется в телекоммуникациях).

Аутсорсинг в финансовой сфере

Бухгалтерское обеспечение

Бухгалтерский аутсорсинг — один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии, за которое несёт полную ответственность, в соответствии с законодательством РФ, руководитель предприятия. Бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам.

Не стоит путать аутсорсинг бухгалтерии с привлечением внештатного бухгалтера. Аутсорсингу присуща, главным образом, передача регулярных функций. В то время как привлечение внештатного специалиста необходимо расценивать скорее как передачу эпизодических объёмов работ конкретному исполнителю.

Одним из очевидных недостатков аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учета являются опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им финансовой информации, за правильность ведения и предоставления финансовой и налоговой отчетности в регулирующие органы

Обеспечение взаиморасчетов с персоналом

Аутсорсинг расчета заработной платы по праву можно отнести к финансовой сфере, поскольку речь идет о всех видах взаиморасчетов с персоналом компаний — обеспечении выплат заработной платы премиальных, командировочных, пособий, компенсаций и т. д.

Аутсорсинг в сфере управления персоналом

Любая компания вынуждена решать задачи, связанные с управлением персоналом — наймом сотрудников, расчетом компенсаций и налоговой отчетностью. При этом подобная деятельность является профильной лишь для кадровых агентств. Именно поэтому практика аутсорсинга управления персоналом приобрела значительную популярность. Чаще передаются процессы, связанные с подбором и поиском сотрудников (а также лизингом персонала и аутстаффингом), реже — процессы кадрового администрирования и расчёта заработной платы.

Практика аутсорсинга процессов управления персоналом широко распространена в России. Примерами компаний, предоставляющих услуги по набору и найму персонала являются различные кадровые агентства. Поставщиков комплексных услуг аутсорсинга в сфере управления персоналом и кадрового администрирования в России значительно меньше.

Использование внештатного персонала

Выведение персонала за штат (аутстаффинг) — кадровое агентство (или иная структура) оформляет сотрудников компании в свой штат, при этом сотрудник остается на своем рабочем месте и выполняет прежние обязанности. В зависимости от особенностей налогообложения, это может существенно снизить реальную стоимость найма или позволит получить специальные льготы для компаний с малым штатом. Развитием этой ситуации является направление временно свободного персонала на работу в разные предприятия (лизинг персонала).

Правовое и информационное обеспечение

Нередко компании вместо штатного юриста предпочитают пользоваться аутсорсингом. Как правило, это обходится значительно дешевле, чем содержание собственного специалиста. Юридические услуги, как и бухгалтерские, нужны любому предприятию, учреждению или общественной организации, но в большинстве случаев нагрузки просто недостаточно чтоб сделать выгодным использование штатного юриста.

Логистический аутсорсинг

Приобретение у третьей стороны услуг по управлению запасами, транспортировке товара, его складированию и всем связанным с этими операциями бизнес-процессам.

Аутстаффинг

Аутстаффинг — привлечение компанией внештатного специалиста (фрилансера), имеющего соответствующие знания, профессиональные навыки и опыт на время выполнения определённого проекта, а также с целью уклонения от соблюдения требований трудового законодательства.

Аутстаффинг, как понятие, происходит от английских слов «out» – «вне» и «staff» – «штат» и обозначает «использование внештатного персонала.

Под аутстаффингом понимают вывод сотрудника за штат компании-заказчика и оформление его в штат компании-провайдера, при этом он продолжает работать на прежнем месте и выполнять свои прежние обязанности, но обязанности работодателя по отношению к нему выполняет уже компания-провайдер.

В отличие от аутсорсинга, компания аутстаффер предоставляет сотрудников требуемой квалификации и не несет никакой ответственности за качество выполняемых персоналом услуг, единственное его обязательство – предоставление персонала.

Выгоды использования аутстаффинга

Выгоды использования услуги «Аутстаффинг» очевидны - снижение нагрузки на кадровую службу, сокращение расходов на содержание персонала, налоговая оптимизация, минимизация рисков и делегирование ответственности - все это несомненно значительно повышает конкурентоспособность организаций, практикующих аутстаффинг.

По этим причинам, количество организаций в России, пользующихся услугой аутстаффинг, стремительно растет. Вот описание лишь некоторых преимуществ аутстаффинга:

* Снижение нагрузки на кадровые службы и сокращение расходов по их содержанию (Некоторые компании переводят на аутстаффинг весь штат, кроме генерального директора и главного бухгалтера, В этом случае нет необходимости вести кадровую документацию).

* Делегирование ответственности (Пользуясь услугой «аутстаффинг», вы полностью освобождены от ответственности не только перед проверяющими органами, но и в случаях трудовых споров).

* Увеличение количества сотрудников, без потери УСН (Упрощенной Системы Налогообложения) - Если Ваша организация работает на Упрощенной Системе Налогообложения, то количество Ваших сотрудников не может превышать 100 человек (в оптовой торговле 50 человек, а в розничной торговле и сфере бытового обслуживания 30 человек).

Правовые основы аутстаффинга

Законов об аустаффинге в России пока еще нет!

Согласно гражданско-правовому договору о предоставлении персонала, компания-провайдер обязуется за плату предоставить заказчику работников определенной профессии и квалификации для использования их труда в его производственном процессе.

Одновременно между провайдером и работником заключается трудовой договор, в котором провайдер выступает как работодатель. При этом работник, согласно трудовому договору, должен по указанию провайдера (своего работодателя) выполнять трудовую функцию у другого хозяйствующего субъекта - заказчика. Исполнение договора о предоставлении персонала подтверждается периодически оформляемыми провайдером и заказчиком актами, в которых фиксируются факт предоставления (приемки-передачи) работников и отработанное ими за отчетный период рабочее время. Между заказчиком и работником никаких юридических документов не оформляется, т.к. фактическим работодателем является провайдер.

Экономическая целесообразность аутстаффинга

Аутстаффинг предполагает оформление необходимого работодателю персонала, в штат сторонней не аффилированной организации и передача ему этого персонала по договору. Другими словами – Ваши сотрудники оформлены в штат другой компании, а работают и выполняют свои функции на Вашем предприятии.

При этом, компания, оказывающая услуги аутстаффинга, являясь фактическим работодателем, производит выплаты по зарплате, ведет кадровое делопроизводство, платит налоги, и несет за них полную ответственность.

Если организация использует иностранную рабочую силу

Использование иностранной рабочей силы всегда связано со значительными рисками. Сложность и неоднозначность миграционного, трудового и налогового законодательства в отношении иностранного персонала и организаций, имеющих в своем штате иностранных граждан, отнимает немало энергии, сил и финансовых ресурсов.

В этом случае, аутстаффинг является спасительным кругом, избавляющим работодателей от ответственности и необоснованных хлопот, и дает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе.

Если организация работает на УСН (Упрощенной Системе Налогообложения)

В этом случае количество сотрудников такой компании не может превышать 100 человек (в оптовой торговле 50 человек, а в розничной торговле и сфере бытового обслуживания 30 человек). Иначе Ваша организация автоматически перейдет на Общую Систему Налогообложения, что связано со значительными издержками и стрессом для Вашей организации. Аутстаффинг – решение для Вас, позволяющее иметь необходимое количество сотрудников и при этом оставаться в статусе малого предприятия.

Чтобы снять нагрузку на кадровую службу и отдел бухгалтерии, сократить количество сотрудников, занимающихся рутинной, бумажной работой, аутстаффингом активно пользуются банки, финансовые и инвестиционные компании, строительные организации, крупные производственные объединения, и т.д. Также и малые предприятия, благодаря этой услуге могут экономить на содержании бухгалтеров и кадровых работников.

Если организация является представительством иностранной компании, то этой организации придется разбираться в лабиринтах сложного российского трудового законодательства. Прибегнув к аутстаффингу, этого можно избежать.