1.2.4. Исследование функций структуры и деятельности базового подразделения
Канцелярия является структурной единицей Дирекции по управлению персоналом и общим вопросам.
Канцелярию возглавляет начальник канцелярии и подчиняется начальнику дирекции.
В канцелярию входит копировальный отдел и архив.
В непосредственном подчинении у начальника канцелярии находятся: 2 работника канцелярии и работники структурных подразделений канцелярии.
В системе общего управления ОАО «Кузбассразрезуголь» деятельность канцелярии направлена на достижение следующих целей:
Осуществление документооборота.
Контроль за исполнением.
Веление реестра.
Ведение архива.
Для достижения поставленных целей расчетный отдел решает следующие задачи:
Ведёт реестр;
Осуществляет доставку документов;
Составляет контрольные карточки.
В соответствии с поставленными задачами и, исходя из принятой организационной структуры, расчетный отдел выполняет следующие виды работ:
Для ведения рестра
Занесение информации в соответствующие книги реестра.
Для доставки документов
Доставляют документы.
Организация учета расчетов по социальному страхованию и обеспечению
Состовляют контрольные карточки.
1.2.4.1. Выявление бизнес - процессов базового подразделения
Перечень и описание БП, выполняемых отделом концелярии, представлен в Таблице 3
Таблица 3
Код БП |
Название БП |
Цель БП |
Сотрудники, участвующие в выполнении БП |
Рабочие места |
ФВР |
Формирование и ведение реестра |
Формирование реестра документов находящихся в обороте на предприятии |
Начальник канцелярии, работник канцелярии 1,2 |
2,3,4 |
ПК |
Постановка на контроль. |
Создание контрольных карточек по документам поставленным на контроль |
Начальник канцелярии, работник канцелярии 1,2 |
2,3,4 |
ФОИ |
Формирование отчётной информации |
Составление отчётов по запросам начальства |
Начальник канцелярии, работник канцелярии 1,2 |
2,3,4 |
Рис.7 Диаграмма работы диаграмма работы канцелярии
Рис.8 Декомпозиция работы концелярии
Декомпозиция диаграммы на основные составляющие бизнес-процессы:
Формирование реестра
Постановка на контроль
Формирование отчетной информации
Рис.9 Модель до внедрения Информационной системы
До внедрения ИС процесс работы по заключению договоров, осуществляется силами сотрудников отдела канцелярии посредством внесения данных о входящих документах в журнал регистрации. В него вносились название, документа регистрационный номер, дата поступления, адресат. Также при необходимости контроля документа создавалась контрольная карточка, в которою вносились данные о документе и данные о состоянии исполнения документа, при изменении состоянии исполнения данные в контрольной карточке изменялись вручную. Так же при поступлении документа производилось копирование документа и копия передавалась в архив. По требованию начальства производился поиск данных в контрольных карточках, реестре документов потом по этим данным создавались отчёты и передавались начальству в устной или в печатной форме.
После внедрения проектируемой информационной системы контекстная диаграмма примет следующий вид:
Рисунок 10 Контекстная диаграмма бизнес процесса «Работа отдела концелярии». Модель «to-be».
Табель документооборота
Распоряжение - распорядительный документ, ограниченного срока действия, издаваемый заместителями руководителя организации по направлению деятельности в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.
Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы.
Правила – документ, в котором устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
Инструкция – документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Протокол – документ, составляемый на основании записей во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Акт – документ, составленный для подтверждения установленного факта, события, действия.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложения составителя.
Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но направляемый руководителем одного структурного подразделения на имя руководителя другого структурного подразделения.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины, какого – либо действия, факта, происшествия, составляемый сотрудником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу
Служебное письмо – документ, используемый для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Применятся для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.