Работа в табличном процессоре ms Excel

Введение

1. Рабочие книги, рабочие листы и ячейки

Основным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле с расширением .xls. Книга делится на листы, а листы – на ячейки.

Электронные рабочие листы состоят из строк и столбцов, куда можно вводить данные и формулы. Новая рабочая книга Excelсостоит из трёх рабочих листов, но можно добавить в неё сколько угодно новых листов, в пределах допустимых ресурсов памяти компьютера. По умолчанию рабочим листам присваиваются имена Лист1, Лист2 и т.д. Имя листа отображается на ярлычке листа, находящимся в нижней части рабочего листа. Имя открытого в данный момент листа выделено. Чтобы открыть нужный лист, надо щёлкнуть на его ярлычке. Для ускорения перехода между листами можно использовать находящиеся слева от ярлычков кнопки прокрутки листов.

Каждый рабочий лист Excel состоит из строк и столбцов. Строки обозначают номерами, указанными в левой части листа. Столбцы обозначают буквами латинского алфавита, указанными в верхней части листа. Нумерация столбцов осуществляется по следующим правилам:

1) Сначала столбцам даются имена от А до Z.

2) За столбцом Z идут столбцы с именами АА, BB, и т.д. до ZZ .

3) Затем идут столбцы с именами BA, BB, BC и т.д. до IV.

Рабочий лист содержит 65536 строк и 256 столбцов. Пересечения строк и столбцов образуют ячейки, в которые можно вводить данные и формулы.

Чтобы указать адрес ячейки, надо сначала указать имя столбца, а затем номер строки, на пересечении которых находится нужная ячейка. Например, ячейка находящаяся на пересечении четвёртой строки и столбца Н имеет адрес Н4.

Excel поддерживает и другую систему адресации с нумераций и строк, и столбцов (например, R1C1 – адрес ячейки в строке 1 (Row1) и столбце 1 (Column1)). Для изменения стиля ссылки команда Меню ► Сервис ► Параметры ► Общие ► Стиль ссылок R1C1.

Чтобы обратиться к ячейкам, находящимся на другом листе той же рабочей книги, необходимо указать имя рабочего листа и «!» в качестве разделителя, а затем указать адрес нужной ячейки. Например, ячейка А15, находящаяся на листе с именем Лист3, имеет адрес Лист!А15.

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. В строке формул отображается содержимое активной ячейки. Она используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках (рис. 1).

Рис. 1. Расположение строки формул

Срока формул находится ниже панели инструментов сразу над рабочим листом и выполняет в Excel две очень важные функции:

1) в строке формул можно вводить и редактировать данные, находящиеся в выбранной ячейке выбранного рабочего листа;

2) в этой строке отображено содержимое ячейки.

Слева от строки формул находится поле имени, в котором могут отображаться различные имена и адреса текущей ячейке.

Перемещаться по листу рабочей книги можно с помощью:

– клавиатуры (функциональные клавиши);

– мыши (полосы прокрутки);

– команды Меню ►Правка ► Перейти (в поле Ссылка указывается адрес нужной ячейки).

Строка состояния находится в нижней части окна. С её помощью при работе с Excel можно получить различную информацию. Например, если в строке состояния (в левой части) видно сообщение ГОТОВО, то это означает, что можно выполнять любые действия. Сообщение ВВОД говорит о том, что пользователь вводит новые данные в ячейку. Сообщение ПРАВКА говорит о том, что пользователь производит редактирование. В правой части строки состояния отражены текущие состояния клавиш переключения на клавиатуре таких, как Caps Lock (Caps), Num Lock (Num). Строку состояния можно использовать для подсчёта суммы чисел, а также для определения среднего, максимального и минимального значения, количества чисел и количества значений.

В MS Excel можно работать одновременно с несколькими книгами. Чтобы увидеть все открытые файлы одновременно, необходимо выполнить команду Меню ► Окно ► Расположить, а затем – вид расположения: рядом, сверху вниз, слева направо или каскадом.