13.2. Офистің басқа қосымшаларынан мəліметтерді жобалау жəне импорттау.

Деректер қоймасы дегеніміз – машиналық ақпарат тасушыларда орналасқан, өзара байланыстағы деректері бар жиымдар кестесі. Деректердің қоймасын жасауда жұмыстардың төмендегі кезеңдері орындалады:

1. кесте өрісінің атауларын анықтау;

2.кестелерге тікелей енгізу немесе пішімдердің көмегімен деректер кестесін толтыру;

3.кестелер арасындағы байланысты сілтемелер мен формулалар арқылы орнату.

Деректер қоймасымен тікелей жұмысқа төмендегілер кіреді:

1. Деректерді реттеу;

2.Фильтрлеудің көмегімен қажетті деректерді алу;

3.Деректерді экрандық түрде қарап шығу.

Деректерді импорттау арнайы Шебер арқылы орындалады. Оның жұмысы параметрлерді анықтаудан басталып, алты қадамнан тұратын Шебер терезелерінде қажетті таңдауларды орната отырып, ең соңғы терезедегі Дайын батырмасын басумен аяқталады. Сонда бастапқы алынған файлдағы деректер Access ДҚ – ның деректеріне айналады. Сонымен, импорттау процесінде Access кестесінің өрістері анықталып, ондағы деректер сырттағы басқа файлдан алынады.ДҚ–ның Access – те қолдау табатын бірнеше форматтары бар. Сондықтан кейбір жағдайларда ДҚ – нан импорттаудың орнына файлмен байланыс орнату жеткілікті. Бұл тәсіл әр түрлі ДҚБЖ–де құрылған екі ақпараттық жүйені интегралдауға мүмкіндік береді

13.3. Кестені жобалау.

Өріс бағанында өрістердің атауын тересіз. Егер өріс үшін Қол қасиеті белгісі берілмесе, онда өрістің Атауы бір уақытта болашақ кесте бағанының аты болып шығады. Әрбір өріске арналған тип мәліметтер типін таңдаудың ашылатын кнопкасымен ашылған тізімнен тандалады. Бұл кнопка - басқарудың жасырын әлементі. Ол бланк өрісінде шертуден кейін ғана бейнеленеді.Бланктің төменгі бөлігінде жоғары бөлікте ерекшеленген өріс қасиеттерінің тізімі болады. Қасиеттердің кейбірі үнсіз келісім бойынша берілген. Өрістердің қасиеттері болуы міндетті емес. Оларды қалау-тілек бойынша баптауға, тіпті қозғамауға да болады.Енгізілген мәліметтерді жүйе қалай өңдеу керектігіи білуі үшін Ай-күн/уақыт өрісі үшін пішімді міндетті түрде көрсету керек. Мысалы, егер Ай-күннің қысқаша пішімін таңдасақ, жүйе сізден нақ ай-күнді (орыс версиясында - ДД.ММ.ГГГГ) енгізуді күтеді, ал егер Уақыттың қысқаша пішімін таңдасақ, бұл өрісте СС.ММ (сағаттар мен минуттар) теруге тура келеді.Мәнге арналған шарт қасиетінің мәні ретінде верификация ережесін, яғни мәліметтерді осы өріске енгізгенде TRUE («Ақиқат») мәнін қабылдауға тиісті логикалық бейнелеуді көрсетуге болады.

Кесте құрылымын жасау аяқталып, бланк жабылады (мұндайда жүйе кестені сақтауға сұрау береді), сонан соң кестеге атау беріледі, сол сәттен бастап ол Мәліметгер базасындағы негізгі терезеде басқа кестелермен бірге қол жеткізуге боларлықтай жол ашылады. Қажет болған жағдайда оны ашуға болады.Жасалған кестені Мәліметтер базасы терезесінде оның таңбашасында екі рет қатарынан шертіп ашады. Жаңа кестенің жазбалары жоқ - кесте құрылымын сипаттайтын, бағандардың атаулары ғана бар. Кестелерді мәліметтермен толтыру әдеттегі тәртіппен жүргізіледі. Енгізу меңзері қажетті ұяшыққа тышқан-тетіктің нұсқағышымен қойылады. Келесі ұяшыққа көшу Tab. пернесімен орындалады.