Деловая корреспонденция Geschäftskorrespondenz

1. Форма делового письма (см. образец на стр. 9) (Form des Geschäftsbriefes)

1.1. Шапка письма (реквизиты) (Briefkopf)

Обычно письма отпечатываются на фирменном бланке, в верхней части которого типографским способом напечатаны реквизиты: наименование фирмы, ее адрес, номера телефонов, телексов, факсов.

1.2. Адрес получателя (Anschrift des Empfängers)

Адрес получателя пишется в левом верхнем углу письма. Следует запомнить, что немецкий адрес пишется в такой последовательности: фамилия получателя, фирма (предприятие), улица и номер дома, индекс и название города, страна получателя. Например:

Herrn

Richard Müller

Textilgroßhandel

Maier & Co.

Görlitzer Straße 45

D-10997 Berlin

BRD

Запятые и точки в адресе не ставятся. Выше адреса может стоять помета о виде отправки: Luftpost (авиа). Einschreiben (заказное), Eilzustellung (срочная доставка).

1.3. Исходные данные (Bezugszeichen)

Ниже адреса размещается строчка исходных данных. Она стала в современной переписке необязательной и может отсутствовать. К исходным данным относятся следующие:

Ihre Zeichen (Ваш шифр), Unsere Zeichen (наш шифр) -здесь могут указываться условные знаки отдела фирмы, ведущего корреспонденцию; начальные буквы диктовавшего письмо и писавшего его под диктовку. Например:

Ihre Zeichen: Verk M/H (Abteilung Verkauf (отдел продажи), Herr Müller диктовал письмо, a Fräulein Hüber его писала).

Это шифр той фирмы, на письмо которой нужно ответить. Соответственно "Unsere Zeichen" указывают шифр отвечающего на письмо партнера.

Ihre Nachricht vom... (Ваше сообщение от...), Unsere Nachricht vom... (Наше сообщение от...) - здесь отмечается дата получения письма (телекса) партнера и дата ответа на это письмо.

Дата написания письма может стоять отдельно справа, ниже исходных данных или на одной строчке с ними. Дата пишется цифрами или с названием месяца: 14.05.95 или 14. Mai 1995. После чисел-обозначений дня и месяца ставятся точки. Перед датой часто упоминается место отправления письма:

Moskau, 14.05.95.

1.4. Тема письма

Перед текстом указывается тема письма. Таким образом, получатель сразу может определить, о чем идет речь в письме. Например:

Vertrag n 14/15. Reklamation.

(Касательно контракта N 14/15. Рекламация .)

Вводящее слово "Betr." ("Betreff (betrifft)"- "касательно") встречается в коммерческой корреспонденции все реже и лучше его опускать. Иногда текст темы письма подчеркивается.

1..5. Обращение (Anrede)

Если адресат неизвестен, обращение должно иметь форму:

Sehr geehrte Damen und Herren (Уважаемые дамы и господа).

Если Вы знаете, что Ваше письмо адресуется лишь мужчинам, Вы обращаетесь к ним: Sehr geehrte Herren

Если имя получателя Вам известно, Вы пишете, например:

Sehr geehrte Frau Müller или: Sehr geehrter Herr Schulze.

После обращения, как правило, стоит запятая, и первая строчка письма начинается как продолжение предложения.

1.6. Текст письма (Brieftext)

Немецкий текст пишется без употребления красной строки. Абзацы отделяются друг от друга пропуском строки (пустой строчкой).

1.7. Подпись (Unterschrift)

Перед подписью отправителя обычно употребляется заключительная фраза прощания:

Mit freundlichem Gruß

(С дружеским приветом)

Варианты: Mit freundlichen Grüßen , Freundliche Grüße

Если Вы находитесь с Вашим партнером в дружеских отношениях, Вы можете написать :

Mit bestem Gruß или Mit herzlichen Grüßen (С наилучшими пожеланиями, с сердечным приветом).

Иногда Вы можете прочитать и ныне устаревшее "Hochachtungsvoll" (с почтением). Рядом с подписью часто ставится штамп фирмы.

Если письмо подписано не его составителем, а по его поручению, перед подписью ставится сокращение:

i.V. (in Vertretung - по поручению).

Варианты: i.A. (im Auftrag - по поручению), р.р. или рра. (per procura - по доверенности).

Если письмо подписывается двумя лицами, справа ставит свою подпись исполнитель или зав. отделом, слева - его начальник.

1.8. Приложение (Anlage)

Если к письму приложены какие-либо документы и т.п., об этом упоминается в завершение письма. Внизу слева пишется слово Anlage, если одно приложение, или Anlagen, если их несколько. Например:

3 Anlagen

Если копии письма направляются каким-либо лицам, ниже пометы о приложении пишется: Verteiler ("копии передать"). Например:

Verteiler:

Herrn Wagner, Verkauf

Frau Müller, Werbung

2. Стиль делового письма (Stil des Geschäftsbriefes)

Раньше немецкие коммерческие письма изобиловали сложными конструкциями предложений и клише канцелярского бюрократического стиля. Такого рода письма встречаются все реже. В настоящее время коммерческие письма пишутся в деловом, четком и естественном стиле. Текст должен быть предельно понятен, информативен, логично построен, без излишних слов и повторов. Нельзя забывать и о корректности формулировок, вежливости в письменном общении со своим партнером.

3. Телексы (Telexe)

Телексы отличаются от писем краткостью изложения. Поэтому каждое предложение и каждое слово в нем должны нести определенную информацию. В тексте телекса можно отказаться от тех слов, без которых остается понятным смысл фразы. К таковым относятся личные местоимения, артикли, нередко и вспомогательные глаголы, предлоги. Например, вместо:

"Wir haben Ihre Sendung laut Vertrag Nr.... erhalten. Wir bitten um Vorauslieferung der zweiten Sendung. Mit freundlichen Grüssen" -

"Ihre Sendung laut Vertrag Nr. ... erhalten. Bitten Vorauslieferung zweiter Sendung. Freundliche Grüsse".

Herrn Günter Kirchhübel SHWEDT

Schreiberhauerweg 4 SCHUH

W - 40000 Düsseldorf

Fax: 00049/211/1649816

Sta/Ha. 1. Juli 1998

Sehr geehrter Herr Kirchhübel,

vielen Dank für Ihr Fax. Leider können wir Ihnen die Konditionen nicht wie angegeben bestätigen. Wir sind davon ausgegangen, pro Paar 4,20 DM zuzüglich Mehrwertsteuer zu erhalten. Des weiteren lauten unsere Zahlungsbedingungen bei Warenübernahme Barzahlung oder mit bankbestätigtem Verrechnungsscheck. Wir bitten um erneute Bestätigung der o.g. Verkaufsbedingungen.

Mit freundlichen Grüßen

Olaf Starnberg

Geschäftsführer

PS: Heute bereits 30 TP Schuhe an Holländer verkauft!