Assignments

I. Memorise the following words and phrases:

to insert	укладати, уміщувати
to extract	витягувати, вилучати
cross-reference	перехресне посилання
to extend	витягувати
file drawer	ящик з картотекою; шухляда для документів
folder	картотечний ящик для паперів
to expose	виставляти напоказ
tray	кошик (канцелярський, дротяний)
filing cabinet	картотечна шафа; шафа для систематичного зберігання документів
revolving rack	полиця, стелаж, що обертається
entry	окремий запис
to make an entry	занести запис
rotary card	картка, що обертається
retention	збереження
reel	бобіна
frame	(кіно) кадр
to punch	пробивати отвори; штампувати
filing	реєстрація та зберігання матеріалів

II. Match the following English and Ukrainian words and phrases:

roll-out filing	обладнання для систематичного зберігання документів з карткою, що обертається
lateral filing	читально-копіювальний апарат
loose-leaf binder	перфокарта
rotary card filing equipment	зберігання матеріалів у шухлядах, які викочуються назовні
contracts under seal	швидкість пошуку інформації
manilla card	сховище, сталева камера
punched card	затискач для зберігання аркушів у незакріпленому стані; швидкозшивач
aperture card	манільська картка
reference data	дані для посилання
reader-printer	бокове розташування швидкозшивачів з документами
retrieval speed	контракти, скріплені печаткою
vault	апертурна, мікрофільмова карта

III. Suggest the Ukrainian equivalents of the words and phrases below:

record (n); simplicity and accessibility; capable of easy expansion; readily available; to keep up to date; open-shelf filing; filing equipment; vertical drawer files; to roll out sideways; in half the aisle; storing papers in a flat position; on top of each other; visible card filing equipment; to lie flat horizontally; cards can be located; to have the work brought to the worker; to reduce in size; filing cabinet space; four-drawer filing cabinet; enlarged copy; to repay the cost of an installation; reproduction equipment; fire-resisting safe; dispersal of essential records; duplication of vital documents;

IV. Find English equivalents to the following phrases from the text:

4-х шухлядна шафа для зберігання документів; лежати плиском горизонтально; на половину проходу; обладнання для зберігання документів; простота і зручність у користуванні; здатний легко збільшуватися в обсязі; зберігання паперів плиском; повертати витрати на встановлення пристрою; легко доступний; підтримувати у відповідності до сучасних вимог; зберігання матеріалів на відкритих полицях; картотека з вертикальними шухлядами; один поверх одного; відтворювальне обладнання; викочуватися убік; вогнетривкий сейф; обладнання для зберігання документів з видимою карткою; розосереджування важливих документів.

V. Answer the questions:

1. What are the essentials of good filing system?

2. What are the methods of filing? What filing equipment is used by the firms?

3. What are the main methods of classifying files?

4. What is the period of retention for contracts under seal?

5. What are the advantages of microfilming?

6. In what forms are the microfilms stored?

7. What reproduction equipment is used to get enlarged copies of films?

8. What are the methods of protecting microfilms?

VI. Translate into English:

1. Прості контракти зберігаються 6 років. Контракти, скріплені печаткою ― 12 років.

2. Методи захисту документів включають: зберігання у вогнетривких сейфах, розосередження та копіювання важливих документів.

3. Основними принципами зберігання документів є: економічність, простота і зручність у користуванні, здатність легко збільшуватися в обсязі, постійне оновлення.

4. Обладнання для зберігання документів може бути вертикальним, горизонтальним, боковим, з видимою карткою та з карткою, що обертається.