Лекция № 20. Организация документов в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов).

1. Фондирование документов.

2. Определение границ архивного фонда и крайних дат документов.

3. Факторы, влияющие на определение границ архивного фонда.

4. Определение, виды единиц хранения и признаки их заведения.

5. Понятие о схеме систематизации

1. Фондирование документов

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций – в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах – при описании принятых необработанными документов и переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

Необходимо твердо помнить, что сформированные архивные фонды, архивные коллекции и объединенные архивные фонды, документы которых уже введены в научный оборот и были использованы, перефондированию не подлежат. Исключением являются слишком грубые ошибки в фондировании.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи – неописанных материалов из разных фондов или из одного, но крупного фонда. Появление необработанных материалов в большом количестве в архиве может быть вызвано несколькими обстоятельствами:

• стихийными бедствиями и пожарами;

• войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

• военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

• реформами государственного аппарата, органов власти и управления.

Например, такая работа проводилась в ЦГА ИПД РТ в 1993-1998 гг. в связи ликвидацией КПСС

Фондирование включает в себя следующие виды работ:

1. определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда.

2. определение фондовой принадлежности документов.

Прежде чем приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, задачи и функции, масштаб деятельности, структуру фондообразователя, его связи с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре, функциях структурных частей, времени и причинах ликвидации.

Полученные сведения используются при составлении исторической справки. В ней раскрываются сведения как по истории фондообразователя, так и по истории фонда. К истории фонда относятся сведения о поступлении фонда на хранение, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке раскрывается также состав и содержание документов фонда и система организации документов в делопроизводстве. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.