Роли

Характеристика

Решаемые задачи

Организатор

Корпоративные встречи сотрудников, дилеров и т.д.

Решение внутренних стратегических и тактических вопросов, обучение сотрудников

Участник-слушатель

Участие представителей предприятия в качестве слушателей в мероприятиях других организаторов

Получение новой профессиональной информации, установление деловых контактов, переговоры, обучение сотрудников, мотивация сотрудников, встречи с партнерами

Участник-докладчик

Участие представителей предприятия в качестве докладчиков в мероприятиях других организаторов

Презентация и обсуждение инновационных идей и продуктов, установление деловых контактов, возможность влиять на дискуссии, позиционирование и укрепление имиджа предприятия

Спонсорство, другие формы маркетингового участия

Корпоративные встречи сотрудников, дилеров и т.д.

Установление деловых контактов, переговоры, встречи с партнерами, повышение узнаваемости предприятия целевой аудиторией, позиционирование и укрепление имиджа предприятия

Рис.17.5. Основные роли предприятия при участии в конгрессной деятельности.

Для предприятия наиболее эффективными являются следующие варианты участия в международном конгрессном мероприятии: в качестве слушателя, докладчика или спонсора (в зависимости от целей и задач).

Основными этапами при организации участия предприятия в международном конгрессном мероприятии являются следующие:

1. Определение целей и задач участия

2. Анализ и выбор мероприятия для участия (необходимо проанализировать такие данные о мероприятиях, как: организаторы, цели и задачи мероприятия, состав спикеров, экспертов и партнеров, программа мероприятия, список участников, место проведения, стоимость участия, «возраст» и периодичность мероприятия, отзывы участников предыдущих мероприятий)

3. Выбор роли предприятия (слушатели могут участвовать как на платной, так и на бесплатной основе. Для вхождения в состав спикеров необходимо заранее контактировать с организаторами. Возможно, что состав спикеров изначально ограничен определенным кругом лиц. Часто программа утверждается за несколько месяцев до самого мероприятия, после чего попасть в состав спикеров практически невозможно. Выступление с презентацией возможно как на платной (рекламной, партнерской), так и на бесплатной (экспертной) основе. Участие в формате спонсорства дает больший эффект при как можно более раннем сотрудничестве с организаторами мероприятия)

4. Определение состава представителей предприятия, которые будут участвовать в мероприятии (с учетом целей и задач участия, а также особенностей выбранного мероприятия)

5. Подача заявки организаторам, проведение переговоров по участию, заключение договора на участие, оплата участия

6. Подготовка информационных, презентационных, рекламных и других информационных материалов для участия

7. Решение организационных вопросов участия (бронирование авиабилетов, гостиницы, организация доставки грузов при необходимости, организация свободного времени и т.д.)

8. Участие

9. Обработка результатов участия (обработка данных, внедрение инноваций, расширение базы данных по партнерам/клиентам, заказчикам, продолжение переговоров по установленным контактам и т.д.)

Вторым фактором (после формата мероприятия), влияющим на достижение целей и задач участия предприятия в международных конгрессных мероприятиях, является место проведения мероприятия, в т.ч. сама площадка проведения. Наиболее эффективны города, которые являются признанными центрами отрасли, в которой работает предприятие, либо международным центром деловых коммуникаций, в котором неоднократно проводились качественные международные встречи. В этом случае мероприятие, даже если оно проводится впервые, имеет большие шансы на успех. Основными площадками для проведения конгрессных мероприятий являются конференц-центр (конгресс-центр) или конференц-отель (конгресс-отель).

Конгресс-центр – специализированное заведение, основной целью создания которого является предоставление услуг и инфраструктуры для проведения крупных конгрессных мероприятий¹¹⁵. Предоставление комфортабельных номеров и гостиничных услуг не входит в круг обязательных требований к конгресс-центру. При этом многие международные конгресс-центры мира имеют одну или несколько гостиниц соответствующего уровня на своей территории или в непосредственной близости. Конгресс-центр может не предоставлять гостиничных услуг.

Конгресс-отель – крупная или средняя гостиница классностью 4 или 5 звезд, обладающая необходимыми для проведения конгрессных мероприятий площадями и оборудованием; предоставляет делегатам и участникам конгрессных мероприятий все услуги, необходимые для комфортной жизни и работы в ходе всего конгрессного мероприятия. В России высокой популярностью пользуются конференц-отели, т.к. они предоставляют широкий спектр услуг и максимально комфортны для работы и проживания во время различных конгрессных мероприятий.

Одной из особенностей современной экономике является специализация стран (регионов, городов) как выставочных территорий (например, Германию часто называют «страной-выставкой»). Одним из российских городов, активно развивающихся как мировой центр деловых коммуникаций является Екатеринбург. Одноименная программа в рамках стратегического плана развития г. Екатеринбурга направлена на дальнейшее развитие деловой комфортной инфраструктуры как одной из составляющих экономического потенциала и инвестиционной привлекательности города. Процесс формирования территории как пространства пересечения деловых связей любого уровня (международных, межрегиональных, межкорпоративных) - это комплекс мер, включающих как создание материальной базы, так и организационно-административной, информационно-консультационной, обучающей и маркетинговой инфраструктуры.

Ответьте на вопросы

1. В чем отличие выставочных услуг и рынка выставочных услуг.

2. Приведите классификацию выставочных услуг.

3. Назовите способы осуществления импорта выставочных услуг.

4. Назовите особенности осуществления экспорта выставочных услуг.

5. Систематизируйте особенности деятельности иностранных выставочных компаний.

6. Назовите основные функции современных выставочных и конгрессных мероприятий.

7. В чем состоит сущность информационно-выставочного продукта.

8. Дайте определение и характеристику выставочных и конгрессных мероприятий.

9. Как определить влияние международной выставочной деятельности предприятия на результаты его внешнеэкономической деятельности.

10. Назовите основные этапы при организации участия предприятия в международном конгрессном мероприятии.

11. Ранжируйте основные факторы, влияющие на выбор международного конгрессного мероприятия.

Раздел VI______________________

ФОРМИРОВАНИЕ

ОБРАЗА ФИРМЫ

ВО ВНЕШНЕЙ СРЕДЕ

И НА МЕЖДУНАРОДНОМ

РЫНКЕ

Глава 18. Качество во внешнеэкономической деятельности предприятия.

Глава 19. Инвестиционная привлекательность предприятия.

Глава 20. Инновационные аспекты внешнеэкономической деятельности предприятия.

Глава 21. Паблик рилейшнз (PR).

Глава 18_______________________________

КАЧЕСТВО

ВО ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ