56. Витрати на управління підприємством та класифікація затрат робочого часу.

57. Діагностика робочого часу.

Першим кроком на шляху до успіху в справі економії і раціонального використання робочого часу є його "інвентаризація", яка здійснюється за допомогою хронометражу і фотографування.

Під хронометражем розуміють спостереження і вимірювання затрат робочого часу на здійснення окремих елементів, які повторюються, або операції в цілому. Безпосереднім його об'єктом є оперативний або підготовчо-кінцевий час на машино-ручних роботах.

Знання середньої тривалості операції та її окремих елементів допоможе удосконалити її зміст і структуру, раціоналізувати затрати часу на них і встановити оптимальні норми.

Фотографування робочого дня іде за допомогою спостереження і вимірювання всіх без винятку корисних затрат і втрат часу протягом всього дня або якої-небудь її частини 2-3 рази на рік протягом 2-3-х тижнів як у формі самофотографування, так і за участю спеціальних людей -нормувальників, майстрів та ін.

В результаті виконаної роботи складається дві таблиці, в одній показують витрачання часу в хвилинах на кожен вид робіт і термін їх проведення, в другій — втрати часу, їх причини, конкретні винуватці, період, коли вони мали місце.

Зрозуміло, що фотографія вимагає дотримання точності, в іншому разі вона не приносить ніякої користі. Адже одержані дані повинні допомогти відповісти на запитання: на що витрачається час, скільки його потрібно для виконання тих чи інших конкретних операцій, що допомагає, а що перешкоджає його ефективному використанню. В результаті аналізу даних фотографії можна одержати декілька корисних показників.

ПК+ОП+ОМ+ВОН (в хв.)

Коеф. використання робочого дня =

Тривалість роб. дня (в хв.)

ПР-ВОН(вхв.)

Коеф. втрат роб. часу з вини працівників =

Тривалість роб. дня (в хв.)

BE (в хв.)

Коеф. втрат роб. часу, незалежних від працівника =

Тривалість роб. дня (вхв.)

ПК - підготовчо-заключний час;

ОП - оперативний час;

ОМ — час обслуговування робочого місця;

ВОН — нормативний час на відпочинок і особисті потреби;

ПР - перерви, які залежать від працівника;

ВН - втрати робочого часу, які не залежать від працівників.

На основі знань даних показників визначається коефіцієнт КППП можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення втрат часу.

Прийнявши перераховані показники за нормативи, можна здійснювати стимулювання працівників, яке направлене на підвищення як продуктивності праці, так і на більш раціональне використання робочого дня, скорочення втрат часу.

Виявлення видів діяльності, на які витрачається час непродуктивно, та які можуть виконувати інші особи, називається діагностикою часу.

Для полегшення діагностики часу, який витрачається працівниками управління, його можна розподілити за такими функціями:

обдумування проблем, розробка рішень, підготовка до роботи;

керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка діяльності, вирішення конфліктів);

прогнозування та планування діяльності на перспективу;

підготовка нарад, виступів, різних заходів;

контроль за діяльністю підлеглих;

здійснення зовнішніх комунікацій (участь в переговорах, обмін досвідом, конференції).

Після групування робіт їм дається оцінка на предмет їх необхідності, співвідношення затрат часу фактичних і тих, що передбачалися.

В процесі аналізу необхідно визначити, які фактори обумовлюють найбільші втрати часу і є в цьому значенні самими "найдорожчими": візити, зустрічі, телефонні розмови, відвідувачі, підлеглі тощо. їх вияв дозволяє шукати способи зміни структури затрат часу, які б найбільшою мірою допомагали досягати мети організації.

Досвід показує, що коли в одному випадку із 10-ти робота керівника не була потрібною — значить він недостатньо довіряє підлеглим. Якщо в одному випадку із 10 момент початку роботи був визначений спонтанно або на неї затрачено більше часу, ніж передбачалося нормативами, — в організації погано поставлено планування.

Дослідження свідчать, що 20-30 % свого часу керівник витрачає на розгляд кореспонденції, проглядаючи заденьдо 100документів, ізякихлише 30 дійсно необхідні. Йому доводиться ставити в рік до 20 тис. підписів, витрачаючи на це близько 3-х тижнів. Підраховано, що в діловому листуванні обсяг непотрібних даних доходить до 15-20 %, а за всіма каналами із внутрішніх джерел даних надходить на 30 %, а із зовнішніх — на 40 % більше, ніж вимагається.

Основними причинами втрат часу є:

нечітка постановка цілі, неправильне визначення пріоритетів, у результаті чого люди не можуть правильно зорієнтуватись в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи, тонуть в дрібницях;

незадовільна організація планування, в результаті чого менеджер не справляється з розподілом часу на виконання тих чи інших справ, а то і просто не знає, як до них підійти;

слабка організаційна дисципліна підлеглих, яка призводить до багаторазової переробки однієї й тієї ж роботи;

відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати;

- нерішучість керівника, невміння працювати з партнерами,підлеглими, відвідувачами, телефонними дзвінками, проводити збори і наради.

58. Планування часу керівників і спеціалістів.

Планування часу, як і планування взагалі, є першим обов'язком всякого керівника, але, на жаль, як показують дослідження, наші менеджери

приділяють цьому небагато часу — в 3,5 раза менше, ніж їхні американські колеги. Проте на оперативну роботу, за всіма мірками менш важливу, витрачають третину часу.

Процес планування часу починається з постановки завдань, для чого складається перелік справ і можливих перешкод, на подолання яких піде певний час. Потім цей перелік регулярно доповнюється, поновлюється, коригується шляхом виключення із нього того, що здається несуттєвим.

Планування часу дозволяє керівникам і спеціалістам насамперед критично обдумати власні цілі і знайти більш ефективні способи їх реалізації, що дозволяють не тільки своєчасно з ними справитися, а й створити необхідні резерви для вирішення непередбачених проблем.

Далі, планування дає можливість керівнику сконцентруватися на найважливіших питаннях з урахуванням строків і часу їх вирішення, а решту розподілити серед підлеглих. В основі цього лежить оцінка кожної роботи з точки зору її необхідності, наслідків у випадку відмови від виконання, виправданості зусиль, які необхідні для її виконання, можливості їх зниження, ре&чьної віддачі.

Нарешті, планування часу дає можливість керівнику сформувати оптимальну структуру робочого дня і скласти його розпорядок.

Планування часу, який відводиться для вирішення тих чи інших проблем, здійснюється з урахуванням їх раціональної черговості.

Тобто спочатку плануються справи з фіксованим строком виконання або які вимагають значних затрат часу, а також неприємні завдання, відкладання яких на потім небажано; далі йде рутинна робота і виконання повсякденних обов'язків; нарешті, третє місце відводиться другорядним і епізодичним справам, які не займають багато часу, наприклад, читанню поточної кореспонденції, обходу робочих місць. Але в будь-якому випадку при плануванні встановлюється строк завершення роботи.

Якщо обсяг роботи, який необхідно виконати в задані строки може бути не виконаний, в плані передбачаються можливості його перенесення на більш пізній період.

Планом повинно бути охоплено не більше 60 % робочого часу, а останній складають резерви на вирішення непередбачених проблем, творчу

діяльність, підвищення кваліфікації. Непередбачені проблеми виникають в зв'язку з непередбаченими відвідувачами, телефонними дзвінками, необхідністю поправити раніше допущені помилки.

Створення резерву часу значно підвищує гнучкість планів і полегшує користування.

Передумовою планування часу є його старанне документування і контроль за його виконанням, які дозволяють мати точні уявлення про нього, краще розподіляти здійснення тих чи інших робіт, а також узгоджувати свої дії в галузі планування часу з підлеглими і колегами.

На практиці існує декілька типів планів використання часу. Насамперед — це довгострокові, за допомогою яких розподіляється час на реалізацію еєликих життєвих цілей, які вимагають багато років, а інколи і десятиліть: одержання освіти, просування до певної посади по службі тощо.

До короткострокових планів можна віднести річні, які фіксують розподіл часу для вирішення великих, але більш конкретних завдань, насамперед виробничого характеру.

Для короткострокових планів використання робочого часу, які конкретизують середньострокові, відносяться квартальні, місячні, декадні (тижневі), щоденні, кожен з яких деталізує попередній. Для їх складання необхідно визначити центральне, найбільш трудомістке завдання періоду, яке повинно бути вирішене в його рамках.

Найважливіший план - шоденний. Він вміщує не більше десятка проблем, в т. ч. не більше трьох першочергових, робота над якими здійснюється в першу чергу. Вони, а також самі неприємні справи плануються на ранкові часи з тим, щоб до вечора їх вдалося завершити.

Однорідні завдання групуються в щоденному плані роботи блоками, що дозволяє не "перескакувати" з однієї проблеми на іншу і економити таким чином час.

Одночасно в щоденному плані передбачаються обов'язкові перерви, які враховують як загальну працездатність людини, так і час з початку робочого дня. Чим більше часу пройшло, тим скоріше наростає втомленість, а це впливає на ефективність роботи менеджера і спеціаліста. Дослідження показали, що за перші вісім годин робочого дня керівник в середньому приймає 9,3 рішення за годину; протягом 9-ї години - 2,5 рішення і протягом 10-ї- 0,9 рішення.

Як і всякий інший денний план використання часу повинен бути гнучким.

59. Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу.

Підвищення ефективності використання робочого часу - це найважливіше завдання, яке стоїть практично перед кожною соціальною системою, й насамперед тому, що мова йде про економію робочого часу, до якої зрештою зводиться вся економія.

Раціональне використання робочого часу в системі менеджменту дає змогу вивільнити частину його для самовдосконалення й розвитку, що здатне забезпечити велику гнучкість і гармонійність у роботі організації в цілому.

Як і будь-який інший ресурс, час можна використовувати або ефективно, або неефективно. Пітер Друкер зазначив: "Запас часу нескінченно малий, і якщо ви не можете управляти ним, то вам не вдасться управляти нічим іншим". Кожному з нас важливо пам'ятати, що час, який ми витрачаємо, належить нам, і потрібно стати його хазяїном. Ми не зможемо управляти своїм часом доти, поки не почнемо управляти собою.

Спостерігати за витратами свого часу й оцінювати, чи справді ці витрати відповідають вашим потребам, можна за допомогою таких питань: що я відчуваю, коли роблю це? Як я використовую свої здібності? Який результат моїх тимчасових витрат? Чи відчуваю я напруження в даний момент? Чи справді я повний енергії і сил? Як і чому я вирішив витратити час саме на це? Ці запитання служать лише для отримання інформації, а не для винесення суджень. Якщо ви не задоволені собою, ваші судження можуть ускладнити процес навчання і внесення змін. Значно корисніше просто подивитися на те, як ви витрачаєте час, і узагальнити ці спостереження. Це почне позитивно впливати на вашу самооцінку, і зміни відбудуться самі собою.

У багатьох керівників виникають проблеми з розподілом часу. Однак ті, хто вміє ним ефективно розпоряджатися, стають вкрай скрупульозними, "вкладаючи" свій час, вони постійно задають собі такі запитання: чи потрібно робити це? Чи хочу я це робити? Якими можуть бути потенційні результати? Як це зробити простіше всього? Чи можу я залучити собі на допомогу додаткові ресурси? Чи не можу я робити що-небудь ще?

Ідея, що міститься в терміні "вкладання часу", дуже корисна. Ставтеся до свого часу так само, як щасливий вкладник капіталу поводиться зі своїми акціями.

Пітер Друкер вважає, що головна таємниця ефективності - концентрація. Ефективний керівник в першу чергу виконує найважливіші справи і ніколи не робить декілька важливих справ одночасно.

На думку Друкера, потреба в концентрації закладена в самій природі керівної діяльності і в людській суті. Людина завжди прагне зекономити час і фактично досягає цього шляхом одночасного виконання декількох справ. При аналізі корисної діяльності керівника було виявлено наявність великої кількості поставлених перед ним важливих завдань водночас з нестачею часу, необхідного для вирішення всіх завдань. Іншими словами, керівник постійно відчуває дефіцит часу. Чим більше керівник працює над підвищенням продуктивності, тим більше він усвідомлює необхідність концентрувати підлеглих на більш перспективних сприятливих можливостях. Це - єдиний спосіб досягнути бажаного результату. Але необхідність концентрації диктує також той факт, що більшості з нас важко виконувати одночасно одну задачу, не кажучи вже про дві одразу. Людство дійсно здатне на надзвичайно широкий діапазон дій. Однак продуктивно використовувати широкі можливості людства можна лише одним способом - спрямувати максимальну кількість індивідуальних здібностей на виконання будь-якої однієї задачі. Це концентрація, за якою всі засоби та ресурси сфокусовані на одному досягненні. Робити одну справу одночасно - значить, робити її швидко. Ефективний керівник знає, що йому необхідно зробити масу справ, причому зробити їх ефективно. Враховуючи це, він концентрує свої час та зусилля, а також час та зусилля членів своєї організації, на виконання тих чи інших конкретних справ в конкретний період часу. І починають вони з вирішення першоступеневих завдань.

Отже, можна зробити висновок про те, що управління часом стосується в більшому ступені організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повинен прагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів і інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити виконання максимального числа завдань, що у свою чергу обумовлюють виконання проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної цілі. Свої власні плани часу менеджер повинен погоджувати з планами підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального ефекту. Те, наскільки успішно менеджер буде перетворювати у свою роботу принципи ефективного використання часу, залежить у першу чергу від нього самого і від його бажання працювати раціонально, тому що для того, щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів і планування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі, потрібно прикласти певні зусилля і затратити небагато часу.