Таким образом, создание базы данных включает следующие три этапа:
Проектирование БД. На этом этапе определяется, какие поля будут входить в состав БД и, какова их структура.
Создание структуры. На этом этапе с помощью конкретной СУБД описывается структура таблиц, входящих в состав БД.
Ввод записей. Заполнение таблиц БД конкретной информацией.
Думается, что популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:
доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;
СУБД полностью русифицирована;
возможность использования OLE технологии;
интегрированность с пакетами Microsoft Office;
визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;
широко и наглядно представлена справочная система;
наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.
Практическая работа.
Начало работы с ms Access 2003. Графический интерфейс программы.
Графический интерфейс данной программы аналогичен интерфейсу приложений, относящихся к пакету Microsoft Office.
Чтобы запустить MS Access нажмите на панели задач Пуск -> Программы -> Microsoft Office -> Microsoft Access. Чтобы создать новую базу данных, необходимо выбрать горизонтальное меню Файл – Создать – Новая база данных. В результате появляется окно, в котором необходимо указать расположение создаваемого файла и имя создаваемой базы данных. После нажатия кнопки Создать в рабочей области появляется окно, в которой необходимо выбрать создаваемый объект БД (см. Рис1. «Окно базы данных»).
Рис.1 Окно базы данных:
В окне базы данных мы видим три командные кнопки (Создать, Открыть, Конструктор) и шесть вкладок(объектов): Таблица, Запрос, форма, Отчет, Макрос и Модуль. Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной базы данных. Чтобы открыть существующую таблицу, надо нажать кнопку Открыть. Чтобы включить в БД новую таблицу – нажать кнопку Создать. Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить её имя в списке и нажать кнопку Конструктор (позволяет менять не содержимое, а устройство).
Таблица - в БД вся информация храниться в двумерных таблицах.
Запросы - объект MS Access, выполняющий ряд функций по обработке БД, осуществлению поиска информации в них по заданным условиям и выводу результатов поиска.
Формы - объект MS Access, использующийся для ввода и отображения. Отображают данные, содержащиеся в таблицах или запросах. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные.
Отчеты - предназначены для печати данных.
Макросы - для автоматизации повторяющихся операций.
Модули - также для автоматизации работы с БД, пишутся на языке VBA.