1.2 Структура и функции служб материально- технического снабжения и складского хозяйства фирмы

Служба снабжения фирмы -- это совокупность управленческих и производственных подразделений, организующих и осуществляющих обеспечение основных и вспомогательных цехов (производств) сырьём, топливом, материалами, оборудованием [21, c. 570].

Среди служб материально-технического снабжения особое место занимают отделы и группы снабжения и комплектации, которые осуществляют конечную цель деятельности всех органов снабжения -- снабжение производства средствами производства. Они играют главную роль в согласовании условий снабжения с условиями потребления и условиями обеспечения непрерывности производственного процесса.

Основные задачи службы материально- технического снабжения предприятия и пути их реализации:

Осуществление бесперебойного комплексного снабжения производства материальными ресурсами с минимальными производственными запасами. Эту задачу отделы снабжения решают правильным установлением потребности по каждому товару, контролем за выполнением договоров поставщиками и созданием оптимальных производственных запасов, что приводит к уменьшению требующихся оборотных средств и повышению рентабельности работы предприятия.

Систематическое снижение заготовительных расходов в результате правильного выбора формы снабжения и способа транспортирования, активное участие в работе по экономии материальных ресурсов. Большинство мероприятий по экономии материалов зависят от правильной организации и планирования снабжения и могут быть осуществлены только на предприятии. Повышение производительности труда персонала, выполняющего функции материально-технического снабжения, и правильная организация работы в отделах снабжения во многом предопределяет уровень издержек, размер расходов по заготовке, хранению и отпуску материалов.

Организационная структура службы снабжения предприятия определяется типом, масштабом и организационным построением производства, а также системой управления им.

Органы снабжения -- это комплекс подразделений, занимающихся обеспечением производства всеми необходимыми материалами, покупными изделиями и деталями смежного производства.

Оперативная часть службы обеспечения представлена следующими основными отделами (в малых предприятиях объединены в один отдел):

Отдел материально- технического снабжения -- структурное подразделения предприятия, удовлетворяющее производственные и эксплуатационные нужды предприятия в материалах, сырье, топливе, спецодежде и т.д.

Диспетчерская служба -- вспомогательное звено основных отделов в оперативной работе. Она контролирует поступление на предприятие товаров и оборудования.

Складское хозяйство -- объединяющие специализированные по товарному признаку склады, организует работу складов, закреплённых за определёнными отделами и снабжает производство в порядке, установленными этими отделами.

Отдел транспортного хозяйства -- структурное подразделение, обеспечивающее все службы предприятия транспортом, а также запасными частями к транспортным средствам, необходимым для нормальной его работы [9, c. 32].

Основные функции отдела материально- технического снабжения:

Планирование материально-технического снабжения (учёт потребностей в товарах и планирование закупок).

Управление материальными запасами.

Количественная и качественная приёмка материалов.

Организация хранения материалов.

Выполнение производственных операций на складах.

Снабжение предприятия товарами.

Учёт и отчётность по снабжению.

Анализ стоимости закупок.

Наблюдение за рынком товаров.

Отделы снабжения могут быть построены по одному из трёх признаков- функциональному, товарному и смешанному. Характерной особенностью построения отдела снабжения по функциональному признаку является то, что основные функции осуществляются специализированными подразделениями, которые непосредственно подчиняются руководителю отдела. Плановая группа занимается расчётами потребности, выпиской лимитных карт, которые передаются непосредственно складскому хозяйству. Оперативные группы занимаются заготовительными функциями - реализацией хозяйственных договоров с поставщиками и своевременным завозом материалов на склады, отвечая за своевременность и комплектность снабжения. Складское хозяйство осуществляет приёмку, хранение и отпуск материалов.

Преимущество этой системы -- сравнительно небольшие штаты и возможность оперативных групп, целиком сосредоточиться на оперативной работе, а также высокое качество выполнения отдельных функций. Недостатком такой структуры является разобщенность функций в аппарате снабжения. Такая структура получила наибольшее распространение на небольших и средних предприятиях.

При построении отдела снабжения по материальному признаку каждая материальная группа в пределах закреплённой за ней номенклатуры потребляемых материалов выполняет все основные функции снабжения: планирование, заготовку материалов и распределение их по цехам. Это значительно повышает ответственность руководителей групп за своевременное и комплектное снабжение.

Такая структура считается наиболее прогрессивной формой организации отдела снабжения, так как в данном случае все функции выполняет одно материальное бюро. А плановое бюро отдела в этих условиях производит среднесрочное планирование снабжения, технико-экономическое планирование, анализирует выполнение планов. Диспетчерская группа ведёт работу по оперативному контролю и регулированию материальных ресурсов и их доставке. Что касается складского хозяйства, то может быть два варианта. По первому складское хозяйство непосредственно подчинено руководству отдела, склады организационно разобщены и находятся в ведении соответствующего материального бюро. Второй вариант характеризуется тем, что предусматривает выделение складского хозяйства в самостоятельный отдел или подразделение транспортно-складского цеха при сохранении функциональной подчинённости соответствующим материальным группам.

Организация транспортно-складских цехов наиболее целесообразна на больших предприятиях с крупносерийным и массовым производством. В этом случае обеспечивается концентрация складского персонала, погрузочно-разгрузочных механизмов, транспортных средств, а также централизованное управление разгрузкой материальных ценностей, обеспечивается их хранение и внутризаводское перемещение, что позволяет снизить трудоёмкость, повысить эффективность использования оборудования, улучшить комплектацию производства сырьём, материалами и комплектующими изделиями.

При смешанной структуре по одним группам материалов применяется одна структура, а по другим - другая.

Особо следует остановиться на особенностях построения служб снабжения в объединениях (крупных фирмах), которые бывают двух типов:

Предприятия, входящие в состав объединения не являются юридическими лицами не имеют хозяйственной самостоятельности, а функционируют на правах производства, специализирующихся по технологическому принципу. В этом случае в отделе снабжения головного предприятия сконцентрированы все планово- оперативные функции по управлению снабжением и он построен по материальному признаку, с чёткой специализацией по видах материальных ресурсов. Отделы снабжения дочерних предприятий выполняют функции по организации обеспечения производства внутри предприятия и поддержанию связей с головным отделом снабжения. Складское хозяйство максимально приближено к дочерним предприятиям и специализировано с учётом преимущественного потребления соответствующими производствами определённых видов материалов. Т.е. имеет место централизация.

Предприятие, входящее в состав объединения, территориально разобщены и сохраняют самостоятельность. При такой структуре снабженческие подразделения объединений осуществляют функции планирования потребности и организацию снабжения - завоз материалов децентрализован.

Таким образом, к преимуществам централизованной системы организационного построения отдела снабжения можно отнести единство заготовительной политики, консолидация средств, сокращение запасов, простота учёта.

Но такую схему построения отдела снабжения нецелесообразно применять при большом числе предприятий, выпускающих неоднородную продукцию и расположенных в разных географических районах.

Отделы снабжения взаимодействуют с другими структурными подразделениями предприятия. Эта связь строится по двум основным направлениям. С одной стороны, отделы снабжения получают от различных подразделений необходимые данные для организации и планирования материально- технического снабжения, с другой - обеспечивают их материальными ресурсами в необходимых объёмах, номенклатуре, нужного качества и в установленные сроки.

При безцеховой организации производства отделы снабжения обеспечивают непосредственно рабочие места и участки. В этом случае большое значение имеет внедрение активной системы питания цехов при которой транспортировка материалов к местам их потребления осуществляется непосредственно отделом снабжения. Большое значение имеют также организация непосредственного контроля за расходованием материалов на рабочих местах, усиление ответственности за своевременность и комплектность снабжения производства [27, c. 410].