5.3. Аудит трудовой деятельности
Определение. Цели, направления и конкретные задачи аудита трудовой сферы. Аудит соответствия, эффективности, стратегический. Критерии оценки эффективности управления персоналом. Внутренний и внешний аудит. Отчет об аудиторской проверке.
Значительная часть российских предприятий все еще ориентируется в первую очередь на эффективное, рациональное использование материальных и финансовых ресурсов. А персонал предприятия рассматривается с позиций статьи расходов в бюджете, как возможность экономии затрат по статье заработная плата. Это дань традициям планово-распределительной экономики и особенно неприемлемо в организациях, где человеческий капитал сопоставим или уже превосходит материализованный капитал.
Чтобы эффективно управлять человеческим капиталом, нужно измерять и контролировать возникающие проблемы по его использованию, анализировать резервы роста от лучшего применения персонала. Резервы определяют увеличение объема производства и улучшение качества выпускаемой продукции, снижение себестоимости и рост прибыли, подъем экономического потенциала фирмы. Этим целям служит аудит трудовой деятельности.
Аудит (англ. audit – проверка, от лат. audire – слушать, расследовать) трудовой деятельности – это проверка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития, это диагностика причин возникновения проблем по вине персонала, выявление резервов роста эффективности и выработка рекомендаций для руководства компании и службы управления персоналом (рис. 5.10).
Организационно-технологическое направление аудита персонала связано с проверкой документации, подтверждающей легитимность работы; анализом показателей эффективности, особенно трудовых, характеризующих состояние кадрового потенциала; рациональность работы, систему оплаты и стимулирования труда. Исследуются показатели движения (текучесть, изменение поло-возрастного, квалификационного состава и т.д.) кадров, изучается использование рабочего времени, состояние производственного травматизма, отношение к работе, степень удовлетворенности трудом.
Экономическое направление аудита персонала связано с изучением состояния и динамики показателей объема реализации на одного работника, прибыли до уплаты налогов и процентов в расчете на одного человека, общие и удельные издержки на рабочую силу, расходы на социальные выплаты и содержание социальной инфраструктуры.
Социально-психологическое направление аудита персонала ориентировано на оценку качества социально-трудовых отношений, учитывает характер мотивации работников, степень сочетания личных и коллективных интересов, развитие партнерских отношений между работодателями и работниками, участие персонала в общественной жизни фирмы, района, региона.
Можно рассмотреть аудит в ином ракурсе, а именно как проверку соответствия фактической деятельности персонала, установленным нормам, проверку эффективности работы персонала и оценку правильности выбранной стратегии управления персоналом.
Рис. 5.10. Аудит трудовой деятельности
Аудит соответствия оценивает насколько совпадают практические действия персонала с планами, нормами, установленными правилами и предписаниями, существующими в организации. Он предполагает:
– анализ штатного расписания, его обоснованности, наличие плана развития;
– оценку соответствия должностных инструкций квалификационным качествам реальных работников;
– анализ соответствия целям организации списочного состава работников по образованию, возрасту, половому признаку, естественному росту персонала, подготовке и т.п.;
– проверку соответствия условий труда и техники безопасности законодательным нормам и правилам;
– оценку качества трудовых отношений через наличие конфликтных ситуаций, сопротивления переменам, психологической совместимости работников и т.д.;
– оценку качества процедур подбора и найма персонала, взаимодействия со службами трудоустройства, учебными, местными органами власти и т.п.
Аудит эффективности управления персонала предполагает проверку совпадения применяемых методов управления стратегии, целям и возможностям организации, соответствия достигнутых организацией результатов арсеналу управленческих процедур, за счет которых результаты были достигнуты. Он состоит из:
– проверки совпадения достигнутых результатов поставленным ранее целям;
– проверку согласованности процедур внутреннего контроля за персоналом решаемым задачам;
– установления возможности улучшения процедур управления, чтобы более легко и эффективно достигать поставленные цели, в том числе за счет новых технологий (информационных, телекоммуникационных, канцелярских и др.).
Стратегический аудит нацелен на оценку возможностей развития персонала фирмы и включает в себя:
– оценку подбора, обучения персонала, существования учебных программ;
– проверку наличия кадрового резерва, его подготовку и использование;
– оценку результатов профессиональной и служебной деятельности сотрудников;
– проведение аттестаций и квалификационных экзаменов;
– наличие современных технологий в сфере управления персоналом.
Аудит должен заполнить «информационные бреши» между объектами аудита и теми, кто заинтересован в его проведении. Это связано с тем, что в обычных отчетах, как правило, недостает информации, представляющей интерес как для проводящих аудит, так и заказчика аудита, информации нужной для подготовки и принятия решения по управлению персоналом.
Собранная информация, оценивается согласно стандартам или критериям, фрагмент которых представлен в табл. 5.2. Могут устанавливаться не только качественные критерии, но и количественные контрольные показатели работы с персоналом (текучесть кадров, укомплектованность нужными специалистами, количество обученных работников, социальная защита и др.), которые по итогам работы за определенный период (квартал, полугодие) покажут насколько результативно идет работа по соответствующему направлению.
Таблица 5.2
Оценочные критерии по эффективности управления персоналом
Направление проверки |
Критерий оценки |
Соответствие кадровой политики целям и стратегии фирмы |
а) четкость организационной стратегии и поставленных целей; б) непротиворечивость целей и путей их достижения; в) степень соответствия стратегии фирмы выбранной политики в управлении персоналом |
Оценка качества основных документов, регламентирующих работу персонала и работу кадровой службы |
а) четкость и полнота основных требований и задач, определяющих работу персонала и кадровой службы; б) удобство использования документов в практике управления персоналом; в) соответствие Трудовому кодексу РФ |
Оценка основных формальных правил и процедур, управляющих персоналом фирмы |
а) трудовые показатели работников; б) удовлетворенность персонала соответствующим правилами и процедурами; в) соответствие правил и процедур ТК РФ; г) ощущение связи правил и процедур с рыночными успехами компании |
Оценка элементов корпоративной культуры |
а) уровень сотрудничества между работниками и руководством компании; б) приверженность работников своей фирме; в) имидж фирмы в глазах потребителей и партнеров |
Оценка качества работы по управлению персоналом |
а) успех компании; б) качество трудовой и исполнительской дисциплины; в) удовлетворенность персонала своей работой, отсутствие жалоб, других проявлений недовольства; г) трудовые показатели; д) совпадение личных и фирменных интересов |
Аудит трудовой деятельности может проводиться своими силами (внутренний аудит) или сторонней специализированной организацией на договорной основе (внешний аудит).
Внутренний аудит – это регламентированная локальными нормативными актами и осуществляемая внутри организации специальным подразделением (службой внутреннего аудита персонала) деятельность по независимой объективной проверке работы персонала с целью улучшения его деятельности и минимизации рисков фирмы, связанных с неправильной кадровой политикой. Это специальное подразделение должно также оказывать помощь службам управления персоналом и сотрудникам организации в эффективном выполнении своих функций, консультировать по вопросам разработки документов, регламентирующих работу персонала.
Внешний аудит проводится аудиторской фирмой или индивидуальным аудитором на основании договора с проверяемой компанией и имеет целью: 1) дать объективную оценку деятельности организации в сфере труда; 2) провести анализ состояния отчетности и документации в сфере управления персоналом и установить ее достоверность; 3) разработать рекомендации по улучшению работы персонала за счет реализации найденных резервов.
Основные отличия между внутренним и внешним аудитом представлены в табл. 5.3.
Таблица 5.3
Особенности внутреннего и внешнего аудита работы персонала
Внутренний аудит |
Внешний аудит |
Часть внутрихозяйственного контроля, который должен быть непрерывным |
Осуществляется периодически с интервалом около года |
Осуществляется специально созданным внутри организации подразделением – служба внутренней ревизии или контроля |
Осуществляется специализированными (аудиторскими) фирмами или индивидуальными аудиториями, юридически и финансово не связанными с проверяемой компанией |
Независим от ревизируемых объектов лишь организационно, но зависим от руководства компании |
Независим от клиента и организационно и материально (получая денежные залоги за предстоящий аудит) |
Главная задача – текущий контроль за работой персонала, постоянная работа с линейными и функциональными службами управления организации, выработка рекомендаций для среднего и высшего эшелона управления по улучшению работы |
Главная задача – высказывать свое мнение о работе персонала и возможностей ее улучшения на основе проведенного анализа и сравнения с другими организациями на базе накопленного опыта |
Обычно проведение внешнего аудита персонала среднего предприятия силами 3–4 специалистов требует около 10 месяцев работы. Разумеется, сроки вариативны и зависят от широты охвата материала, требований по глубине и качеству ее проработки, количества поставленных задач и нацеленности либо на мелкий ремонт, либо на реконструкцию системы управления персоналом. Часто к глубокому внешнему аудиту прибегают при реконструкции предприятия, изменении организационного устройства, в связи с расширением производства, переходе к новой технологии, выпуску новой продукции, перепрофилировании предприятия, обеспокоенности в связи с ухудшением конкурентоспособности и т.п. вескими причинами.
В этом случае стандартный набор проверок включает такие блоки как: персонал, рабочее время, нормирование и организация труда, результативность труда, заработная плата и вознаграждение, условия труда и социальная защищенность, деятельность службы управления персоналом. Количество блоков может быть больше или меньше, степень их проработанности может быть разной, так как зависит от целей аудиторской проверки, уточняемых в ходе обсуждения проблемы руководства предприятия с предполагаемыми исполнителями.
Заметим, что аудит промышленных, строительных, транспортных и др. рыночных субъектов, аудит госучреждений, банков, страховых компаний, пенсионных фондов наполнен спецификой таких организаций. Но это не означает, что аудиторская работа подобна свободному плаванию специалистов – аудиторов. Она направляется специальными государственными документами, регламентирующими общий характер такой деятельности, а также специально разработанными методиками для решения частных вопросов. Такие документы называются: Стандарт поведения, Этический кодекс, Правила для аудитора и т.д.
В России действует «стандарт аудиторской деятельности», одобренный комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ и в котором сказано: «Данное правило (стандарт) подготовлено для регламентации аудиторской деятельности; целью Правила (стандарта) является установление норм, применяемых аудиторской фирмой или аудитором, работающим самостоятельно в качестве индивидуального предпринимателя». Разумеется, данным стандартом (для внешнего аудита) можно и руководствуются в практике осуществления внутреннего аудита.
Помимо государственных (национальных) правил поведения аудиторской деятельности существуют и международные стандарты, под которые подстраиваются национальные. Вырабатывают их такие институты как: Международная организация высших институтов контроля (The International Organization of Supreme Audit Institutions, JNTOSAJ), Институт внутренних аудиторов (The Institutions of Internal Auditors, JJA) и др.
Аудиторская проверка завершается составлением отчета в котором имеется: анализ подбора, расстановки и обучения кадров; социально-психологическая экспертиза трудовых отношений; оценка ответственности каждой группы персонала и предлагаются стимулирующие эффективность работы персонала меры. В отчете должны быть конкретные рекомендации в виде вполне определенных изменений существующих процедур управления персоналом, совершенствования документации и информационных потоков в трудовой сфере, внедрения новых технологий (телекоммуникационных, офисных, информационных и др.). Недопустимо когда предложения носят общий характер: создать рабочую группу по изучению такого-то вопроса, повысить квалификацию персонала, обратиться к внешнему эксперту за консультацией, подготовить мероприятия по решению проблемы, провести дополнительный аудит и т.д.
Опыт показывает, что грамотно поставленный и правильно проведенный аудит управления персоналом выявляет резервы внутрифирменных социально-трудовых отношений и при их использовании повышает прибыльность организации, конкурентоспособность и открывает перспективы ее рыночной жизни.
Вопросы для самопроверки
1. Что такое аудит трудовой деятельности?
2. Каковы цели аудита, направления аудиторской работы и конкретные задачи аудита?
3. Каковы качественные критерии оценки эффективности управления персоналом?
4. Что такое внешний и внутренний аудит, что в них общего и чем они отличаются?
5. Какие документы регламентируют аудиторскую проверку?