Запити в Access

Запити є потужним засобом обробки даних, які зберігаються у таблицях Access. За їх допомогою можна переглядати, аналізувати та змінювати дані з кількох таблиць. Вони також можуть використовуватись як джерело даних для форм та звітів. Запити дозволяють обраховувати підсумкові значення і виводити їх у компактному форматі, а також виконувати обчислення над групами записів.

Запити можна створювати самостійно і за допомогою майстра.

Майстри запитів автоматично виконують основні дії залежно від відповідей користувача на поставлені питання. Самостійно створювати запити можна за допомогою конструктора.

В Access можна створювати такі види запитів:

1) запит на вибірку - використовується найчастіше. При його виконанні дані, які задовольняють вказаним умовам відбору, вибираються з однієї або кількох таблиць і виводяться у певному порядку. Запит на вибірку також використовується для групових операцій – для обрахування сум, середніх значень, перерахунків та інших дій.

2) запит з параметрами – критерій відбору задає користувач, вводячи потрібний параметр при виклику запита.

3) перехресний запит – дозволяє створювати результуючі таблиці на основі розрахунків, отриманих при аналізі групи таблиць. У перехресному запиті відображаються результати статистичних розрахунків (сума, кількість записів, середні значення), які виконуються за даними з одного поля таблиці. Ці результати групуються за двома наборами даних, один з яких розміщений у лівому стовпці таблиці, в другий – у верхній стрічці.

4) запит на зміну – це запит, який за одну операцію вносить зміни у кілька записів. Існує 4 види запитів на зміну: на видалення, оновлення та додавання записів, а також на створення таблиці.

Запит на видалення видаляє групу записів, які задовольняють вказаним умовам, з однієї або кількох таблиць, при чому видаляти можна лише весь запис, а не лише окремі поля з нього.

Запит на оновлення вносить загальні зміни в групу записів однієї або кількох таблиць.

Запит на додавання додає групу записів з однієї або кількох таблиць в кінець однієї або кількох таблиць.

Запит на створення таблиці створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або кількох таблиць.

5) запит SQL – це запит, який створюється за допомогою інструкцій SQL. Цей тип запитів є досить складним для користувачів-початківців і використовується зазвичай досвідченими користувачами, які мають навики програмування та роботи із серверами баз даних.

Порядок створення запиту в Access

Для створення нового запиту потрібно у вікні бази даних вибрати вкладку ЗАПИТИ, клацнути на кнопці СТВОРИТИ і у вікні, що з’явилося, вибрати один з п’яти пунктів: Конструктор, Простий запит, Перехресний запит, Записи, що повторюються, Записи без підлеглих.

Конструктор дозволяє створювати будь-який тип запиту, але цей режим рекомендується для користувачів, які вже мають деякий досвіт роботи з запитами.

Простий запит дозволяє створити за допомогою Майстра запит на вибірку з певних полів таблиці або інших запитів (оптимальний спосіб створення запитів для користувача-початківця).

Пункт Записи, що повторюються створює запис на записів, що повторюються у простій таблиці або в запиті.

Пункт Записи баз підлеглих – запит на пошук записів, яким не відповідає жоден запис у підлеглій таблиці (при роботі з багатотабличною базою даних).

Запит з обчисленнями. У запиті можна відображати дані, котрих не було у початковій таблиці. Наприклад, густота населення (для бази даних Країни світу). Для цього у конструкторі запиту в полі назва потрібно вказати назва поля : значення

густота : [населення] / [площа] дата нова: [дата] + 7

Запит на заміну. При виборі цього параметру змінюється табличка конструктора запитів. Потрібно вказати поле, на що змінити та що змінити (умову заміни)

Аналогічно відбувається запит на видалення (вказується умова видалення записів з таблиці)

Операція групування Часто виникає потреба згрупувати записи у таблиці за певною ознакою (частина світу, група продукції, клас, рік народження тощо). Після такого групування можна виконувати різні операції (пошук максимального, мінімального, середнього значення у кожній групі, сумарне значення, кількість записів у групі тощо).

Для того, щоб виконати такі операції в Access треба:

1) створити запит в режимі конструктора

2) вибрати таблицю для роботи

3) натиснути кнопку Σ з панелі інструментів. При цьому зміниться табличка конструктора запитів (з’явиться графа: Груповая операция), з якої можна вибрати необхідну операцію.

Access дозволяє групування лише за одним полем. Але можна згрупувавши записи за частиною світу, наприклад, одночасно знайти max та min значення населеності у країнах цього регіону.

Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит - Запуск чи натискають на кнопку запуску . При необхідності запит можна зберегти, виконавши пункт меню Файл → Зберегти або натиснувши кнопку на панелі інструментів. При цьому слід пам’ятати, що зберігається конструкція запиту, а не результати його виконання.