Теоретичні відомості

Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів. Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову), і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують команду Знайти, а також фільтри і запити.

Команда Правка – Найти… (Ctrl+F) дає змогу відшукати записи у великій таблиці за деякою нескладною умовою пошуку у всій базі чи в конкретному полі.

Пошук і заміна даних проводяться у режимі таблиці звичним для Microsoft Office шляхом. Пошук інформації в Access виконується в таблицях і формах.

При виборі команди Найти з’являється однойменне діалогове вікно, де в полі Образец потрібно ввести текст, який необхідно знайти. У випадаючому списку Просмотр потрібно вибрати напрям пошуку:

• Все – по всій таблиці;

• Вверх – від курсору до початку таблиці;

• Вниз – від курсору до кінця таблиці.

Випадаючий список Совпадение встановлює, яку частину поля БД повинен становити текст, який ми шукаємо:

• С любой частью поля – будь-яку частину поля БД повинен становити текст, який ми шукаємо;

• Поля целиком – весь вміст поля;

• С начала поля – вміст поля починається з даного тексту.

Крім цього у вікні пошуку можна встановити додаткові параметри:

• Только в текущем поле – пошук здійснюється лише в полі, в якому знаходиться курсор. В іншому випадку пошук буде здійснюватися по всіх полях таблиці;

• С учетом регистра – розрізняти під час пошуку малі та великі літери тексту.

Для того, щоб знайти перше входження тексту, який шукається, потрібно натиснути кнопку Найти. Для пошуку наступного входження потрібно вибрати кнопку Найти далее.

Аналогічним чином, за допомогою команди Правка – Заменить можна здійснювати пошук та заміну даних в таблиці.

При формуванні тексту для пошуку можна вживати шаблон, який використовує спеціальні символи: * ? [ ] ! - #

Символ	Використання	Приклад
*	Відповідає будь-якій цифрі або будь-якому символу. Може використовуватися в якості першого або останнього символу текстового рядка	wh* — пошук слів what, white і why.
?	Відповідає одному будь-якому текстовому символу, в тій позиції в якій він встановлений	B?ll — пошук слів ball, bell і bill.
[ ]	Відповідає будь-якому одному символу з ув'язнених у дужки	B[ae]ll — пошук слів ball і bell, але не bill.
!	Відповідає будь-якому одному символу, крім ув'язнених у дужки	b[!ae]ll — пошук слів bill і bull, але не bell або ball.
-	Відповідає будь-якому символу з діапазону. Необхідно вказувати цей діапазон по зростанню (від A до Z, але не від Z до A)	b[a-c]d — пошук слів bad, bbd і bcd.
#	Відповідає будь-якій цифрі	1#3 — пошук значень 103, 113, 123.

При використанні цих знаків для пошуку символу зірочки (*), знаку питання (?), знака номера (#), що відкриває квадратної дужки ([) або дефіса (-) необхідно укладати ці символи в квадратні дужки.

Якщо виконується пошук знаку оклику (!) або закриваючої дужки (]), то укладати них у квадратні дужки не потрібно.

При пошуку пари квадратних дужок, їх необхідно укласти в круглі дужки ([ ]).

Вирази, що використовуються у Microsoft Access, будуються за наступними правилами.

Можна використовувати такі оператори:

• арифметичні операції: +, -, *, /, % , ^ (піднесення до степеня), \ (ціле ділення), mod (залишок від ділення)

• операції порівняння: >, >=, <, <=, =, <> (не дорівнює)

• логічні: not, and, or, xor (виключаюче або), eqv (еквівалентність), imp (імплікація)

• роботи з рядками: & (злиття строк), Like “ строка_зразок” (порівняння зі зразком)

• інші: In( знач1, знач2, …, значN ) , Between почат_знач And кінц_знач, Is посилання_на_об’єкт

Можна використовувати статистичні, математичні, фінансові й інші вбудовані функції, вставляти константи.

Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Знайти тут зайві записи не висвітлюються.

Фільтр - набір умов, застосовуваних для відбору підмножини даних або для сортування даних.

Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розширений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:

1. виконати команду головного меню Записи - Фильтр;

2. виконати команду з контекстного меню;

3. скористатися кнопками команд на панелі інструментів:

- Фильтр по выделенному; Расширенный фильтр;

- Изменить фильтр (фільтр за формою); - Применить фильтр/Удалить фильтр.

Якщо можна легко знайти і виділити у таблиці значення які повинні міститися у записах, що відбираються, варто використовувати фільтр по виділеному.

Поле «Фільтр для:» використовується, якщо фокус уведення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого буде використовуватися як умова добору.

Фільтр за формою (звичайний фільтр) використовується для вибору шуканих значень зі списку без перегляду всіх записів у таблиці або при вказівці декількох умов добору одночасно.

Для створення складних фільтрів варто використовувати вікно розширеного фільтру.

Як користуватися кнопками — це ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду-кнопку Скасувати фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

У процесі роботи з БД, введення даних здійснюється в довільному порядку. Для зручності сприймання інформації записи в БД упорядковують згідно зі значенням певних полів. Після впорядкування значення обраних полів розміщуються в порядку зростання\спадання (для числових полів) або в алфавітному прямому\зворотньому порядку (для символьних полів).

Порядок сортування - порядок, у якому виводяться записи: по зростанню (від «А» до «Я» або від 0 до 100) або по спаданню (від «Я» до «А» або від 100 до 0).

В Access упорядковування інформації здійснюється за допомогою сортування і фільтрації.

Дія	Способи виконання
Сортування даних у полі	Контекстне меню\Команда “Сортувати за ...”
	Кнопки на панелі інструментів у режимі таблиці
Накладання фільтра на записи згідно з виділеним фрагментом	Контекстне меню\Команда “Фільтр за виділеним”
	Кнопки на панелі інструментів у режимі таблиці
Зміна критеріїв фільтрації	Контекстне меню заголовка таблиці\Команда “Змінити фільтр”
	Кнопки на панелі інструментів у режимі таблиці
Застосування фільтра	Контекстне меню заголовка таблиці\Команда “Застосувати фільтр”
	Кнопки на панелі інструментів у режимі таблиці
Видалення фільтра (відновлення змісту таблиці)	Контекстне меню заголовка таблиці\Команда “Видалити фільтр”
	Кнопки на панелі інструментів у режимі таблиці

Висновок. БД і СУБД створювалися для швидкого пошуку необхідної інформації з великого масиву даних. Сортування даних і пошук інформації –– це основні функції, з якими доводиться працювати користувачам СУБД.