1. Слушали:

Ф.И.О. (в им. п.) – содержание доклада в форме прямой речи или название доклада (указывается основной докладчик).

Выступили:

Ф.И.О. – основная мысль выступления (указываются все выступающие после доклада).

Постановили:

Принятые в ходе обсуждения решения по этому вопросу, начинают фразу с глагола.

По смыслу раздел «постановили» должен быть связан с выступлениями.

2. Слушали:

Выступили:

Постановили:

И так далее по всем вопросам повестки дня.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Протоколы бывают трех видов:

• полный;

• сокращенный (в разделе ВЫСТУПИЛИ указывают только фамилии);

• краткий (разделов ВЫСТУПИЛИ и СЛУШАЛИ нет, докладчик указывается в повестке дня)

Выписка из протокола составляется аналогично выписке для приказа.

Задания по теме: Составить протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос об организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новой компьютерной техникой. Ответить на вопросы: Что такое протокол, какие виды протоколов существуют? Из каких реквизитов состоит протокол? Как составляется текст протокола, какие ключевые слова используются? Кто подписывает протокол?

Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт, событие.

Существуют акты:

• акт ликвидации организации;

• акт проверки;

• акт приёма-передачи ценностей;

• акт об уничтожении и т.д.

Акт составляется комиссией, это может быть специально назначенная или постоянно действующая комиссия.

Акт оформляется на общем бланке.

Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

В заголовке к тексту указывают актируемое событие в родительном падеже (или в предложном). Например, приёма-передачи материальных ценностей или об уничтожении приказов за 1998 г.

Текст акта делится на 2 части: вводную и основную.

Вводная часть начинается со слова «основание». Основанием акта является приказ руководителя или указание вышестоящей организации или другой документ.

Далее указывается состав комиссии. Например, «Комиссия в составе: председателя Иванова Ивана Ивановича и членов (перечисление членов комиссии в алфавитном порядке, перед каждой фамилией указывается должность и название организации).

В основной части описываются цели, задачи, суть проведённой работы, её результаты. Может быть оформлена в виде таблицы. Также могут быть выводы, предложения, рекомендации комиссии (например, предлагаю принять меры, но какие именно меры решит руководитель, так как утверждая акт, он вынужден будет согласиться с вашими мерами)

Акт подписывают председатель и все члены комиссии.

Председатель личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия

личная подпись И.О. Фамилия

Акты по материальным, финансовым и другим важным вопросам требуют утверждения руководителя и заверяются печатью.

Служебные письма - наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами.

Основные виды писем:

• Гарантийное письмо обеспечивает исполнение изложенных в нём обязательств. В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. («Оплату гарантируем...», «Фирма … качество продукции гарантирует»). Это письмо заверяется печатью.

• Рекламное письмо содержит подробные описания рекламируемых товаров, услуг, цены. Особенность: адрес организации-автора может быть указан в тексте, часто в конце текста. («Мы будем рады ответить на ваши вопросы по такому-то адресу или телефону»).

• Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту. («Высылаем Вам ….»).

• Письмо-запрос. В нем предприятие просит разъяснить какой-либо факт, событие и побуждает дать ответное письмо. («Сообщите о …»).

• Письмо-извещение сообщает о факте или событии, информация о котором может быть полезна для адресата. («Ставим вас в известность, что ….»).

• Письмо-приглашение адресуется как конкретному лицу, так и учреждению в целом, содержит пожелания участия адресата в каком-либо мероприятии. Необходимо сообщить место, сроки проведения и условия участия. («Приглашаем вас принять участие в …..»).

• Письмо-подтверждение содержит подтверждение какого-либо отправления (письма, перевода, ценностей), подтверждение того, что ранее изданный документ остаётся в силе (договор, инструкция), может подтверждать факт, событие (телефонный звонок). («Подтверждаем, что ….»).

• Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства, проведения мероприятия, возвращения взятых предметов и т.д. В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. («Напоминаем, что …», «по истечение такого-то срока предложение нашей фирмы теряет силу»).

Письма оформляются на бланке для писем, название вида документа не указывается. Справа пишется адресат. На одном письме может быть не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют несколько писем с одним текстом и разными адресатами, такое письмо называется циркулярным.

Заголовок к тексту формулируются одной фразой, начинается с предлога «О» или «Об».

Текст одного письма должен быть посвящён одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст обязательно начинают с обращения, например, «Уважаемый Иван Иванович!», «Иван Иванович!», «Господин Иванов!», «Уважаемые господа!»)

Основной текст письма может содержать вводную часть и основную. Излагается от первого или третьего лица ед. или мн. числа - прошу, просим, фирма просит, … просят. Местоимение «я» по этикету не пишется.

Во вводной части описываются факты, события, может быть ссылка на другие документы (не письмо, на письма мы ссылаемся в реквизите «ссылка на дату и номер инициативного письма»).

В основной части - выводы, предложения, просьбы, рекомендации по поводу вышеописанных событий

Одна из частей может быть опущена, их можно менять местами.

В конце текста письма может быть заключение: «С уважением …», «С благодарностью», «С пожеланием успехов» или «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной» и другие

Подписывает письмо автор, при этом этикет требует соблюдения уровня переписки. Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.

Задания по теме: Выделить реквизиты служебного письма и оформить его в соответствии со стандартом. 127572, Москва, ул. Новгородская, 14, к.3, тел. 1234567, АО «Сокол М», директору ЗАО «Тайдекс» Прищепову И.В., на № ___ от ______ , Вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Директор «Сокол М» С.И. Дорохов. Недостающую информацию придумайте самостоятельно. Ответить на вопросы: Что такое письмо, какие виды писем существуют? Из каких реквизитов состоит письмо? Как составляется текст письма, какие элементы используются? Кто подписывает письмо?

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Оформляются на общем бланке.

Заголовок к тексту формулируется коротко, одной фразой в предложном падеже с добавлением периода времени или даты, на которую приходятся приводимые в справке сведения. Например, о наличии документов по трудовому стажу за 1990-2000 гг.

Справки могут быть внутренними и внешними.

Подписывает справку лицо, несущее ответственность за предоставляемые в справке сведения.

Из всех справок можно выделить справки, подтверждающие место работы, учебы.

Требования к ним:

• оформляются на общем бланке на формате А5, поэтому не имеют заголовка к тексту;

• указывается Ф.И.О. (полностью) лица, о котором сообщаются сведения; требуемые сведения; куда предоставляется справка;

• справку подписывает лицо, которое несёт ответственность за предоставленные сведения;

• составляется справка в одном экземпляре, заверяется печатью.

Задание по теме: Составить справку, подтверждающую ваше обучение в ТГАСУ.