2.5 Бланки документов

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Формуляр – набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности или модель документа.

Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений об организации, правильное их расположение важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Существует 2 основных вида бланков:

• общий бланк (на нем оформляют все ОРД, кроме писем);

• бланк для писем.

Общий бланк состоит из следующих реквизитов:

• эмблема предприятия (товарный знак),

• название организации,

• название вида документа,

• дата, регистрационный номер документа,

• место составления.

Бланк для писем:

• эмблема предприятия (товарный знак),

• название организации,

• справочные данные об организации,

• код по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, код по ОКУД,

• дата, регистрационный номер,

• ссылка на регистрационный номер и дату входящего письма.

Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов.

Другие виды бланков:

Бланки для конкретных видов документов – общие бланки с напечатанным наименованием вида документа. Целесообразно заводить, если их более 1000 в год.

Иногда используются бланки руководителя, или должностные бланки – вместо названия организации стоит должность этого должностного лица.

Предприятия, работающие с иностранными партнёрами должны иметь специальные бланки, на которых реквизиты на русском языке дублируются на языке партнёра или на английском.

Гербовые бланки являются полиграфической продукцией и подлежат специальному учету. Они нумеруются, при этом в учетно-регистрационной форме указываются: наименование вида гербового бланка, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика бланков, количество экз., серии и номера бланков, кому и сколько бланков выдано, расписка в получении, отметка об уничтожении. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых шкафах. Уничтожение проводится по акту с отметкой в регистрационной форме. Отвечает за гербовые бланки отдел делопроизводства, персонально ответственные лица назначаются приказом. Проверка хранения, наличия и использования гербовых бланков поводится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом. В случае обнаружения нарушений проводится служебное расследование. Копирование документов, оформленных на гербовых бланках допускается в случае заверения их гербовой печатью организации.

Задание по теме используя учебники по делопроизводству составьте 4 фирменных бланка для вымышленной или знакомой организации: - бланк для писем с угловым расположением, - бланк для писем с продольным расположением, - общий бланк (можно на примере приказа или другого документа) с угловым расположением, - общий бланк с продольным расположением.