72. Пресс – кит: назначение, правила оформления и содержание.

Пресс-кит – папка из пластика или плотной бумаги с пресс-релизами, фотографиями, буклетами и др. справочной информацией (бэкграундер, факт-лист, биография, рисунки, таблицы); обычно распространяется в СМИ или на пресс-конференции с целью создания паблисити (В.Л., Музыкант).

Оформление: Это папка формата А4 с двумя отделениями. На титуле – логотип организации. В папку можно вложить чистые листы для заметок. Внутри – программа мероприятия. В правом отделении кита рекомендуется располагать всю наиболее важную текстовую информацию (собственно PR-тексты), в левом – приложения, материалы справочного, рекламного характера (рекламные, журналистские тексты). Кит может состоять из 10-15 страниц различных документов (с нумерацией и одержанием на первой странице). Материалы пресс-кита должны содержать указание на контактных лиц и их координаты (это может быть визитная карточка субъекта PR, прикрепленная внутри папки).

Приглашенные к началу главных событий журналисты получают на месте дейст­вия информационный пакет материалов. Фирменная папка, так называемый джентльменский набор с логотипом (с адресом организаторов) содержит:

• РR-обращение;

• пресс-релиз;

• ксерокопии статей из газет и журналов, тематически связанных с общей направленностью пакета материалов;

• расширенный комментарий (история, традиции, специфика и пр.) предстоящего события (проблемы);

• дополнительная информация к РR-обращению;

• биографические данные и фотографии спикеров;

• аннотации видеороликов и других средств визуального обеспечения события;

• фирменная реклама спонсоров;

• общая программа проведения планируемого события (распорядок).

РR-обращение - главный информационный материал в этой папке. Все осталь­ные документы развивают отдельные идеи PR -обращения, ориентированы на усиле­ние его воздействия на целевую аудиторию. РR-обращение зачитывается или произ­носится в режиме импровизации, в стиле экспромта. Текст тщательно готовится за­ранее, репетируется и проверяется на восприятие небольшой аудиторией.

73. Презентация: назначение и правила проведения.

Презентация— это представление фирмы, новой продукции фирмы приглашенной аудитории.

Они отличаются от пресс-конференций более широким кругом приглашенных представителей общественности, большим акцентом на культурную программу, а главное - тематикой. Пресс-конференции посвящены проблемным темам, а презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Их тема - какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.

Презентация сочетает в себе черты пресс-конференции и приема. Возможны ежегодные презентационные акции. Обычно собственно презентация длится 1,5-2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1-2 часа и предназначен для непосредственного общения между организаторами и аудиторией. Сценарный план презентации довольно стандартен:

- представление гостей и хозяев;

- демонстрация образцов продукции, видеоматериалов, фотоматериалов;

- краткое сообщение по теме презентации;

- ответы на возникшие вопросы;

- выступления гостей (нек-ые из них надо планировать и готовить);

- вручение приглашенным сувениров, рекламной продукции, информационных материалов;

- банкет, фуршет или прием;

- культурная программа.

Презентация проводиться по самым разным поводам:

1. открытие чего-нибудь

2. представление какого-нибудь альбома, буклета фирмы

3. презентация какого-нибудь события, связанного с какими-либо юбилеями, годовщинами

Презентация как форма делового общения дает возможность:

1. пригласить нужных вам политических и общественных деятелей того географического региона, в рамках которого вы осуществляете презентацию

2. вы можете пригласить предпринимателей, в к-ых вы заинтересованы или будете заинтересованы

3. вы имеете возможность пригласить представителей банковских кругов

4. спонсоров (как реальных, так и потенциальных)

В рамках презентации вы решаете задачу: укрепляете связи / устанавливаете новый уровень отношений или же устанавливаете новые деловые контакты. Поэтому вы должны самым тщательным образом подойти к формированию списка. В этот случае действует «золотое правило» - лучше больше, чем меньше.

Целью любой презентации является:

1. убедить людей предпринять какие-либо действия

2. убедить ваших гостей воздержаться от каких-либо действий

3. убедить ваших гостей пересмотреть их позиции по тем или иным вопросам

4. убедить ваших гостей изменить прежние мнения по актуально выносимым вопросам на презентацию

Цели привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с местной общественностью и/или администрацией.

Каждая презентация независимо от цели ограничена во времени и нельзя перед конкретной презентацией ставить слишком много целей. Презентация может быть успешной, сели она разжигает любопытство приглашенных или если она побуждает ваших гостей получить более подробную информацию о той вещи, к-ая презентуется. Гости не должны получить всю информацию, их нужно затравить, чтобы потом они подошли с дополнительными вопросами индивидуально.

Любая презентация требует краткого выступления, задача его:

• это выступление фиксирует ключевые моменты презентации

• это выступление помогает установить отношения с аудиторией

И можно считать задачу этого выступления выполненной, если вам удастся заинтересовать гостей и перевести отношения с гостями на уровень теплых отношений.

Сообразно этим целям каждое вступительное слово на презентации должно состоять из трех частей:

1. приветствие (благодарность за отклик, приход, можно благодарность персонифицировать)

2. представление тех, кто будет вести презентацию (это не обязательно должен быть руководитель, это может быть специальный профессионал)

3. сообщение о целях, о назначении презентации (что мы будем показывать, о чем будем рассказывать)

Помимо вступительного слова всякая презентация должна иметь и заключительное резюме, которое становиться подведением итогов презентации.

В заключительном слове вы должны иметь 3 составляющих:

1. кратко резюмировать важнейшие факты и аргументы

2. вы должны выразить благодарность за то, что они не ушли и активно участвовали в презентации, за то внимание, которое они уделили

3. вы должны предложить гостям задать какие-то вопросы

Презентация не должна длиться слишком долго ибо это не понравиться гостям и они могут уйти, воспользовавшись перерывами. Рекомендуется в зависимости от проблем:

А) не делать перерывы

Б) сделать два коротких перерыва вместо одного большого

В) не перегружайте презентацию цифрами, особенно к-ые нельзя проиллюстрировать красиво, не перегружайте фактами.

Г) вы должны помнить, что большой поток информации спустя какое-то время становится не воспринимаемым

Поэтому, чтобы привлечь внимание гостей, вам следует придерживаться следующих правил:

• не включать в презентацию информацию, к-ая имела бы утомительную информацию, лучше её фрагментировать

• не включать информацию, к-ая не известна большинству гостей

• не включать слишком детальную информацию, это всё можно оставить на потом

По мнению психологов наибольший объём внимания в первые 10-15 минут, потом падает, самый низкий объем внимания через 30 минут, потом повышается.

Поэтому с учетом 2 перерывов презентацию не рекомендуется проводить больше 1.5 – 2 часов с двумя перерывами по 10 минут.

Вам нужно те факты, к-ые гости должны запомнить, излагать в начале презентации и в конце презентации (в заключительном слове). Во-вторых, в период наименьшего сосредоточения внимания вам следует использовать различного рода «домашние заготовки», к-ые повысят интерес ваших гостей (шутка к месту). В-третьих, в приглашении на презентацию вы должны указать время начала и окончания презентации с тем, чтобы повысить внимание аудитории в конце презентации.

Презентацию нужно сопровождать показом слайдов, видео-сюжетов, прослушиванием аудиозаписи, сменой выступающих. При этом следует иметь в виду, что загружать информацией лучше через видео-сюжеты. Чем сложнее презентуемый предмет (машина, технологическая линия), тем в большей степени важен вопрос подбора комментаторов, т.е. экспертов. Не надо вручать одному эксперту проведение презентации. Информацию желательно упростить, схематизировать, унифицировать, но главное не переусердствовать.

Самый сложный момент в презентации – это вопросы. Сложность заключается в том, что может быть несколько родов вопросов:

• могут содержать скрытое недовольство

• вопросы, к-ые могут выявить уровень вашей компетенции

• вопрос-вызов, когда вы в своем выступлении могли посягнуть на ту область знаний, в которой гость очень хорошо разбирается

Нужно:

1. ответить на вопрос, если вы знаете, это должно прозвучать в доброжелательной форме

2. если вы не знаете ответа, вы можете пообещать ответить на него позже, но это нежелательно

3. переадресовать вопрос эксперту в этой области (именно поэтому нужно иметь экспертов)

4. наиболее пикантный выход, когда вы предлагаете ответить тому, кто его задал. При этом вы отводите удар от себя и даете возможность презентоваться гостю.

5. вы можете предложить ответить на вопрос всем собравшимся

Презентация, как правило, проводиться во второй половине дня в силу того, что по окончании презентация перерастает в прием.

Во время презентации принято вручать всем участникам презентации различного рода сувениры официального порядка (значки, зажигалки, ручки, блокноты с вашим логотипом). В числе сувениров может быть презентуемая книга, альбом.

Местом проведения презентации должна быть территория, не имеющая отношения к вашему предприятию. Презентация и фуршет должны быть в одном месте и мах переход в соседний зал. Это м.б. гостиницы. Люди должны перемещаться свободно.

В презентацию стандартного набора может быть включена пресс-конференция, прием (коктейль, фуршет, холодный буфет), но при этом следует иметь в виду 2 обстоятельства.

1. если на вашу презентацию приглашены до 100 человек, то вы следовательно можете усадить их за нормальные места. Но в этом случае на столах должны быть визитки или указатели с именами.

2. если же будет больше 100 человек, то рекомендуется устраивать Аля-фуршет (стоя)

Свои визитки нужно вручить всем гостям.

Форма одежды на презентациии строгая.

Желательно организаторы должны иметь бейджи, перывм руководителям – не обязательно.

На презентации не должно быть лишних людей, должны быть только нужные.

Лучше проводить презентации после обеда — в 15 часов. Длительность — 1,5—2 часа. После окончания — коктейль или фуршет продолжительностью 1—2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, маршруты транспорта).