14. Основные виды информационных, служебных, имиджевых, онлайновых документов.

В практике "public relations" выделяют четыре основные группы документов, наиболее широко используемых профессионалами при проведении ПР-мероприятий:

1. оперативные информационные (информационно-справочные материалы для представителей СМИ, целевых или ключевых аудитории). Отличительной особенностью оперативных документов является их довольно жесткая привязка к каким-либо краткосрочным мероприятиям или событиям в области связей с общественностью; и разрабатывают и готовят накануне события (за исключением анонсов) и распространяют в ходе его реализации. При помощи рабочих документов решается важная конкретная задача - предоставить максимум оперативной базовой информации и фактов в сжатые сроки.

2. Имиджевые корпоративные;

3. Служебные;

4. Электронные интерактивные (онлайновые).

В их число входят:

Пресс-релиз - главный рабочий оперативный документ, который готовится практически ко всем сколько-нибудь крупным мероприятиям или событиям. Главная цель - привлечь внимание и заинтересовать целевые аудитории, в первую очередь, журналистов, к крупному, особо значимому мероприятию или явлению, происходящему в компании, учреждении, общественной организаций или партии. В тех случаях, если информация или событие имеют чрезвычайно важное значение, ПР-служба разрабатывает Ньюс-релиз. Различают три основных вида пресс-релизов - накануне события (анонсирующий), в ходе мероприятия (промежуточный, новость) и после события (итоговый). Эффективен электронный пресс-релиз. Компоненты: заголовок, анонс, основная часть и выходные данные. Особое место занимает корпоративный пресс-релиз - для узкого круга специализированных СМИ, распространяются для информирования профессионального сообщества, сухой профессиональный язык. Для текстов таких пресс-релизов характерен сухой профессиональный язык с большим количеством специальных терминов, широким использованием профессиональной лексики и жаргона. При проведении важных событий – готовят два раздельных пресс-релиза - один пишется обычным общедоступным языком о событии и его значении для общества в целом, другой - для узкого круга специалистов с упором на технические подробности. Также в печатном виде для распространения на мероприятиях и пересылки по факсу и в электронном виде.Когда нужно больше информации готовится специальная информационная справка под разными титулами "К истории вопроса", "Историческая справка", "Background" и т.д.

К крупным, особо значимым событиям готовится Пресс-кит: пресс-релиз и информационная справка упаковываются. Оформляется с учетом корпоративных цветов фирмы-заказчика, на обложке обязательно размещается логотип или торговый знак компании, а также некоторые выходные данные (адрес, телефон, факс, телекс, адрес электронной почты e-mail). Пресс-кит может иметь специальную вырубку или кармашек для визиток руководителей корпоративного ПР-департамента. Включает: биографические справки главных героев события, информационно-рекламную корпоративную брошюру или проспект, фотоподборки в виде негативов или готовых фотографий. Могут вложить факт-лист (подборка наиболее значимых фактов), вопрос – ответ (наиболее часто задаваемые целевыми аудиториями острые и деликатные вопросы, требующие взвешенных, тщательно аргументированных и выверенных ответов).

Для лучшего понимания сути происходящего события или явления готовят Пресс-досье - подбор статей и других информационных материалов СМИ по специально оговоренной тематике. Подборка вырезанных или ксерокопированных статьей, а также сообщений информационных агентств получила название пресс-клиппинг. Помогает оценить эффективность проведенного того или иного мероприятия, база для вторичных исследований. Пресс-досье нередко выступает в качестве дополнения к различным аналитическим справкам и докладам.

В тех случаях, когда необходимо довести до сведения журналистских кругов официальную позицию высшего руководства фирмы, корпорации, государственного учреждения или общественного объединения по особо крупным принципиальным вопросам, затрагивающим их стратегические интересы пли престиж готовят Заявление для печати - от имени высшего руководства, наиболее часто встречается в государственных учреждениях, однако его нередко готовят и в коммерческих или политических структурах в ответ на критические замечания, появившиеся в СМИ. Цель этого документа - остановить подрыв имиджа или деловой репутации данной конкретной организации или коммерческой структуры из-за циркуляции в обществе несоответствующей истине или тенденциозно подобранной информации.

Колонки комментаторов-экспертов By-liner – комментаий влиятельного лица. формально отражая мнение "третьей" или независимой стороны, на самом деле готовятся в отделах по связям с общественностью компаний, политических партий, финансово-промышленных групп и т.д. и подписываются после утверждения авторитетным должностным лицом или экспертом для придания ему веса и значимости. + доверие читательской аудитории к ним на порядок выше. Статья-опровержение, которая, в отличие от официального "Заявления для печати", более подробно и аргументировано опровергает появившиеся в СМИ или в кругах общественности слухи, необоснованные утверждения или поспешные умозаключения.

Интервью с "первыми лицами" – бывает очное - берется в ходе личной встречи, заочное - заранее высылаются вопросы. Эксклюзивное интервью. виртуальное интервью.

Имиджевая статья.

Служебные. В рамках внутрикорпоративных - поздравления, некрологи. В число оперативных ПР-документов входит также официальное "приглашение" на то или иное мероприятие, которое обычно рассылается ПР-департаментом от имени компании.

Служебные: анкеты или опросные листы, сценарий, итоговый отчет (содержание годового отчета должно соответствовать требованиям федеральной комиссии по ценным бумагам), мемо (руководитель дает объяснение сотрудникам).