2.4 Експлуатація бази даних

Даний етап є найбільш тривалим. Саме заради нього розробляються БД. На етапі експлуатації користувачами БД виконуються всі операції по використанню можливостей роботи з СУБД,

У тому числі : • перегляд вмісту таблиць, форм і звітів БД;

• пошук, сортування та фільтрація даних;

• виконання запитів до БД;

• роздруківка таблиць, форм і звітів.

Створення нової бази даних

Знайомство зі сторінкою «Початок роботи з Microsoft Office Access»

Під час першого запуску Access або в разі закриття бази даних без закриття застосунку Access відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access.

Рисунок 2.1 - Початок роботи з Microsoft Access

5. Створення бази даних на основі шаблону

На цій сторінці я розпочинаю створення нової бази даних,

1. Відкрив базу данних, натиснув кнопку Microsoft Office  та вибрав пункт Закрити базу даних , щоб відобразити сторінку Початок роботи з Microsoft Office Access.

2. Кілька шаблонів відображено на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access, до інших можна отримати доступ, вибравши посилання на панелі Категорії шаблонів.

3. Вибрав потрібний шаблон.

4. Access пропонує ім’я файлу бази даних у полі Ім’я файлу — за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних в папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натиснув кнопку  , перейшов до папки, в якій потрібно зберегти базу даних, і натиснув кнопку ОК.

5. Натиснув кнопку Створити . На вкладці Основне у групі Записи натиснув елемент Видалити.

6. Щоб почати вводити дані, клацнув першу пусту клітинку у формі та розпочав введення. За допомогою області переходів здійснив пошук інших форм або звітів, які слід використати.

Створення бази даних без використання шаблону

1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Нова пуста база даних вибрав пункт Пуста база даних.

Рисунок 2.2 – Нова пуста база данних

2. В області Пуста база даних ввів ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Якщо не вказати розширення файлу, застосунок Access додасть його автоматично. Щоб змінити розташування файлу, вказане за промовчанням, я вибрав елемент Пошук розташування для бази даних  (поруч із полем Ім’я файлу), перейшов до нового розташування та натиснув кнопку ОК.

3. Натиснув кнопку Створити.

Додавання таблиці

За допомогою елементів у групі Таблиці на вкладці Створити можна додати нові таблиці до наявної бази даних.

Рисунок 2.3 - Таблиці

Створення таблиці за допомогою подання таблиці 

1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацнув елемент Таблиця. На вкладці Таблиця даних у групі Поля та стовпці клацнув елемент Нове поле.

2. Щоб додати дані, ввів дані в першій пустій клітинці

3. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацнув заголовок стовпця та ввів нове ім’я.

4. Для переміщення стовпця клацнув його заголовок, щоб вибрати стовпець, і перетягнув стовпець до потрібного розташування.

Створення таблиці в поданні конструктора

1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацнув елемент Конструктор таблиць.

2. Для кожного поля таблиці ввів ім’я у стовпці Ім’я поля та вибрав тип даних зі списку Тип даних.

3. За потреби можна ввести опис кожного поля у стовпці Опис.

4. Після додавання всіх полів зберіг таблицю:

Натиснув кнопку Microsoft Office   і вибрав пункт Зберегти або також можно натиснути клавіші CTRL+S.

Створення бази даних за допомогою шаблону    

1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацнув елемент Шаблони таблиць, а потім вибирав у списку один з доступних шаблонів.

2. Щоб додати дані, ввів дані в першій пустій клітинці або вставив дані з іншого джерела

3. Збереження таблиці:

Натиснув кнопку Microsoft Office   і вибирав пункт Зберегти або також можна натиснути клавіші CTRL+S.