2.2 Проектування бази даних

Проектування БД повинно здійснюватися таким чином, щоб у майбутньому при необхідності можна було безболісно наростити її можливості та розширити комплекс вирішуваних завдань. База даних повинна бути відкритою системою, доступною до модифікації, оновленню і зміни. Повинні бути передбачені ефективні способи зберігання даних, мінімізація надмірності, зручні засоби застосування і супроводу.

У той же час при роботі з БД повинні забезпечуватися розмежування доступу користувачів до даних, захист від випадкових або навмисних, несанкціонованих змін, шифрування інформації. В залежності від передбачуваної моделі зберігання даних в БД і можливостей використовуваної для її створення і обробки СУБД процесс проектування бази даних має свої особливості. Подальші міркування будуть приведені стосовно до реляційних баз даних. Саме такі БД створюються і обробляються за допомогою СУБД Microsoft Access. Етап проектування бази даних припускає виконання наступних дій:

• визначення загального переліку даних, які мають оброблятися в ході вирішення прикладних завдань і поміщатися в форми та звіти підсумкових документів;

• аналіз переліку даних, поділ переліку на дані, які повинні зберігатися в базі даних, і ті, які можуть бути обчислені перед приміщенням їх у підсумкові документи;

• визначення типів, властивостей і характеристик даних;

• класифікація та розподіл даних, які розміщені в базу даних, по декількох таблиць в залежності від їх спільності і спільного розміщення у звітах і формах вихідних документів;

• організація полів даних у таблицях у відповідність з правилами нормалізації:

• позбавлення від повторів і розбиття складових полів даних на окремі елементи з метою забезпечення в кожному полі унікального типу інформації;

• встановлення в кожній таблиці унікального ідентифікатора або первинного ключа, який може складатися з одного або декількох полів;

• виключення розміщення в таблицях даних, що не відносяться до об'єкту, визначеному первинним ключем;

• забезпечення незалежності полів таблиці, що не входять в первинний ключ, з метою забезпечення їх зміни без впливу на інші поля;

• планування зв'язків між таблицями.

2.3 Розробка бази даних

Розробка БД здійснюється в середовищі СУБД. Етап розробки БД передбачає виконання наступних операцій:

• опис структури записів кожної з таблиць бази даних:

• визначення послідовності полів у запису таблиці;

• присвоєння кожному полю таблиці унікального ідентифікатора;

• вибір для кожного поля значення типу даних;

• завдання для полів при необхідності властивостей і характеристик типів, відмінних від встановлених за замовчуванням, - обмежень по прийнятих значенням, масок введення, форматів представлення і т.п.;

• встановлення в кожній з таблиць одного або декількох полів первинного ключа;

• завдання для деяких полів таблиць можливості підстановки значень з однотипних полів інших таблиць або створеного списку;

• визначення схеми бази даних шляхом встановлення зв'язків між таблицями;

• введення інформації в БД - заповнення полів записів таблиць;

• редагування БД - перегляд її вмісту, внесення при необхідності змін і виправлення помилок;

• розробка засобів обробки даних БД (створення типових запитів, форм і звітів підсумкових документів, розробка макросів і прикладних програм). У процесі подальших етапів роботи з БД може виникнути потреба в модифікації структури записів таблиць. Без проблем здійснюється додавання в базу даних нових таблиць і встановлення зв'язків з ними, включення в таблиці нових полів. Видалення полів з таблиць або зміна типів полів, що не беруть участь в зв'язках (які не є ключовими або індексованими), може призвести до втрат інформації. При необхідності зміни характеристик ключових (індексованих) полів проблеми складніші: модифікація можлива тільки після попереднього видалення зв'язків з схеми даних, однак вона може привести до істотних втрат.