2. Планування як загальна функція менеджменту

Планування - це процес прийняття конкретних рішень, що дозволяють забезпечити ефективне функціонування і розвиток організації в майбутньому.

Планові рішення (у широкому значенні) можуть стосуватися постановки цілей і завдань, вироблення стратегії, розподіл й перерозподіл ресурсів, обґрунтування стандартів діяльності.

На Заході розвиток планування пройшов чотири етапи:

1) до середини XX в. в умовах стабільного зовнішнього середовища в основному складалися поточні плани, виходячи із замовлень, і без поспіху проводилися перетворення, які підказувало життя;

2) в 50-ті роки темп змін у зовнішнім середовищі став поступово наростати, хоча вони ще залишалися передбачуваними. Тут уже поряд з поточним доводилося займатися середньостроковим і довгостроковим плануванням на основі екстраполяції тенденцій, складати перспективні цільові програми, бюджети розподілу ресурсів;

3) у 60-70-ті роки. загальний темп розвитку ще більше прискорився, пропозиція стала хронічно перевищувати попит, а зміни в середовищі стали несподіваними. Це обумовило перетворення довгострокового планування у стратегічне, котре здійснювалося від майбутнього до сьогодення за допомогою складних математичних моделей і думок експертів;

4) з початку 70-х років зміни в зовнішньому середовищі стали протікати настільки стрімко й непередбачено, що перспективні стратегічні плани не змогли повною мірою відповідати потребам господарської практики.

Вони стали доповнюватися постановкою стратегічних завдань, оперативно враховуючи ці зміни і прийняття маючи по ним гнучкі негайні вирішення.

У вузькому смислі плануванням є складання спеціальних документів - планів, що здійснюють оптимальне сполучення рішень з погляду максимізації кінцевого результату й найбільш повного використання потенціалу організації і можливостей, що відкриваються перед нею, і визначальні конкретні кроки в справі їхньої реалізації.

Існує три основних типи планів:

1) плани-мета, що являють собою набір якісних і кількісних характеристик бажаного стану об'єкта управління і його окремих елементів у майбутньому. Вони використовуються при великому горизонті планування, а тому виходять із непередбачуваності конкретних подій у перспективі;

2) плани для повторюваних дій, що пропонують їхні строки й порядок здійснення у стандартних ситуаціях, наприклад, залізничний розклад. Звичайно в них передбачаються «вікна», що забезпечують волю маневру у випадку непередбачених обставин;

3) плани для неповторюваних дій, для вирішення специфічних проблем, можуть мати вигляд програми, бюджету надходження і розподілу ресурсів та ін.

За строками виконання плани прийнято ділити на

довгострокові (понад 5 років), що належать в основному до категорії цілей-планів-мети;

середньострокові (від року до п'яти років), виконувані у вигляді різного роду програм; короткострокові (до року), що мають форму бюджетів, сіткових графіків та ін. Різновидом короткострокових планів є оперативні, що складають на строк від однієї зміни до одного місяця.

Планування базується на ряді принципів, тобто правил, до яких відносяться:

1) участь максимального числа співробітників організації в роботі над планом уже на самих ранніх етапах його складання, тому що люди скоріше будуть виконувати як більш близькі й зрозумілі їм ті завдання, які вони самі поставили;

2) безперервність, відповідно до якої планування повинне бути не одиничним актом, а постійним процесом. У його рамках всі поточні плани розробляються з урахуванням виконання минулих і того, що самі вони служать основою складання майбутніх;

3) гнучкість, що припускає можливість коригування або перегляду в будь-який момент раніше прийнятих планових рішень відповідно до обставин, що зминилися. Для забезпечення гнучкості в плани вставляють так звані «подушки», що полегшують свободу маневру (додаткові ресурси, завищені строки та ін.);

4) узгодження планів у формі координації (між підрозділами одного рівня) і інтеграції (між різними), необхідність чого обумовлена взаємозв'язком всіх елементів організації;

5) економічність, що вимагає, щоб витрати на планування були менше одержуваного ефекту;

6) створення необхідних матеріальних і організаційних умов для виконання плану.

Перераховані принципи є універсальними, придатними для різних рівнів керування. У той же час можуть застосовуватися і специфічні принципи.

Залежно від ступеня централізації управління організацією процес планування може здійснюватися трьома способами:

1) якщо централізація висока, планові органи одноосібно приймають більшість рішень, що відносяться не тільки до організації в цілому, але й до окремих підрозділів;

2) при середньому рівні централізації ними приймаються тільки основні рішення, які згодом деталізуються в підрозділах;

3) у децентралізованих організаціях «зверху» визначають мети, ліміти ресурсів, а також єдину форму планів, які вже складають самі підрозділи. У цьому разі центральні планові органи їх координують, погоджують і зводять у загальний план організації.